Rédiger une lettre de motivation pour un stage de secrétaire

Par l'équipe éditoriale d'Indeed

Publié le 13 juillet 2022

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Si vous cherchez des astuces pour rédiger une lettre de motivation pour un stage de secrétaire, ne cherchez plus ! Cet article vous propose des conseils clés pour rédiger une lettre de motivation convaincante et qui permettra à votre candidature de se faire remarquer. Nous vous proposons également un modèle de lettre de motivation dont vous pourrez vous inspirer.

Comment rédiger une lettre de motivation pour un stage de secrétaire ?

Au cours d'une formation en secrétariat, le stage en entreprise sera une étape indispensable pour mettre vos acquis en pratique. Votre lettre de motivation pourrait faire toute la différence auprès des recruteurs et vous permettre de décrocher un stage dans la structure de votre choix, d'où l'intérêt de soigner sa rédaction et de vous investir.

Une lettre de motivation pour vous démarquer

Essayez de vous mettre à la place de l'entreprise : qu'attend-elle d'un ou d'une secrétaire ? Pourquoi cette personne plutôt qu'une autre ?

En tant que secrétaire, vous représentez notamment l'image et les valeurs de l'entreprise aux yeux des visiteurs et des clients. Le chargé de recrutement des stagiaires prêtera donc une attention toute particulière à votre candidature, et c'est là que votre lettre de motivation peut faire toute la différence.

Gardez bien à l'esprit que le temps consacré à la lecture d'une lettre de motivation peut s'avérer très court en raison du nombre de candidatures. Vous n'aurez ainsi que quelques dizaines de secondes de lecture pour convaincre que vous êtes la personne qualifiée pour le stage.

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Affichez vos mad skills

Pour permettre au recruteur de mieux vous cerner, n'hésitez pas à parler de vos compétences atypiques, ou mad skills, et précisez bien sûr en quoi celles-ci peuvent être pertinentes pour le poste visé.

Par exemple, si vous pratiquez le théâtre depuis plusieurs années, vous pourriez le signaler et en profitez pour mettre en avant votre aisance à vous exprimer. Les loisirs, passions et compétences atypiques peuvent rendre votre candidature plus attractive, mais veillez toutefois à les mentionner de manière pertinente et en rapport avec le poste visé.

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Montrez à l'entreprise que vous lui portez de l'intérêt

Laissez tout de suite tomber le copié-collé ! Une lettre de motivation impersonnelle que vous aurez expédiée à toutes les entreprises se remarquera tout de suite. Si vous souhaitez que l'entreprise prenne la peine d’étudier votre demande de stage, il faudra avant tout lui manifester de l'intérêt, nommément.

Faites donc des recherches en amont sur chaque entreprise que vous contacterez. Familiarisez-vous avec la culture d'entreprise, l'activité et la réputation. Qui dit intérêt dit motivation et une personne motivée attire toujours plus l'attention des recruteurs.

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Mettez en valeur vos compétences

Si parler de votre expérience n'est pas toujours facile en tant que secrétaire stagiaire, vous pouvez tout de même citer vos compétences principales et mettre en avant votre professionnalisme.

Les hard skills : vos compétences techniques

Il s'agit des compétences professionnelles que vous avez acquises au cours de votre formation en secrétariat. Partager vos hard skills dans votre lettre de motivation orientera le recruteur et lui donnera une idée de ce que vous êtes capable de faire.

Une entreprise penchera davantage en faveur d'un ou d'une stagiaire maîtrisant les outils bureautiques et possédant une bonne capacité de rédaction. Ce sera donc à vous de démontrer dans votre lettre de motivation que vous êtes capable de mettre vos acquis en pratique.

Les compétences techniques d'un ou d'une secrétaire sont :

  • une maîtrise parfaite de la langue à l'oral comme à l'écrit ;

  • la prise de notes ;

  • le classement et la gestion des documents ;

  • la maîtrise des outils bureautique et du pack Microsoft ;

  • la gestion des rendez-vous ;

  • la transmission des informations vers la hiérarchie.

Les soft skills : vos compétences comportementales

De nos jours, nombreuses sont les entreprises qui prêtent attention aux compétences interpersonnelles. Elles définissent votre aptitude à interagir avec les autres sur le lieu de travail.

Lors de votre stage en secrétariat, vous aurez particulièrement à échanger avec votre entourage. Un bon sens de la communication sera donc entre autres une compétence incontournable.

Les compétences comportementales attendues en secrétariat sont notamment :

  • l'aisance orale et écrite ;

  • le sens de l'accueil ;

  • un bon sens relationnel ;

  • la rigueur ;

  • l'esprit d'anticipation ;

  • le sens de l'organisation ;

  • la discrétion ;

  • la diplomatie et la courtoisie.

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Modèle de lettre de motivation pour un stage de secrétaire

Nous vous présentons ici un exemple de lettre de motivation, dont vous pourrez vous inspirer.

[Nom et Prénom]
[Numéro de téléphone]
[Adresse email]
[Adresse postale]
[Date]

[Nom de l'employeur]
[Nom et adresse postale de l'entreprise]

Objet : Demande de stage de secrétaire

(CV joint)

Madame/Monsieur,

Actuellement étudiant en seconde année de BTS Secrétariat, je souhaite effectuer un stage au sein de votre entreprise. En effet, votre structure est mon premier choix en raison de sa réputation dynamique et chaleureuse, aussi bien auprès de votre personnel que de vos clients. C'est dans un tel cadre de travail que je souhaite mettre mes acquis en pratique en tant que secrétaire stagiaire motivé et responsable.

Attiré par les métiers du contact comme de la bureautique, c'est naturellement que j'ai décidé de m'orienter vers le secrétariat pour en faire ma profession. Je désire à présent développer mes acquis au service de votre entreprise, dont les valeurs correspondent à ma vision de l'accueil et de la gestion. Effectuer mon stage chez vous me permettrait d'affiner mes compétences auprès de professionnels investis dans leur mission et de vivre une expérience de stage professionnellement enrichissante.

De nature aimable, je sais veiller à un accueil de qualité qui satisfera vos visiteurs et saura représenter votre image de marque. Attentif aux diverses demandes comme aux détails, c'est avec intérêt que je m'investis au quotidien dans les échanges et l'anticipation des tâches. Ma minutie me permet notamment d'être particulièrement efficace dans la gestion administrative et la prise de notes, comme de rendez-vous.

Je tiens un blog personnel dédié à la rédaction et la gestion de projet, ce qui, au cours de ces trois dernières années, m'a donné l'occasion de développer un excellent style rédactionnel et une parfaite maîtrise de toute la suite Microsoft.

Effectuer mon stage dans votre structure serait pour moi l'occasion de m'épanouir dans un contexte professionnel riche et motivant.

En vous remerciant d'avoir pris le temps de lire ma demande, je me tiens à votre disposition pour un entretien et, dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer mes sincères salutations.

[Nom, signature]

Vous avez à présent les clés en main pour rédiger une lettre de motivation attrayante. Prenez bien le temps de vous relire à tête reposée et n'oubliez pas d'ajouter votre CV. Enfin, vous pouvez commencer à vous préparer en amont aux questions d'un entretien, pour vous assurer de décrocher votre stage.

Le modèle livré dans cet article a été fourni à titre d'exemple. Il pourrait nécessiter quelques modifications pour être en conformité avec les normes établies.

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