Qu'est-ce que la méthode Kaizen ?

Le Kaizen est une méthode managériale de gestion de la qualité d'origine japonaise, qui est à la fois un système et un processus d'amélioration en continu. Révolutionnaire, il marque une profonde scission avec de nombreuses méthodes de management occidentales traditionnelles et procure de véritables avantages. Comment appréhender le Kaizen et surtout, comment l'appliquer dans notre quotidien ?

Qu'est-ce que le Kaizen ?

« Mieux qu'hier, moins bien que demain » : cette phrase résume parfaitement la philosophie du Kaizen. Ce mot est l'association de deux mots japonais : « kai », qui signifie changement, et « zen » qui signifie meilleur. Le Kaizen est un processus d'amélioration continue basé sur des choses simples et des actions concrètes.

Le but est d'évoluer en douceur au quotidien grâce à de petites améliorations. Cette méthode s'applique en majorité au monde du travail et de l'entreprise, mais elle représente aussi une véritable philosophie, un état d'esprit qui peut être étendu à la vie privée.

Quelle est l'histoire de la méthode Kaizen ?

Le Kaizen est né au Japon dans les années 1950. Le pays était alors très fragilisé après des années de guerre et de traumatismes, liés notamment à l'explosion des deux bombes atomiques sur Hiroshima et Nagasaki. Il fallait donc se relever et surtout, reconstruire le pays.

C'est dans les usines de Toyota, célèbre constructeur automobile, que fut pour la première fois appliquée la méthode Kaizen, sous l'impulsion de Taiichi Ono, un ingénieur industriel. Son objectif était d'augmenter la qualité de la production en s'appuyant sur l'amélioration continue.

Comment s'est-elle popularisée ?

La méthode Kaizen s'est exportée au-delà des frontières nippones grâce à Maasaki Imai, un spécialiste de l'organisation et de la productivité qui fonda en 1985 le Kaizen Institute. Ce dernier a pour but d'aider toutes les entreprises à adopter cette méthode et à intégrer ses différents principes.

Le Kaizen s'est peu à peu répandu dans les entreprises occidentales, car il prend le contrepied de méthodes profondément ancrées, comme la hiérarchisation, les réformes brutales ou les réorganisations de processus. C'est pourquoi cette méthode douce et progressive séduit de plus en plus de personnes.

Quels sont les grands principes du Kaizen ?

Le Kaizen est non seulement une méthode de management, mais aussi et surtout un état d'esprit, une mentalité qui repose sur la bonne mise en œuvre de nombreux principes, énumérés ci-dessous.

Privilégier l'amélioration continue

Il faut garder en tête que la perfection ne s'atteint pas en un jour même si c'est un objectif qui reste réalisable. Pour y arriver, il faut miser sur des petites améliorations quotidiennes et répétées. La méthode Kaizen fait l'éloge de la lenteur, car elle permet de progresser de manière plus efficace et surtout plus durable.

Se remettre en question en permanence

Il ne faut jamais se satisfaire de ce qui est actuellement mis en place. Même si cela fonctionne, il faut toujours chercher à s'améliorer afin de rester compétitif. Des critiques constructives feront avancer tout le monde.

Résoudre les problèmes dès qu'ils apparaissent

Il s'agit d'être proactif au travail dans la résolution des problèmes. Il faut les anticiper pour éviter qu'ils ne s'aggravent et qu'ils deviennent plus difficiles et plus coûteux à résoudre.

Rechercher la cause d'un problème

Il faut identifier l'origine du problème afin de le résoudre durablement et d'éviter qu'il ne réapparaisse. S'attaquer aux conséquences d'un problème plutôt qu'à sa source entraînera inévitablement la répétition du même problème dans le futur.

Rechercher des solutions peu onéreuses

Chaque problème a de nombreuses solutions, mais il est nécessaire de les hiérarchiser. Il faut privilégier les ajustements faciles, rapides et peu coûteux. La méthode Kaizen repose sur de petites améliorations quotidiennes. Il est nécessaire de partir de ce qui existe déjà plutôt que de tout jeter et de recommencer.

Prendre des décisions en équipe

L'esprit collaboratif est l'un des principes essentiels de la méthode Kaizen. Chaque membre, quel que soit son niveau de hiérarchie, doit être impliqué dans les prises de décisions et les recherches de solutions. Votre voix est donc très importante. Cela permet de confronter les points de vue et d'acquérir une vision globale.

Comment appliquer la méthode Kaizen dans son travail ?

La méthode Kaizen est révolutionnaire et bouscule des dispositifs de travail déjà très implantés dans les entreprises. Si vous désirez l'intégrer progressivement au sein de votre équipe et de votre espace, il faut respecter certains principes en priorité.

Le bien-être des employés

Le bien-être au travail est l'une des notions les plus importantes. Les employés doivent être inclus dans tous les processus de changement de votre entreprise. Ils doivent comprendre que leur voix compte et qu'ils ont le droit de proposer des idées, d'émettre une critique ou d'exprimer un feedback ou leur désaccord. Il faut sans cesse les impliquer de manière à créer une véritable culture d'entreprise. Ce travail commun aura un impact certain sur les résultats de l'entreprise. Si ces derniers sont positifs, il ne faut pas hésiter à récompenser les membres de votre équipe.

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Mener un programme de motivation

Cette idée est l'un des grands principes du Kaizen. Ce programme peut se présenter sous la forme de systèmes de récompense, de remises de médailles, d'activités de team building ou de séminaires d'entreprise. L'objectif est que l'employé se sente méritant et qu'il comprenne que l'entreprise valorise son travail. Attention toutefois : ce programme se doit d'être juste et égalitaire, au risque d'entraîner des effets néfastes sur la cohésion des employés.

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Quels sont les outils à mettre en œuvre au quotidien ?

La philosophie Kaizen se base donc sur des principes, mais également sur de nombreux outils afin de répondre à son objectif d'amélioration continue. Ces outils sont des méthodes et des techniques facilement applicables. Voici les plus connues et les plus abordables.

La méthode des « 5S »

L'objectif de cette méthode est d'améliorer votre espace de travail afin de le rendre plus organisé, propre et sûr. Cela aura évidemment un impact sur votre bien-être et celui de votre équipe.

Les 5S représentent cinq mots japonais :

• Seiri, débarrasser : alléger son espace de travail et retirer tout ce qui est inutile ;

• Seiton, ranger : mettre en ordre et optimiser son espace de travail ;

• Seiso, nettoyer : rendre son espace plus propre ;

• Seiketsu, ordonner : adopter de bons réflexes afin de maintenir son espace propre ;

• Shitsuke, être rigoureux : maintenir le cap, rester discipliné et continuer d'appliquer les 4S précédents.

Si vous l'appliquez quotidiennement, ce système vous permettra d'améliorer votre temps de travail et votre moral, de réduire vos pertes d'énergie et de temps, mais aussi de diminuer les risques d'accident.

Le PDCA ou la roue de Deming

Le PDCA (pour Plan, Do, Check et Act), ou roue de Deming, est un plan en quatre actes qui permet de repérer le processus à suivre pour améliorer la qualité dans une organisation. Il s'agit de le passer en revue, de le tester et de le modifier afin d'obtenir le résultat escompté. Pour cela, il faut suivre ces quatre étapes :

• Plan, planifier : analysez, préparez et planifiez ce que vous allez réaliser ;

• Do, faire : mettez en œuvre et développez votre action ;

• Check, vérifier : vérifiez et contrôlez ce que vous venez de faire ;

• Act, passer à l'action ou Adjust, adapter : agissez et ajustez ce que vous souhaitez réaliser.

Cette méthode crée un cercle vertueux qui permettra une amélioration continue de ce que vous désirez créer. Elle sert à transformer une idée en action concrète et vous aide à initier de nouveaux changements afin de provoquer des répercussions positives.

Peut-on appliquer le Kaizen en dehors du travail ?

Le système Kaizen est un véritable état d'esprit qui s'étend au-delà du cercle professionnel. Sa philosophie vous donne des clés pour vous améliorer au quotidien, et notamment dans votre vie privée. Elle s'applique parfaitement à la recherche du bien-être et au développement personnel, car elle privilégie le principe d'une évolution constante. Lentement mais sûrement, vous vous fixez des objectifs sans avoir besoin d'opérer des changements radicaux potentiellement perturbants.

Réaliser un objectif personnel grâce au Kaizen

Si vous avez un projet qui vous tient à cœur, la méthode Kaizen peut vous aider. Chaque jour, définissez des actions à réaliser. Pour rappel, celles-ci doivent être courtes, faciles à mettre en œuvre et peu coûteuses. Ensuite, procédez à un seul changement à la fois, afin de l'intégrer dans votre quotidien. Enfin, il est important que vous preniez conscience de ce que vous avez déjà accompli. Chaque jour est une nouvelle réussite et il est inutile de se frustrer en se fixant des objectifs inatteignables dans l'immédiat.

La méthode Kaizen est aussi communément appelée la « méthode des petits pas » : chaque pas est une avancée positive qui mène à son but ultime.

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