CV et lettres de motivation

Quelle-formule-pour-terminer-un-mail ?

Toutes les formules de politesse ne sont pas adaptées à toutes les situations dans un e-mail. En fonction du destinataire, vous devez éviter de montrer trop de familiarité lorsqu’il s’agit de vos collègues ou supérieurs hiérarchiques. Ou alors, vous devez éviter de montrer trop de distance pour ne pas paraître trop froid. On distingue plusieurs formules de politesse et il importe de savoir dans quel contexte utiliser chacune d’elle.

À quoi sert la formule de politesse ?

Grace aux avancées technologiques de ces dernières décennies, les e-mails ont modifié et facilité la communication au sein des entreprises, avec les clients, les proches, etc. Le caractère instantanée séduisant des mails leur a rapidement permis de prendre le pas sur les envois de courrier par voie postale et permet même de répondre rapidement à certaines questions. Les mails font donc à la fois office de lettre et de conversation. Cependant, tout comme dans une lettre classique, il convient de saluer vos interlocuteurs à la fin de chaque message que vous envoyez. La formule de politesse que vous devez utiliser dépend à la fois du type de mail envoyé et de la personne à qui vous adressez votre mail. Adressée à un supérieur hiérarchique par exemple, la formule de politesse traduit une reconnaissance du rang et du statut de ce dernier.

Quels sont les critères à prendre en compte ?

La rédaction d’un mail obéit à certaines règles et l’emploi d’une formule de politesse fait partie des plus importantes. Il faut savoir qu’il existe deux principaux critères à prendre en considération lors de sa rédaction.

Il faut tout d’abord tenir compte du destinataire du mail. Il est évident que vous ne pouvez pas utiliser la même formule de politesse dans une conversation avec votre supérieur hiérarchique ou avec votre collègue.

Ensuite, considérez l’objet du mail que vous envoyez pour choisir la bonne formule de politesse. Ainsi, un simple message à caractère informel n’aura pas la même formule de politesse qu’une proposition commerciale ou une demande d’emploi.

Comment utiliser les formules de politesse ?

Étant donné que chaque formule de clôture d’un e-mail convient à un contexte particulier, il est essentiel de savoir comment les utiliser.

En français, les formules de politesse avait la particularité d’être très longues. Ces phrases interminables démodées sont aujourd’hui très souvent remplacées par une formule bien plus concise.

Les formules de politesse pour un e-mail formel

Cordialement

Cette formule est certainement la plus fréquemment utilisée du fait de son caractère neutre, mais il faut veiller à bien l’employer.

Par exemple, on peut écrire « cordialement » dans un échange avec une personne que l’on ne connaît pas forcément, mais dont on est sûr d’avoir le même niveau hiérarchique. Vous pouvez aussi l’utiliser dans un mail adressé à une personne que vous connaissez. Cette formule peut évoluer pour devenir « bien cordialement » lorsque vous portez plus de respect à la personne à qui vous écrivez.

Sincères salutations

Il s’agit également d’une formule très fréquente. Tout comme l’expression « cordialement », elle reste neutre et vous pouvez donc l’utiliser dans les mêmes situations.

Salutations distinguées

Il s’agit d’une expression qui signifie « salutation choisies » et qui rend l’échange plus solennel. Elle a pour but de valoriser un supérieur hiérarchique.

Cette formule de politesse peut être utilisée seule ou dans une phrase, comme par exemple :

« Je vous prie d’agréer, Monsieur X, l’expression de mes salutations distinguées. »

C’est une expression très formelle et qui est parfaitement adaptée pour terminer un mail à caractère officiel ou une lettre de motivation.

Les formules de politesse moins formelles

Bonne journée ou belle journée

L’utilisation de cette formule est adaptée pour un échange plus familier avec l’interlocuteur. Il peut s’agir d’un collègue ou d’un supérieur hiérarchique avec lequel vous communiquer régulièrement.

À bientôt

Vous pouvez utiliser cette expression si vous êtes certain d’avoir plusieurs échanges avec votre interlocuteur. Cependant, dans d’autres cas, l’expression peut aussi être considérée comme trop familière. Si vous souhaitez donner un caractère plus formel à votre e-mail, vous pouvez ajouter « cordialement » ou « sincères salutations » à la suite.

Meilleures salutations

Cette expression reste certes formelle, mais elle est surtout employée dans une correspondance avec un interlocuteur que vous connaissez déjà et avec lequel vous êtes déjà un peu plus familier.

Meilleurs vœux

Il s’agit d’une formule de politesse qui s’inscrit bien dans le ton formel mais convivial. Généralement utilisée dans les cartes de vœux, cette expression est adaptée dans un mail de type commercial pour souhaiter les vœux aux clients.

Les formules de politesse pour exprimer sa gratitude

Merci d’avance

C’est une formule peu courante mais dont l’utilisation reste efficace selon une étude de l’application Boomerang. La personne qui reçoit un e-mail avec une signature de remerciement à l’avance ressent la gratitude de son interlocuteur et se sent plus enclin à accéder à sa demande. Cependant, il faut veiller à ce que la correspondance électronique ne soit pas destinée à une situation plus formelle, car la formule pourrait paraître mal employée.

Dans certains cas, un simple « Merci » est utilisé à la fin d’un e-mail. Il permet aussi d’exprimer sa gratitude, mais reste bien plus neutre, car il n’indique aucune attente de votre part envers l’interlocuteur. Dans ce sens, l’expression « J’apprécie votre aide / contribution » passe aussi.

Les formules de politesse pour un e-mail à éviter

Dans le monde professionnel, il n’est pas recommandé d’utiliser un certain nombre d’expressions pour clôturer un e-mail, car elles sont jugées trop familières. Elles peuvent en revanche être employées pour un échange avec des amis ou la famille.

Signer avec son nom ou ses initiales

Vous pouvez utiliser votre nom ou vos initiales en tant que formule de politesse dans un échange informel. Cependant, elle est très brève et semble froide et inadaptée pour engager une conversation pour la première fois avec un destinataire.

Ne rien mentionner

Un e-mail dépourvu de formule de politesse est très rare mais n’est pas impossible avec l’utilisation des appareils mobiles actuels. L’appréciation est différente selon la situation. D’un côté, si vous avez déjà échangé plusieurs mails avec un interlocuteur ayant le même objet, vous n’avez pas besoin d’écrire de formule de politesse à chaque mail, en particulier s’il s’agit de répondre très brièvement à une question. D’un autre côté, il serait maladroit de ne pas mettre de formule de politesse dans un e-mail initial.

Respectueusement / Respectueusement vôtre

Cette formule est utilisée pour les correspondances adressées aux représentants du gouvernement ou aux membres du clergé. En dehors de ces cas, elle n’est pas adaptée pour une correspondance.

Faites attention à vous

Lorsque vous utilisez une expression comme celle-ci, vous risquez d’alerter le destinataire sur de potentiels dangers auxquels il pourrait faire face. Vu sous un autre angle, la formule pourrait être prise pour une menace.

Au plaisir de vous entendre

Il s’agit d’une formule qui peut sembler quelque peu oppressante, car le destinataire aura l’impression que vous attendez de lui une réponse à votre e-mail.

Bien à vous

C’est une formule qui était fréquemment utilisée dans la correspondance au 18e et 19e siècles pour exprimer « je suis à votre entière disposition ». Cette expression ne constitue pas forcément un manque de respect, il s’agit plutôt d’une expression familière et désinvolte qui est adressée à un interlocuteur connu.

Conseil : évitez aussi d’utiliser une abréviation de cette expression, c’est-à-dire « BAV ».

Cdt

Cette expression est une abréviation du terme « cordialement » qui est souvent utilisée par certains candidats. Cependant, cette abréviation peut être considérée comme impolie, car vous ne prenez pas le temps d’écrire entièrement cette formule de politesse. C’est pourquoi il n’est pas recommandé d’utiliser « cdt » ou « bien cdt ».

Passez une journée bénie

Que ce soit cette formule ou une autre qui aurait une connotation religieuse, elle n’est pas adaptée dans un mail professionnel. Vous pouvez par contre l’employer dans une correspondance privée à une personne qui vous est familière.

Envoyé depuis un iPhone

Lorsque vous recevez un mail rédigé à partir de votre smartphone de marque iPhone, il est courant de voir une signature « Envoyé depuis un iPhone », qui est une formulation par défaut. Il est préférable de modifier les paramètres par défaut si vous ne voulez pas passer pour quelqu’un de négligent aux yeux de votre supérieur ou du responsable du recrutement quand vous envoyez un mail professionnel avec votre mobile.

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