Communication : comment bien s’exprimer au travail ?

Communiquer clairement et efficacement est une compétence indispensable dans le monde du travail. Nous passons un tiers de notre temps sur notre lieu de travail, entourés de collègues, supérieurs et subalternes avec lesquels nous devons interagir dans le cadre de nos fonctions. Afin d'éviter les conflits et de passer des journées agréables, il est donc important d'être bien conscient des différents types de communication existants afin d'adopter la meilleure stratégie de communication en fonction des situations qui se présentent à nous. Vous découvrirez dans cet article toutes les explications et les conseils pour atteindre cet objectif.

L'importance de la communication

Chaque jour, vous êtes amené à communiquer avec toutes sortes d'individus dans votre environnement personnel et professionnel. L'importance d'une communication efficace est d'autant plus importante sur votre lieu de travail car elle participe au bon fonctionnement de votre entreprise. Acquérir et développer de bonnes compétences de communication peut vous aider à faire avancer votre carrière, à obtenir un poste ou à construire votre réseau professionnel.

Les différents types de communication

Dans la vie de tous les jours, nous utilisons plusieurs types de communication. Les plus connues sont les communications verbale et écrite. Mais il existe également un troisième type de communication : la communication non verbale. Cette dernière, bien que moins connue, est tout aussi importante que les deux premières car elle nous permet d'exprimer des messages et des émotions différents de ceux que nous communiquons habituellement à l'oral ou à l'écrit.

Communication verbale

La communication verbale désigne l'usage du langage pour transférer une information au moyen de la voix. C'est le type de communication le plus commun. La communication verbale est le moyen primaire utilisé lors de conférences, d'appels téléphoniques, de réunions, de présentations, d'échanges spontanés et de discussions. C'est la manière la plus simple de communiquer car elle ne nécessite pas de canal de communication spécifique pour transmettre l'information. Voici quelques astuces pour développer vos compétences en communication verbale :

• Parlez avec une voix forte et confiante lorsque vous présentez des informations à l'oral, surtout si la salle dans laquelle vous vous trouvez est grande ou bondée. Si votre auditoire ne vous entend pas clairement ou si vous vous exprimez d'une voix monotone, il s'ennuiera.

• Écoutez activement ce que les autres ont à vous dire. L'écoute active est essentielle dans le cadre de vos échanges de vive voix. Accordez toute votre attention à votre interlocuteur, regardez-le dans les yeux et attendez qu'il ait terminé de parler avant de prendre la parole.

• Évitez les tics de langage comme « euh », « ben », « voilà », « hein », etc. Vous ne vous en rendez pas toujours compte, mais vos interlocuteurs pourraient les remarquer s'ils sont trop répétitifs et risqueraient de se concentrer sur votre élocution plutôt que sur votre message. Pour repérer vos tics de langages, entraînez-vous avec un proche ou un collègue et demandez-lui son avis. À défaut, enregistrez-vous puis visionnez ou écoutez votre présentation afin de corriger et d'améliorer votre élocution.

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Communication non verbale

La communication non verbale désigne tout ce que vous exprimez avec votre corps. Ce sont la posture, les gestes, les expressions de visage que vous utilisez de manière consciente ou inconsciente pour faire passer votre message à votre interlocuteur. Par exemple, une posture fermée avec les bras croisés et le regard fuyant peut être signe de stress ou de mécontentement. Inversement, une posture ouverte, avec les bras sur le côté, le buste tourné vers votre interlocuteur et le regard franc peut signifier que vous êtes confiant et à l'aise dans votre environnement actuel.

Pour bien contrôler votre gestuelle et éviter d'envoyer un message non désiré, appliquez les conseils ci-dessous :

• Soyez conscient de vos émotions, surtout si elles sont négatives. Lorsque vous êtes stressé ou fatigué, vous avez naturellement tendance à le montrer dans votre posture et dans vos expressions de visage. En étant conscient de votre état émotionnel et en identifiant la cause de ces émotions, vous serez plus à même de maîtriser votre communication non verbale.

• Essayez d'utiliser la communication non verbale de manière naturelle, par exemple en souriant lorsqu'une situation vous plaît, en fronçant les sourcils lorsque vous ne comprenez pas une explication ou en hochant la tête lorsque vous écoutez quelqu'un attentivement.

• Visionnez des vidéos de discours et de présentations, et inspirez-vous de celles qui vous semblent réussies ou adaptées à la situation. Ce n'est pas forcément naturel au départ, mais avec un peu d'entraînement, vous parviendrez à utiliser votre langage corporel de manière automatique.

Communication écrite

Comme son nom l'indique, la communication écrite désigne toute communication faisant appel à la rédaction sur un support donné de mots, phrases, symboles et caractères dans le but de transmettre des informations. Elle est plus facile à enregistrer et à conserver que la communication verbale. Les supports de la communication écrite sont variés et incluent les livres, blogs, journaux, prospectus, publicités, etc. La communication écrite englobe également les canaux de communication numériques tels que les courriers électroniques, les chats informatiques, les messageries sur smartphones et tablettes, etc. Il n'est par exemple pas inutile de savoir écrire un mail professionnel dans le monde de l'entreprise !

Pour communiquer à l'écrit de manière claire et efficace, soyez précis et simple. Donnez autant de détails que possible, tout en veillant à utiliser un niveau de langue adapté au destinataire de votre message. Vous n'utiliserez en effet pas le même vocabulaire avec un collègue de longue date qu'avec le directeur de votre entreprise. Par ailleurs, souvenez-vous que la communication écrite est dépourvue d'intonations et d'inflexions. Il est donc plus difficile de faire passer des émotions, et un malentendu peut vite survenir lorsque vous optez pour une communication à l'écrit. Veillez donc à être extrêmement clair lorsque vous rédigez un message qui pourrait être mal interprété.

Prenez également le temps de relire vos écrits, plus d'une fois si nécessaire, pour corriger les erreurs de frappe, d'orthographe et de langue avant d'envoyer votre message. Cette étape est d'autant plus importante dans le monde du travail. Un message dépourvu de fautes donnera de vous une image positive et professionnelle.

Comment communiquer efficacement au travail ?

Maintenant que vous connaissez les différents types de communication, voyons comment les combiner pour communiquer de manière efficace au travail.

Premièrement, choisissez le bon moment pour échanger. Vous devez régler un problème délicat avec un collègue ? Trouvez un endroit calme et isolé pour en discuter en privé avec la personne concernée.

Apprenez à écouter. Votre interlocuteur sera doublement heureux de discuter avec vous s'il sent que vous l'écoutez activement. Il se sentira à l'aise lorsque viendra votre tour de vous exprimer et vous rendra la pareille. Prenez le temps d'écouter ce qu'il a à vous dire et ne formulez votre réponse que lorsqu'il aura terminé son intervention. Au besoin, résumez ses propos pour être certain de les avoir bien interprétés

Ne vous exprimez pas sur un coup de tête. Lorsqu'une situation vous agace ou vous met en colère, prenez le temps de réfléchir à tête reposée avant de discuter ouvertement et calmement du problème qui vous soucie. Cette approche vous permettra de désamorcer les situations conflictuelles.

Formez-vous à la communication

Vous appréciez réellement la communication et vous souhaitez vous y former ? Sachez qu'il existe de nombreuses formations, telles que les BTS communication, les DUT ou encore les écoles de communication privées. Ces formations durent plusieurs années et sont généralement suivies dans le cadre d'un parcours scolaire ou universitaire. Elles vous apprendront les bases de la communication pour vous préparer à un métier et peuvent être plus ou moins spécialisées.

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Si vous êtes déjà inséré dans le monde du travail ou que vous ne souhaitez pas vous engager dans de longues études, il existe également des formations courtes, en présentiel ou en ligne, qui peuvent durer de plusieurs heures à plusieurs jours. Ces formations se focalisent habituellement sur un aspect spécifique de la communication, comme la communication digitale ou la prise de parole en public. Elles sont généralement payantes mais peuvent être subventionnées par Pôle Emploi, par votre Compte Personnel de Formation (CPF) ou par d'autres organismes professionnels en fonction de votre situation.

Autres aspects de la communication à ne pas négliger

Dans la mesure du possible, préparez toujours vos prises de paroles, notamment lors de réunions, de présentations ou de discours en public. Vous serez ainsi plus à l'aise pour répondre aux questions que l'on vous posera et vous serez moins angoissé car vous maîtriserez bien votre sujet.

Si vous ressentez le besoin de faire une remarque négative à un collègue ou d'exprimer une critique constructive sur son travail, choisissez un cadre privé et optez de préférence pour une discussion en personne. En revanche, si vous souhaitez lui faire un compliment, vous pouvez tout à fait vous exprimer ouvertement et en public. Votre collègue vous en sera d'autant plus reconnaissant.

Pour aborder un sujet délicat, réfléchissez au préalable aux mots les plus adaptés pour transmettre votre message, qu'il soit écrit ou oral. Exprimez-vous avec tact et respect en toutes circonstances.

En résumé, pour communiquer de manière efficace sur votre lieu de travail, et ce quels que soit la situation de communication et le canal utilisé, veillez à ce que votre message soit clair, honnête et cordial. Vous participerez ainsi à l'établissement d'un climat positif et d'une ambiance de travail agréable favorable aux échanges et à la productivité.