Toutes les compétences du gestionnaire de paie

Comme vous vous en doutez certainement, le gestionnaire de paie est le professionnel qui établit les fiches de paie des salariés au sein d'une entreprise, mais ce n'est pas là sa seule activité. Alors, quelles sont exactement les compétences du gestionnaire de paie ? Pour commencer, il est indéniable qu'il doit aimer manier les chiffres et s'imprégner de la législation du travail.

Dans cet article, nous évoquons les 6 principales compétences du gestionnaire de paie, ainsi que ses qualités. Nous abordons également la formation pour devenir gestionnaire de paie et le meilleur moyen de valoriser ses compétences sur le CV.

Les 6 principales compétences du gestionnaire de paie

Le gestionnaire de paie est polyvalent, il doit pouvoir passer d'une activité liée à la paie à la rédaction d'un contrat de travail ou encore participer à l'établissement d'une convention collective. Pour ce faire, il doit faire appel à ses compétences en :

• gestion administrative,

• droit,

• comptabilité,

• informatique,

• statistiques,

• langue.

Nous évoquons ci-dessous chacune de ces compétences, point par point.

Gestion administrative

Le ou la gestionnaire de paie doit savoir gérer l'administratif sur le bout des doigts. Dans le cadre de ses fonctions, il doit être capable d'établir des déclarations fiscales et sociales, de rédiger des contrats de travail, de rentrer et classer des informations sur les salariés ou encore de réaliser toutes les formalités administratives liées à l'embauche ou au départ d'un employé.

Savoir gérer l'administratif lui sera notamment utile lors des DSN (déclarations sociales nominatives) pour signaler tout événement lié à la vie et au fonctionnement de l'entreprise.

Droit

Le gestionnaire de paie doit avoir de solides compétences en droit du travail et droit social. Il doit notamment connaître et s'informer sur la législation du travail et la législation sociale en termes de rémunération.

Grâce à ses connaissances juridiques, il peut être sollicité pour participer à la rédaction de la convention collective ou apporter des conseils juridiques à ses collègues. On peut également lui demander d'effectuer une veille juridique et sociale.

Comptabilité

Bien entendu, le gestionnaire de paie doit également disposer de compétences en comptabilité pour élaborer les bulletins de paie des salariés. Dans le cadre de ses fonctions, il doit réaliser une gestion comptable et savoir réviser une procédure comptable.

On lui demande d'avoir des connaissances en comptabilité analytique, bancaire, client, fournisseurs, générale, des opérations de marché et notariale.

Maîtrise des logiciels

En tant que gestionnaire de paie, il vaut mieux également savoir maîtriser les logiciels et notamment les logiciels de paie, de gestion RH et bureautiques.

Logiciels de paie

Le gestionnaire de paie doit savoir paramétrer et utiliser des logiciels de paie tels que Sage, Cegid, ADP, Ciel ou encore Meta4.

Ces logiciels permettront notamment au professionnel de la paie d'éditer les bulletins de salaire, de dématérialiser et d'archiver les fiches de paie,
d'effectuer la télédéclaration de la DSN et même pour certains, de gérer les congés et les absences des salariés. S'il est un outil qu'il faut savoir maîtriser, c'est donc celui-là !

Logiciels de gestion RH

Pour gérer tout l'administratif lié à la gestion RH, il est indispensable pour le chargé de paie de savoir utiliser un logiciel de gestion d'entreprise ou de ressources humaines, tel que le progiciel SAP.

Ce type de logiciel permet de centraliser toutes les informations essentielles concernant les salariés d'une entreprise, par exemple, en une seule et même base de données. Un outil précieux pour le gestionnaire de paie !

Outils bureautiques

De même, il doit connaître par coeur les outils bureautiques à savoir le pack Office (notamment Word et Excel) pour pouvoir assurer toutes ses missions.

Maîtrise des outils statistiques

Une des missions du gestionnaire de paie comprend la présentation des informations sous forme de tableaux de bord, notamment pour comptabiliser les entrées, les sorties, l'état de la masse salariale et surtout lors de la réalisation du bilan social.

Pour cela, il doit avoir une parfaite maîtrise des outils statistiques et savoir gérer l'extraction des données pour les afficher sous forme de tableaux.

Maîtrise de l'anglais

S'il travaille dans un contexte international, le gestionnaire de paie doit au moins pouvoir lire et s'exprimer en anglais dans le milieu professionnel.

Les qualités du gestionnaire de paie

Outre ces compétences techniques, le gestionnaire de paie doit disposer de certaines qualités personnelles, également appelées soft skills.

Il ou elle doit donc faire preuve de :

• rigueur : une erreur de calcul dans une fiche de paie ou une mention manquante dans un contrat peut être extrêmement préjudiciable,

• discrétion : le chargé de paie est tenu par le secret professionnel, il ne doit en aucun cas divulguer les informations dont il a connaissance sur les salariés de son entreprise,

• méthode : devant gérer de nombreuses informations et données, il doit être capable de s'organiser,

• résistance au stress et réactivité : le fait de devoir travailler dans des délais contraints à chaque fin de mois lui demande de maîtriser son stress,

• polyvalence : le gestionnaire de paie peut être amené à gérer de nombreuses tâches différentes, il doit donc savoir s'adapter.

Si vous pensez disposer de ces qualités et compétences, alors pourquoi ne pas devenir gestionnaire de paie ?

Comment obtenir des compétences de gestionnaire de paie ?

Pour devenir gestionnaire de paie, vous devrez au minimum obtenir un bac+2/+3 en suivant une formation vous permettant d'acquérir des connaissances en droit, en gestion, en ressources humaines et en comptabilité.

En formation initiale

Les formations qui s'offrent à vous :

• BTS Gestion et comptabilité,

• DUT Gestion des entreprises et des administrations,

• Licence professionnelle gestion de la paie et administration du personnel,

• Master en gestion de la paie ou ressources humaines.

En formation continue

Dans le cadre de la formation continue, vous pouvez obtenir un titre professionnel de gestionnaire de paie au sein d'un CFA, qui vous offrira toutes les compétences pour exercer en tant que tel.

Comment valoriser vos compétences dans le CV ?

Lorsque vous candidatez à un poste, vous avez l'occasion de mettre en valeur vos compétences dans votre CV, et ce à plusieurs niveaux :

• dans la phrase d'accroche,

• dans le bloc réservé aux compétences,

• dans le corps de votre CV.

Dans l'accroche

La phrase d'accroche est un paragraphe de 2/3 lignes que vous placez au début de votre CV pour donner un aperçu de votre profil professionnel au recruteur. C'est également l'occasion d'y glisser vos compétences. Vous pouvez par exemple nommer votre formation et les compétences concrètes qu'elle vous a permis d'acquérir :

Grâce à mon BTS Comptabilité et Gestion obtenu en 2021 j'ai pu acquérir des compétences techniques en gestion des entreprises et en gestion comptable me permettant d'élaborer des fiches de paie avec précision.

Dans le bloc "compétences"

Dans la partie de votre CV réservée aux compétences, vous pouvez lister 2/3 compétences et un ou deux qualités comme :

• Connaissances en droit social,

• Gestion administrative est budgétaire,

• Anglais professionnel

• Rigoureuse et méthodique.

Vous pouvez également nommer les logiciels que vous connaissez et votre niveau de maîtrise :

• Cegid ++++

• Sage ++++

• Ciel ++

• SAP +

• Pack Office +++

Le signe (+) indique votre niveau de maîtrise.

Dans le corps du CV

Au niveau des expériences, vous pouvez également mettre en lumière vos compétences en chiffrant vos activités notamment.

Par exemple, vous pourriez indiquer :
Gestionnaire de paie pour Wavewood Enterprise : gestion du personnel (200 salariés), établissement de 100 fiches de paie tous les mois, 150 soldes de tout compte calculés, création d'une dizaine de tableaux de bord pour présenter les chiffres de l'entreprise lors du bilan social.

Pour résumer, le gestionnaire de paie dispose de fortes compétences techniques pour assurer ses fonctions administratives. Il ou elle doit en plus avoir un bon relationnel et doit savoir s'adapter face à la multiplicité des tâches qui lui incombent. En rédigeant son CV, il peut valoriser ses compétences de base en évoquant ses résultats chiffrés par exemple et en faisant apparaître ses compétences informatiques en les listant et en indiquant son niveau de maîtrise.

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