Comment écrire un email professionnel ?

Pour la plupart d'entre nous, l'e-mail est la forme de communication professionnelle la plus courante. Il est donc important de bien le rédiger. Bien que les e-mails ne soient généralement pas aussi formels que les lettres, ils doivent tout de même respecter certaines règles pour donner une bonne image de vous et de votre entreprise. Dans cet article, nous vous montrerons comment écrire un e-mail professionnel efficace et nous vous fournirons un exemple sur lequel vous pourrez vous appuyer lors de vos communications.

Pourquoi écrire un e-mail professionnel ?

Vous pouvez être amené à rédiger un e-mail professionnel pour de multiples raisons : une candidature à un emploi nécessitant une lettre de motivation accompagnée de votre CV, une lettre de remerciement, une lettre de démission destinée à votre employeur ou encore un simple message à l'intention d'un collègue.

Dans tous les cas, votre e-mail devra répondre à des règles de rédaction standardisées, être structuré et faire passer un message clair, tout en étant concis et poli.

Le contenu de l'e-mail professionnel

Voici un modèle d'e-mail professionnel respectant les normes de rédaction standards du monde de l'entreprise. Ces normes sont sensiblement les mêmes, quelle que soit la langue dans laquelle vous rédigez votre message.

Ligne d'objet : [Inscrivez l'objet de votre e-mail]

[Formule d'appel],

[Premier paragraphe]

[Deuxième paragraphe]

[Troisième paragraphe]

[Phrase de clôture]

[Formule de politesse]

[Signature]

Les parties constitutives d'un e-mail professionnel

Votre e-mail doit obligatoirement contenir les éléments suivants :

La ligne d'objet

Il s'agit ici de mentionner la raison pour laquelle vous envoyez votre e-mail. C'est la première chose que votre destinataire verra avant de lire votre message. C'est donc l'occasion d'attirer son attention et de l'inciter à ouvrir votre e-mail. Cet objet doit être court et indiquer, en cinq à six mots explicites, le contenu du message, son contexte et éventuellement l'action que vous attendez de votre destinataire.

L'objet de votre e-mail est important, car il permet à votre destinataire de gagner du temps en lui fournissant une idée générale du sujet que vous abordez dans votre message. Puisque l'objet résume le contenu de votre e-mail, il peut être judicieux d'attendre d'avoir rédigé votre message avant de l'écrire.

La formule d'appel

Ce sont les premiers mots de votre e-mail. Ils servent à saluer votre destinataire. Sa formulation dépend des relations que vous entretenez avec ce dernier. Il commence par une majuscule, se termine par une virgule et est suivi d'une ligne vide. Voici quelques exemples de formules que vous pouvez utiliser dans vos e-mails :

• « Bonjour Léon » si vous vous adressez à un collègue de même niveau hiérarchique que vous ;

• « Bonjour Monsieur Boiché » ou « Monsieur Boiché » si vous communiquez avec un client, un fournisseur, un prestataire extérieur à votre entreprise dont vous connaissez le nom ;

• « Madame, Monsieur » si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire ;

• « Monsieur le Directeur » si vous vous adressez à votre supérieur hiérarchique.

À lire également : Faut-il écrire Chère Madame, Cher Monsieur ?

Le corps de l'e-mail

Le corps de votre message comporte plusieurs sections qui sont détaillées ci-dessous :

Les présentations

Après avoir salué votre destinataire, commencez par vous présenter, notamment si c'est la première fois que vous contactez cette personne. Si vous connaissez déjà votre interlocuteur, cette étape n'est pas nécessaire.

Exemple : « Je suis Axel Lejeune, gestionnaire de comptes clients pour le compte de la société LTD Paris. »

L'objectif de l'e-mail

Énoncez ensuite clairement au destinataire le motif de votre message. Si votre e-mail fait suite à une correspondance antérieure, veillez à replacer votre message dans son contexte.

Exemple : « Je vous écris pour vous transmettre le relevé de comptes que vous avez demandé dans votre message du 15 février 2020. »

Le message

Le contenu de l'e-mail dépend des informations que vous souhaitez transmettre à votre destinataire. Ces dernières doivent être formulées de manière aussi claire et concise que possible.

Exemple : « Veuillez trouver ci-joint votre relevé de comptes et l'ensemble de vos transactions pour la période allant du 5 décembre 2019 au 16 février 2020. »

La phrase de clôture

Vous devez terminer le corps de votre e-mail par une déclaration résumant clairement votre message clair et informant le destinataire de l'éventuelle suite à donner à votre e-mail. C'est également dans cette partie que vous poserez vos questions et exprimerez vos requêtes, le cas échéant.

Exemple : « J'espère que ces informations vous seront utiles. N'hésitez pas à me contacter pour plus d'informations. »

La formule de politesse

La formule de politesse en fin d'e-mail a pour but de clore le message et de prendre congé du destinataire. Elle est souvent courte et se termine par une virgule. Il est déconseillé de l'abréger, car cela pourrait être interprété comme un manque de respect ou de professionnalisme. Voici quelques exemples de formules de politesse courantes :

• cordialement (formule la plus courante) ;

• sincèrement ;

• respectueusement ;

• bien à vous (si vous connaissez bien le destinataire) ;

• mes sincères salutations (si vous connaissez peu le destinataire).

La signature

Votre signature doit comporter vos nom et prénom, votre fonction, le nom de votre société et vos coordonnées (adresse e-mail et/ou numéro de téléphone). Il est d'usage qu'elle soit séparée du reste du message par une ligne pointillée. Renseignez-vous auprès de votre entreprise pour savoir si vous devez utiliser un modèle de signature spécifique.

À lire également :

• Conseils pour rédiger un mail après entretien

• « Meilleures salutations », ou comment conclure une correspondance

  
  

Exemple d'e-mail professionnel

Vous trouverez ci-dessous un exemple d'e-mail professionnel.

À : pierredepontchara@email.com

Objet : Proposition de services

Cher Monsieur De Pontcharra,

Je suis M. Axel Lejeune, responsable du service marketing de l'entreprise Clean View basée à Bordeaux. Je vous écris pour vous présenter notre organisation, spécialisée dans l'entretien et le nettoyage de bureaux et de locaux professionnels.

Installés à Bordeaux depuis dix ans, nous intervenons auprès d'organisations et d'entreprises de toutes tailles, en ville et dans la périphérie bordelaise. Nous fournissons non seulement des services d'entretien des bureaux, mais aussi des services de plomberie et de nettoyage des canalisations et des égouts. Nos clients sont satisfaits de nos services et nous avons à cœur de répondre à leurs besoins.

Ce serait un grand honneur de faire affaire avec votre organisation, c'est pourquoi je vous serais très reconnaissant de bien vouloir nous considérer pour l'entretien de vos locaux.

Je vous transmets ci-joint notre brochure détaillant nos prestations et nos tarifs. Pour toute autre question, vous pouvez nous envoyer un courrier ou nous appeler au 01 45 63 59 09.

Salutations distinguées,

Axel Lejeune

Directeur marketing

Clean View

80, boulevard Foch, 33000 Bordeaux

01 45 63 59 09

Conseils pour la rédaction d'un e-mail professionnel

Suivez les conseils ci-dessous pour bien rédiger votre e-mail professionnel et communiquer efficacement avec vos interlocuteurs.

Ne foncez pas tête baissée

Avant de commencer à rédiger votre e-mail, réfléchissez à l'objectif que vous souhaitez atteindre. Si le message est urgent, délicat ou ambigu, privilégier le téléphone. N'incluez que les destinataires qui sont concernés par votre message et évitez autant que faire se peut d'utiliser la fonction « répondre à tous » à moins que cela ne soit absolument nécessaire.

Choisissez bien votre adresse e-mail

Si vous avez plusieurs adresses e-mails, utilisez toujours la même adresse pour vos correspondances professionnelles. Jongler avec plusieurs adresses de manière indifférenciée risquerait de porter à confusion et vous pourriez perdre le fil de vos conversations électroniques.

Utilisez un objet accrocheur

La ligne d'objet est la première chose que le destinataire verra en recevant votre e-mail. Pour vous assurer que votre message sera lu et éviter qu'il ne se perde parmi les autres, votre ligne d'objet doit être claire et brève. Vous devez attirer l'attention de votre destinataire tout en lui faisant comprendre ce que vous attendez de lui.

Par ailleurs, un objet bien rédigé peut également vous aider, vous et votre destinataire, à retrouver facilement l'e-mail dans votre boîte de réception ou d'envoi, même plusieurs jours après votre échange. En aucun cas, vous ne devez omettre la ligne d'objet. Un e-mail sans objet risquerait d'être considéré comme un message suspicieux ou de ne pas être lu par votre destinataire. Outre ces risques, un e-mail sans objet est aussi un signe de manque de respect et de professionnalisme.

Soyez concis

Les e-mails professionnels doivent être simples et brefs. Plus votre message sera concis, mieux il sera compris par le destinataire. N'hésitez à faire aérer le corps de votre message en faisant des paragraphes et en utilisant des listes à puces. Si vous devez aborder plusieurs sujets différents avec un même destinataire, envoyez plusieurs e-mails séparés.

Soignez votre expression

Votre façon d'écrire doit refléter votre professionnalisme. Structurez votre e-mail de manière claire et relisez-vous pour éviter toute faute d'orthographe, de grammaire ou de ponctuation dans votre texte. Vous montrerez ainsi à votre destinataire que vous êtes une personne rigoureuse qui se soucie des moindres détails.

Maintenant que vous avez terminé la lecture de cet article, vous êtes en mesure de rédiger un e-mail professionnel efficace et structuré, en respectant les normes de rédaction du monde professionnel.

À lire également :

• Comment se présenter à l'écrit ?

• Comment rédiger son mail de candidature ?

• Message d'absence : conseils pour écrire un email d'absence

  
  

Le modèle livré dans cet article a été fourni à titre d’exemple. Il pourrait nécessiter quelques modifications pour être en conformité avec les normes établies.