La réalité du travail a changé radicalement au cours de l'année dernière, alors que la pandémie a plongé les entreprises du Canada et du monde entier dans une vaste expérience sociale sur l'efficacité du travail à distance.

Avant la pandémie, 82 % des employés canadiens travaillaient principalement hors de leur domicile. Toutefois, ce taux a fortement chuté, puisque 59 % d'entre eux travaillent désormais à distance, selon une étude réalisée en juillet 2020. Cette nouvelle tendance du travail devrait persister après la pandémie, car la capacité d'offrir une plus grande flexibilité liée au travail à domicile est essentielle pour permettre à une organisation d'attirer les talents. 

Les modalités de travail flexibles, qui s'imposent de plus en plus dans le monde du travail, ont alimenté une révolution naissante dans la conception des espaces de travail : les espaces de travail flexibles. Ces espaces de travail sont conçus pour tirer parti de la flexibilité en utilisant une variété d'éléments de conception et de technologies pour augmenter la productivité et optimiser l'utilisation de l'espace. Le nombre de personnes occupant des sièges au bureau étant en baisse, les chefs d'entreprise recherchent de plus en plus des moyens de consolider et d'adapter leur lieu de travail. 

L'évolution du bureau : repenser notre façon de travailler 

Selon une étude de McKinsey, 80 % des personnes qui ont la possibilité de travailler à domicile apprécient ce mode de travail**, et 69 % sont aussi productives, voire plus, qu'elles ne l'étaient lorsqu'elles étaient cantonnées dans un bureau. Les employés trouvent un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle et contrôlent mieux leur emploi du temps, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction au travail et probablement, par une diminution du taux de rotation du personnel**.

Cette situation a conduit à une vaste refonte de la façon dont nous travaillons. Les entreprises cherchent depuis longtemps à stimuler la productivité et la créativité en réaménageant le lieu de travail**. Elles ont ainsi abandonné les bureaux traditionnels, composés d'espaces fermés et de bureaux à cloisons, pour créer des bureaux ouverts destinés à favoriser les contacts et la collaboration. 

À mesure que le travail à distance se normalise, les bureaux devront s'adapter pour soutenir ce changement de priorités organisationnelles. Les chefs d'entreprise ont récemment déclaré à McKinsey qu'ils s'attendaient à ce que l'utilisation des bureaux principaux et satellites diminue** de 12 % et de 9 % respectivement, tandis que les besoins en espace de bureau flexible resteront les mêmes et que le travail à domicile augmentera de 7 %.

Les avantages monétaires de la création d'un espace de travail flexible

Les chefs d'entreprise sont confrontés à des pressions accrues pour réduire les coûts tout en améliorant l'efficacité des équipes et l'expérience des employés. Cela dit, le concept d'espaces de travail flexibles est de plus en plus populaire, car des études ont montré** qu'il peut avoir un impact positif sur la fidélisation du personnel, la collaboration, la créativité, la productivité et le bien-être général. Il a également un impact sur les résultats financiers d'une entreprise. 

L'optimisation de l'utilisation des espaces de bureaux** peut aider les entreprises à gérer l'augmentation des loyers, des services publics et des coûts d'entretien, tout en réduisant leur impact environnemental. Dell, dont environ 25 % des employés travaillent à domicile à temps plein ou quelques jours par semaine, a réussi à économiser environ 12 millions de dollars américains par an en coûts immobiliers en consolidant et en créant des espaces de travail plus flexibles, selon un rapport de CNN**.

Alors comment les chefs d'entreprise peuvent-ils créer un espace qui favorise la flexibilité et la productivité? Cela nécessite une approche particulière de l'aménagement des bureaux, soutenue par la technologie.

Concevoir un espace de travail flexible

Les espaces de travail flexibles comprennent souvent cinq ou six éléments particuliers**. Il est impératif de garder ces éléments à l'esprit lors de la création d'espaces de travail flexibles : 

  1. Un espace de bureau ouvert : Bien que les bureaux ouverts présentent des inconvénients bien documentés**, ils constituent la base sur laquelle on peut construire un espace de travail flexible. Malgré ces inconvénients, ils représentent 70 % du nombre total de bureaux**. Ils permettent une reconfiguration facile pour répondre à l'évolution des besoins.
  2. Des espaces calmes : Nombre de problèmes liés aux bureaux ouverts proviennent du manque d'espaces calmes où les employés peuvent éviter les distractions et se concentrer sur leur travail. Les espaces de travail flexibles compensent cela en créant des cabines silencieuses – parfois même insonorisées – pour favoriser la concentration au travail.
  3. Des espaces de discussion : Ces espaces offrent un cadre décontracté, confortable et convivial pour interagir en dehors des salles de conférence étouffantes et loin des personnes qui doivent éviter les distractions.
  4. Un mobilier flexible : Les espaces de travail flexibles nécessitent des meubles et des équipements légers qui peuvent être réorganisés spontanément en fonction de la taille et des besoins des équipes.
  5. Des stations de ressources : Les ressources de bureau qui ne peuvent pas être déplacées facilement doivent être regroupées afin que l'ensemble du bureau puisse y accéder facilement. Il peut s'agir de distributeurs d'eau, de machines à café, de photocopieurs ou de télécopieurs.
  6. Des zones de contact : Espaces de travail informels à court terme pour les travailleurs à distance, les contractuels ou les travailleurs moins fréquents de l'équipe.
  7. Une technologie qui soutient les changements de style** : Les lieux de travail flexibles nécessitent une connectivité Wi-Fi permanente, et le câblage de transmission de données fixe et les prises de courant doivent être déployés de manière stratégique dans l'espace. Les outils numériques de planification peuvent permettre aux employés de trouver et de réserver plus facilement les bureaux et les espaces dont ils ont besoin, et les logiciels de communication et de collaboration peuvent les aider à se connecter avec les autres membres de l'équipe, quel que soit le lieu. 

Le monde du travail évolue à mesure que les outils de collaboration à distance s'améliorent et que les bureaux deviennent plus intelligents. Un peu de flexibilité et de créativité dans la façon (et le moment) d'utiliser le bureau peuvent améliorer la productivité des employés tout en réduisant les coûts et en créant une situation gagnant-gagnant pour les entreprises. Votre entreprise est-elle prête à franchir le pas?

**Article(s) en anglais