Quelle-formule-pour-terminer-un-mail ?

Toutes les formules de politesse ne sont pas adaptées à toutes les situations. En fonction du destinataire, vous devrez éviter de montrer trop de familiarité, par exemple lorsqu’il s’agit de vos collègues ou supérieurs hiérarchiques. À l'inverse, dans d'autres cas, vous montrer distant pourrait vous porter préjudice. Dans cet article, nous allons voir quelle formule adopter pour terminer un mail dans chaque situation.

À quoi sert la formule de politesse ?

Grâce aux avancées technologiques de ces dernières décennies, les e-mails ont modifié et facilité la communication au sein des entreprises, avec les clients, nos proches, etc. Le caractère instantané séduisant des mails leur a rapidement permis de prendre le pas sur les envois de courrier par voie postale et permet même de répondre rapidement à certaines questions. Les mails font donc à la fois office de lettre et de conversation. Cependant, tout comme dans une lettre classique, il convient de saluer vos interlocuteurs à la fin de chaque message que vous envoyez. La formule de politesse que vous devez utiliser dépend à la fois du type de mail envoyé et de la personne à qui vous l'adressez. Envoyée à un supérieur hiérarchique, par exemple, la formule de politesse traduit une reconnaissance du rang et du statut de ce dernier.

Quels sont les critères à prendre en compte ?

La rédaction d’un mail obéit à certaines règles et l’emploi d’une formule de politesse fait partie des plus importantes. Il faut savoir qu’il existe deux principaux critères à prendre en considération lors de sa rédaction.

Tout d’abord, il faut tenir compte du destinataire du mail. Il est évident que vous ne pouvez pas utiliser la même formule de politesse dans une conversation avec votre supérieur hiérarchique ou avec votre collègue.

Ensuite, considérez l’objet du mail que vous envoyez pour choisir la bonne formule de politesse. Ainsi, un simple message à caractère informel n’aura pas la même formule de politesse qu’une proposition commerciale ou une demande d’emploi.

Par quelle formule de politesse terminer un mail selon les circonstances ?

Chaque formule de clôture d’e-mail convenant à un contexte particulier, il est essentiel de savoir comment les utiliser.

En français, les formules de politesse avaient autrefois la particularité d’être très longues. Ces phrases interminables démodées sont aujourd’hui très souvent remplacées par une formule bien plus concise.

Les formules de politesse pour un e-mail formel

Cordialement

Cette formule est certainement la plus fréquemment utilisée du fait de son caractère neutre, mais il faut veiller à bien l’employer.

Par exemple, on peut écrire « cordialement » dans un échange avec une personne que l’on ne connaît pas forcément, mais dont on est sûr d’avoir le même niveau hiérarchique. Vous pouvez aussi l’utiliser dans un mail adressé à une personne que vous connaissez. Cette formule peut évoluer pour devenir « bien cordialement » lorsque vous portez plus de respect à la personne à qui vous écrivez.

Sincères salutations

Il s’agit également d’une formule très fréquente. Tout comme l’expression « cordialement », elle reste neutre et vous pouvez donc l’utiliser dans les mêmes situations.

Salutations distinguées

Cette expression, qui signifie « salutation choisie », rend l’échange plus solennel. Elle a pour but de valoriser un supérieur hiérarchique.

Cette formule de politesse peut être utilisée seule ou dans une phrase, par exemple :

« Je vous prie d’agréer, Monsieur X, l’expression de mes salutations distinguées. »

C’est une expression très formelle, parfaitement adaptée pour terminer un mail à caractère officiel ou une lettre de motivation.

Les formules de politesse moins formelles

Bonne journée ou belle journée

Cette formule sera utilisée lors d'échanges un peu plus familiers avec l’interlocuteur : un collègue ou un supérieur hiérarchique avec lequel vous communiquez régulièrement, par exemple.

À bientôt

Vous pouvez utiliser cette expression si vous êtes certain d’avoir plusieurs échanges avec votre interlocuteur. Cependant, dans d’autres cas, l’expression peut aussi être considérée comme trop familière. Si vous souhaitez donner un caractère plus formel à votre e-mail, vous pouvez ajouter « cordialement » ou « sincères salutations » à la suite.

Meilleures salutations

Si elle reste formelle, cette expression est avant tout à privilégier dans vos correspondances avec des interlocuteurs que vous connaissez déjà et avec lesquels vous êtes un minimum familier.

Meilleurs vœux

Cette formule de politesse s’inscrit bien dans le ton formel, tout en restant conviviale. Généralement utilisée dans les cartes de vœux, cette expression est adaptée dans un mail de type commercial pour souhaiter les vœux aux clients.

Les formules de politesse pour exprimer sa gratitude

Merci d’avance

C’est une formule peu courante, mais dont l’utilisation reste efficace. Recevoir un e-mail avec une signature de remerciement à l’avance nous fait ressentir de la gratitude à l'égard de notre interlocuteur et nous rend plus enclin à accéder à sa demande. Cependant, il faut veiller à ce que la correspondance électronique ne soit pas destinée à une situation plus formelle, auquel cas la formule pourrait paraître maladroite.

Parfois, un e-mail peut se terminer par un simple « Merci ». Ce dernier permet lui aussi d’exprimer sa gratitude, tout en restant bien plus neutre, car il n’indique aucune attente de votre part envers l’interlocuteur. Dans le même style, l’expression « J’apprécie votre aide / contribution » est aussi acceptable.

Les formules de politesse à éviter dans un e-mail

Dans le monde professionnel, l'emploi de certaines expressions n’est pas recommandé pour clôturer un e-mail, car elles sont jugées trop familières. En revanche, celles-ci pourront être employées dans vos échanges avec vos proches.

Signer avec son nom ou ses initiales

Vous pouvez utiliser votre nom ou vos initiales en tant que formule de politesse dans un échange informel. Cependant, ce type de formule très brève peut paraître relativement froid et ne pas être adapté lorsqu'il s'agit d'engager une première conversation avec un destinataire.

Ne rien mentionner

Un e-mail dépourvu de formule de politesse est très rare, mais n’est pas impossible avec l’utilisation des appareils mobiles actuels. L’appréciation est différente selon la situation. D’un côté, si vous avez déjà échangé plusieurs mails avec un interlocuteur ayant le même objet, vous n’avez pas besoin d’écrire de formule de politesse à chaque mail, en particulier s’il s’agit de répondre très brièvement à une question. D’un autre côté, il serait maladroit de ne pas mettre de formule de politesse dans un e-mail initial.

Respectueusement / Respectueusement vôtre

Cette formule est utilisée pour les correspondances adressées aux représentants du gouvernement ou aux membres du clergé. En dehors de ces cas, elle n’est pas adaptée pour une correspondance.

Faites attention à vous

Lorsque vous utilisez une expression comme celle-ci, vous risquez d’alerter le destinataire sur de potentiels dangers auxquels il pourrait faire face. Vue sous un autre angle, la formule pourrait être prise pour une menace.

Au plaisir de vous entendre

Cette formule peut sembler quelque peu oppressante, car le destinataire aura l’impression que vous attendez une réponse de sa part.

Bien à vous

Fréquemment utilisée dans la correspondance aux 18e et 19e siècles, cette formule revient à exprimer que vous êtes à l'entière disposition de votre interlocuteur. Si elle n'est pas nécessairement le signe d'un manque de respect, elle n'en reste pas moins plutôt familière et désinvolte si vous vous adressez à un interlocuteur connu.

Un conseil : évitez aussi d’employer la version abrégée de cette expression, c’est-à-dire « BAV ».

Cdt

Souvent utilisée par les candidats, cette expression est une abréviation du terme « cordialement ». Cependant, elle peut être considérée comme impolie, car vous ne prenez pas le temps d’écrire entièrement la formule de politesse. C’est pourquoi il n’est pas recommandé d’utiliser « cdt » ou « bien cdt ».

Passez une journée bénie

Que ce soit celle-ci ou d'autres variantes, aucune formule à connotation religieuse n’est adaptée dans un mail professionnel. Vous pouvez par contre l’employer dans une correspondance privée à une personne qui vous est familière.

Envoyé depuis un [nom du téléphone]

Lorsque vous recevez un mail rédigé à partir d'un smartphone d'une certaine marque, il est courant de voir s'y afficher la signature par défaut « Envoyé depuis un [nom du téléphone] ». Afin d'éviter de passer pour quelqu’un de négligent aux yeux de votre supérieur ou du responsable du recrutement à qui vous envoyez un mail professionnel depuis votre mobile, nous vous conseillons de modifier ces paramètres par défaut.

Félicitations ! Vous savez désormais quelle formule employer pour terminer un mail. N'oubliez pas que vous pouvez vous appuyer sur de nombreux autres articles pour bien rédiger vos e-mails et autres correspondances. Vous pourrez notamment y découvrir comment présenter vos excuses par mail ou conclure vos correspondances avec brio, par exemple. N'hésitez pas à y jeter un œil !

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