Comment organiser une réunion de travail efficace ?

Mis à jour le 22 mai 2023

La réunion de travail est une rencontre entre gestionnaires de projet, collègues ou services qui permet d'échanger sur les objectifs à atteindre, d'organiser le travail et de trouver des solutions. Par conséquent, pour qu'elle soit efficace, une réunion requiert la participation active de toutes les parties prenantes. On pense souvent que le simple fait de se réunir permettra d'avancer sur un projet, mais il faut en réalité une bonne organisation en amont pour mettre sur pied une réunion efficace. Alors, comment organiser une réunion de travail ?

Quand organiser une réunion de travail ?

Attention à la tendance à la « réunionite » : une entreprise ne devrait organiser des réunions que lorsqu'elles deviennent nécessaires. Cette manie de remplir les journées de réunions est citée comme l'une des causes majeures de perte de temps en entreprise de nos jours, aux côtés du trop grand nombre d'e-mails envoyés. L'initiateur d'une réunion doit donc être certain de son importance et la préparer au mieux. Définissez donc clairement les objectifs avant de convoquer une réunion de travail. Leur finalité peut être de différents types.

La résolution d'une crise

Lorsqu'une crise menace le bon fonctionnement d'une entreprise ou d'une association, une réunion de crise se doit d'être tenue. Ce type de réunion est à risque et se déroule très souvent sous haute tension. Néanmoins, c'est la meilleure occasion de désamorcer un conflit ou tout autre problème qui mine une organisation.

La coordination hebdomadaire ou journalière

Les réunions de coordination sont essentielles pour tout groupe de travail qui désire un suivi optimal de ses activités. En effet, ces rencontres tenues à intervalles réguliers permettent d'évaluer les résultats obtenus et de fixer les objectifs à atteindre. C'est aussi le moment pour les participants d'évoquer les difficultés auxquelles ils font face dans la réalisation de leurs différentes tâches de travail.

À lire également : Qu’est-ce qu’un kick-off meeting ?

La mise en place d'un brainstorming

Une séance de brainstorming est la manifestation par excellence du travail en groupe, et s'organise dans une atmosphère de confiance. Elle a pour but de collecter les idées en vue de la réalisation d'un projet. Toutes les propositions sont inscrites au fur et à mesure qu'elles sont émises par les participants. La sélection des meilleures idées se fait de manière consensuelle ou via un vote en fonction de leur pertinence et de leur capacité à être mise en œuvre par l'organisation.

Préparer une réunion de travail

Le succès d'une réunion de travail dépend en grande partie de sa préparation. Cela nécessite de passer par un certain nombre d'étapes importantes.

Le choix des participants

Vous souhaitez que votre réunion atteigne l'objectif pour lequel vous l'avez convoquée ? Commencez par bien en choisir les participants. Cette sélection repose sur l'objet de la réunion, et la définition des profils pouvant en permettre la réalisation.

Par exemple, pour une réunion de crise, un médiateur expérimenté et externe à l'organisation peut être convié pour écouter les parties en conflit et proposer des solutions. En effet, sa neutralité et son expérience lui donnent de la crédibilité. Ses recommandations pourront donc plus facilement être suivies par l'organisation en situation de crise.

L'élaboration du projet d'ordre du jour de la réunion de travail

Le bon déroulement d'une réunion dépend du suivi d'un ordre du jour adopté par tous les participants. L'adoption de l'ordre du jour se fait au début de la séance de travail. L'organisateur de la réunion doit donc proposer au président de séance un projet d'ordre du jour. Ce projet pourra être adopté en l'état ou modifié selon les désirs des participants à la réunion.

Le lieu de la réunion de travail

Pour être efficace, une réunion de travail doit se tenir dans un cadre approprié. Cela implique que les participants pourront travailler sereinement, sans être interrompus ni perturbés par du bruit ou tout autre désagrément. Pour vos réunions, choisissez donc une salle calme et ordonnée.

Vous devrez également l'aménager en fonction du nombre de participants attendus et du type de matériel dont ils auront besoin lors de la séance de travail. Il peut s'agir d'un micro, ou encore d'un projecteur pour la présentation.

Si votre organisation ne dispose pas d'une salle de réunion, vous pourrez en louer une dans un hôtel, par exemple. Il vous faudra pour cela effectuer les démarches nécessaires le plus tôt possible pour vous assurer que la salle que vous désirez sera disponible au moment de la tenue de votre réunion de travail.

La confection des dossiers des participants

Une des tâches les plus importantes lors de la préparation d'une réunion est la confection des dossiers pour chaque personne conviée, afin de viser leur participation active : ordre du jour, notes informatives, liste des invités, tâches à préparer… Incluez-y tout ce qui permettra aux participants d'avancer au maximum lors de cette rencontre.

Les dossiers peuvent être physiques, ou envoyés aux participants par voie électronique avant la tenue de la séance de travail. Un dossier physique peut comporter un stylo, un bloc-notes, ou encore des photocopies des documents à lire.

Décider d'une date et l'envoi des invitations aux participants

Pour une réunion en petit comité, vous devrez peut-être décider d'une date avec tous les participants. Il existe pour cela des systèmes comme Doodle, qui vous permettront à travers des sondages de trouver un jour et une heure de réunion adaptés à tout le monde en peu de temps.

En général, il est important que chaque participant soit convié de façon formelle à la séance de travail. Aussi, les invitations doivent être transmises dans des délais raisonnables. Cela laisse aux personnes invitées le temps de bien préparer la réunion.

L'usage veut désormais que, même si vous prévoyez de déposer des lettres d'invitation auprès des participants, celles-ci soient d'abord envoyées par message électronique. Outlook permet aussi d'envoyer des invitations à des réunions créées directement dans son onglet calendrier, avec l'avantage de fournir des rappels aux participants.

Le déroulement d'une réunion de travail

L'animation d'une réunion de travail incombe au président de séance. Pour une bonne tenue de la réunion de travail, il est judicieux de respecter une certaine procédure.

Le propos introductif

Une fois tous les participants conviés réunis, ou si le quorum nécessaire est atteint, le président de séance va introduire la séance de travail. Ce propos visera à :

  • remercier les participants d'avoir honoré l'invitation qui leur a été faite et d'assister à la réunion ;

  • rappeler l'objet de la réunion ;

  • lire le projet d'ordre du jour.

La confirmation des présences

Après le propos introductif, il est coutume que chaque participant décline son identité. Cette étape permet à tout le monde de se présenter auprès des autres invités. La confirmation des présences n'est pas nécessaire si tous les participants se connaissent et tiennent régulièrement des réunions ensemble.

L'adoption du projet d'ordre du jour

L'adoption du projet d'ordre du jour fixe les différentes articulations de la réunion. C'est l'occasion pour les participants d'indiquer les points qu'ils souhaitent voir inscrits ou retirés de l'ordre du jour. En effet, une fois qu'il est adopté, il devra être respecté à la lettre.

Les exposés ou présentations

Les personnes les ayant préparés exposeront alors des présentations éventuelles, qui visent à rendre compte ou à informer les autres participants de la réunion. Le temps imparti aux exposés doit être respecté. Il est judicieux que les participants aient chacun une copie des différents exposés de la réunion dans leur dossier de travail.

Les échanges

Vient alors le moment d'échanger sur les points de l'ordre du jour et en réaction aux présentations. Le président de séance ou le modérateur devra veiller à ce que les échanges restent courtois. C'est pourquoi le cadre de la réunion devra être rappelé systématiquement aux participants qui souhaiteront évoquer des questions qui ne font pas partie de l'ordre du jour adopté.

Les points divers

Aborder différents éléments en fin de réunion permettent de la terminer dans une ambiance chaleureuse. Ce moment de détente permet aux participants d'évoquer des questions plus légères, hors de l'objet de la réunion.

La conclusion de la séance de travail

Le président de séance conclut la réunion. Pour cela il :

  • rappelle l'objet de la séance de travail ;

  • résume les différentes prises de paroles des participants ;

  • liste les résolutions adoptées ;

  • fixe éventuellement la date de la tenue de la prochaine réunion.

Quelques astuces pour réussir une réunion de travail

Une réunion de travail doit être conduite avec rigueur, mais de manière subtile. Pour cela, quelques règles de bienséance se doivent d'être respectées.

La ponctualité

Une bonne réunion débute à l'heure prévue. En effet, le retard est une source de tension qui risque d'impacter négativement le déroulement de la séance de travail. De plus, le temps imparti pour les différentes prises de paroles doit être respecté par tous les participants, quelle que soit leur qualité.

L'écoute active

Les participants doivent pouvoir s'écouter mutuellement sans s'interrompre. Le fait de couper la parole à un participant peut être mal perçu par ce dernier. Le modérateur se doit donc de réguler les prises de parole et d'éviter qu'une personne ne la monopolise trop longtemps.

La prise systématique de notes

Un secrétaire de séance doit être désigné pour consigner les différents propos émis lors de la séance de travail. Cela va permettre la rédaction d'un compte rendu de réunion fidèle à ce qui aura été exprimé lors des exposés et des échanges, qui devra être envoyé à tous les participants a posteriori.

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