Mise en situation adjoint administratif

Par l'équipe éditoriale d'Indeed

Publié le 3 janvier 2022

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Les entreprises de divers secteurs comptent sur les adjoints administratifs et adjointes administratives, notamment pour apporter un soutien à leur équipe et aider aux tâches administratives. Si vous visez ce genre de poste, il est très possible qu'il vous faille passer une entretien de mise en situation. Connaître les questions susceptibles de vous être posées lors de cet entretien peut vous permettre de faire la différence et de mettre toutes les chances de votre côté.

Dans cet article, nous examinerons dans un premier temps certaines de ces potentielles questions, puis vous donnerons des conseils pour y répondre à l'aide d'exemples concrets.

La méthode STAR pour répondre en entretien

La méthode d'entretien STAR permet de répondre aux questions d'entretien comportemental de façon claire et concise en utilisant des exemples de la vie réelle pour appuyer votre réponse. STAR signifie « situation, tâche, action et résultat ». Lorsque vous utilisez cette technique pour répondre à une question d'entretien, vous devez définir clairement une situation particulière que vous avez vécue et qui s'avère pertinente pour la question du recruteur, décrire votre rôle dans ladite situation, expliquer les mesures que vous avez prises pour la surmonter, puis enfin décrire le résultat final. L'utilisation de cette méthode vous aide à répondre à la question en utilisant un exemple précis.

Exemples de questions d'entretien pour le poste d'adjoint administratif

Voici 10 questions courantes que vous pourriez avoir en entretien pour un emploi d'adjoint administratif ou adjointe administrative :

  1. Quel rôle pensez-vous que l'adjoint administratif joue au bureau ?

  2. Qu'est-ce que cela vous fait d'être adjoint administratif ?

  3. Quels logiciels maîtrisez-vous ?

  4. Décrivez un projet que vous avez apprécié en tant qu'adjoint administratif.

  5. Quelles sont, selon vous, les compétences les plus importantes pour être adjoint administratif et pourquoi ?

  6. Décrivez une situation dans laquelle vous avez dû faire preuve de discrétion en tant qu'adjoint administratif.

  7. Comment réagiriez-vous si l'on vous confiait une tâche sans pour autant vous transmettre d'instructions exhaustives sur sa réalisation ?

  8. Quel style de management préférez-vous ?

  9. Selon vous, quel est le plus grand défi du poste d'adjoint administratif ?

  10. Parlez-moi d'une opportunité que vous avez eu de superviser une grande équipe. Avez-vous réussi ?

1. Quel rôle pensez-vous que l'adjoint administratif joue au bureau ?

Cette question aide les employeurs à déterminer ce que vous savez sur le rôle d'adjoint administratif au bureau et comment vous envisagez vos responsabilités professionnelles. Elle peut également faire ressortir la manière dont vous vous placez dans la hiérarchie du bureau, votre degré de cohésion avec l'équipe, ou encore votre goût pour ce métier, tout simplement. En répondant à cette question, essayez de mettre en évidence les tâches les plus courantes d'un adjoint administratif et de discuter des raisons pour lesquelles le poste est important pour l'équipe, l'entreprise, et votre épanouissement personnel.

Exemple : « Je pense que l'adjoint administratif est un membre clé d'un bureau. En plus de s'adapter aux tâches quotidiennes telles que le classement, l'organisation et la tenue des calendriers, il apporte également une aide concrète et précieuse en fournissant des informations importantes et en s'assurant du bon déroulement des tâches. »

2. Qu'appréciez-vous dans le fait d'être adjoint administratif ?

Celles et ceux qui aiment ce qu'ils font sont généralement plus productifs et efficaces au bureau. Cette question aide le recruteur à déterminer combien vous appréciez le travail que vous faites. Lors de votre réponse, identifiez une ou deux choses que vous appréciez particulièrement dans le poste d'adjoint administratif et étayez votre réponse en décrivant une expérience passée en lien avec la question.

Exemple : « L'aspect que j'apprécie le plus dans mon rôle d'assistante administrative est le soutien permanent que je suis capable de fournir à tous les membres de l'équipe. Je sens que mon travail permet de fluidifier considérablement les projets et processus. Par exemple, dans mon rôle de réceptionniste, j'ai toujours apprécié les planifications d'évènements ou de réunions d'envergure, car c'est à ces occasions que je réalisais combien le travail bien fait d'un ajoint administratif est ce qui huile les rouages complexes d'une entreprise. »

3. Quels logiciels maîtrisez-vous ?

Votre réponse à cette question est importante car elle indique à l'employeur quels logiciels et équipements de bureau vous avez déjà utilisés, lui permettant ainsi de savoir si vous correspondez au profil recherché. Lorsque vous répondez à cette question, identifiez les logiciels informatiques et l'équipement de bureau que vous utilisez et décrivez votre niveau de maîtrise dans l'utilisation de ces logiciels et équipements.

Exemple : « Je maîtrise parfaitement l’utilisation de la suite de logiciels Microsoft Office. Non seulement j'ai suivi un cours d'informatique à l'école qui portait sur ces produits, mais j'ai également utilisé Word et OneNote tous les jours ainsi qu'Excel et PowerPoint toutes les semaines dans mon poste précédent. Je suis également très à l'aise avec un large éventail d'équipements de bureau, y compris l'ordinateur, le scanner, l'imprimante, le télécopieur, les timbres-poste et les téléphones multi-combinés. »

4. Décrivez un projet que vous avez apprécié en tant qu'adjoint administratif

Voici une autre question qu'un recruteur peut poser pour déterminer le type de projet qui correspond le plus à votre personnalité. Cette question l'aide également à comprendre comment vous appliquez vos compétences pour contribuer à des projets au bureau. Parce que cela commence par « Décrivez un moment... », il est préférable ici de recourir à la méthode STAR. De cette façon, vous identifierez un projet spécifique sur lequel vous avez travaillé, quel a été votre rôle dans le projet, les actions que vous avez prises, le résultat du projet et ce que vous avez le plus apprécié.

Exemple : « En tant qu'adjointe administrative d'un cabinet d'huissiers, j'ai aidé la structure à mieux mesurer son processus de communication avec les clients en travaillant sur un projet ayant pour but de créer un calendrier quotidien qui organiserait les communications entre l'équipe et les clients par courriel. J'ai aidé l'équipe à comprendre qu'elle devrait vérifier les courriels et y répondre au moins deux fois par jour, au début de son shift de travail et à la fin. J'ai aimé faire cela parce que j'ai pu contribuer à résoudre un problème auquel notre équipe et nos clients faisaient face. »

5. Quelles sont, selon vous, les compétences les plus importantes pour être adjoint administratif et pourquoi ?

Votre réponse à cette question aidera le recruteur à déterminer plusieurs choses, notamment les compétences que vous estimez être les plus importantes pour ce poste, pourquoi, et comment vous les avez mises en pratique dans le passé. Lorsque vous répondez à cette question, il est important d'utiliser la technique STAR pour décrire comment vous avez utilisé les compétences clés d'adjoint administratif dans le passé et comment vous comptez les utiliser à l'avenir pour apporter votre contribution à l'entreprise.

Exemple : « Je considère que le rôle d'adjoint administratif est essentiel pour assurer le bon fonctionnement du bureau. Pour ce faire, un adjoint administratif doit avoir d'excellentes compétences en communication, en gestion du temps et en organisation. Auparavant, en tant qu'assistante de direction, j'étais responsable de la création et de la gestion de l'emploi du temps de quatre cadres.

A cette fin, j'ai utilisé un programme d'horaire personnalisé pour bien réserver les rendez-vous et les réunions de chaque cadre et leur ai communiqué leurs horaires par courriel chaque semaine et en personne chaque jour pendant notre réunion du matin. Cela a permis au bureau de respecter les horaires. Je peux appliquer ces mêmes compétences dans votre entreprise pour garantir le bon fonctionnement de votre bureau. »

6. Décrivez une situation dans laquelle vous avez dû faire preuve de discrétion en tant qu'adjoint administratif

Les adjoints administratifs ont accès à beaucoup d'informations confidentielles concernant le bureau et les clients de l'entreprise. Cette question aide l'employeur à savoir si vous pouvez faire face à des situations délicates tout en maintenant discrétion et confidentialité. Encore une fois, en répondant à cette question, il est important d'utiliser la technique STAR pour déterminer un scénario précis dans lequel la discrétion et la confidentialité sont essentielles et de décrire comment vous avez fait face à ce genre de cas dans le passé.

Exemple : « En tant qu'adjoint aux ressources humaines, j’assistais le directeur des RH et j'ai pris conscience de la réduction imminente de l'effectif. J'avais beaucoup d'amis qui travaillaient pour l'entreprise, mais je comprenais que la discrétion était essentielle pour maintenir la structure et le calme au sein du bureau. Même si je ne savais pas qui serait renvoyé, j’avais toujours conscience que cela allait se produire. Bien que cela ait été une période stressante pour tout le monde dans notre département, j'ai respecté la confidentialité et l'information a été communiquée au reste du personnel par les voies officielles au moment opportun. »

7. Comment réagiriez-vous si l'on vous confiait une tâche sans pour autant vous transmettre d'instructions exhaustives sur sa réalisation ?

Cette question permet au recruteur de déterminer si vous êtes capable de faire face à des situations complexes, sans instructions claires, mettant ainsi à l'épreuve votre capacité d'initiative et d'autonomie. L'employeur cherchera à savoir quelles compétences en recherche vous utilisez pour savoir comment mener à bien une tâche, et si vous êtes à l'aise avec le fait de demander des éclaircissements et de l'aide lorsque cela s'avère nécessaire. En répondant à cette question, assurez-vous d'identifier votre capacité à faire des recherches par vous-même et demandez également des éclaircissements au besoin.

Exemple : « Si on me confiait une tâche et que je ne recevais pas d'instructions claires, je me demanderais d'abord s'il est possible obtenir l'information nécessaire pour accomplir la tâche en effectuant mes propres recherches, sur le Web par exemple. Si j'avais encore besoin d'autres instructions après mes recherches, je me tournerais vers la personne qui m'a assigné la tâche et lui demanderais des éclaircissements. Je m'assurerais de bien comprendre ce qui doit être fait et quelle est la date limite fixée pour la tâche avant de commencer à travailler sur le projet. »

8. Quel style de management préférez-vous ?

Cette question aide la personne chargée de l'entretien à déterminer votre niveau d'indépendance au travail et l'aide à décider si le style de management de l'entreprise s'harmonise avec vos préférences de travail. Il est important que les adjoints administratifs soient suffisamment indépendants pour assurer le bon fonctionnement du bureau avec une supervision limitée, mais il importe aussi que les préférences de travail de l'adjoint administratif et le style de management de son superviseur soient alignés. En répondant à cette question, restez honnête au sujet de vos préférences pour vous assurer que le job est un bon choix pour vous et l'employeur.

Exemple : « Je préfère un superviseur qui me donne l'information dont j'ai besoin pour accomplir mes tâches et qui définit des attentes claires, mais qui me fait confiance pour accomplir ces tâches sans être micromanagé. Comme j'organise correctement et efficacement mon temps, je n'ai pas besoin que quelqu'un me surveille trop régulièrement afin de s'assurer de ma productivité. J'apprécie également les commentaires occasionnels qui me permettent d'avoir un retour sur mon travail et me donnent des suggestions d'amélioration, le cas échéant. »

9. Selon vous, quelle est la partie la plus difficile du rôle d'adjoint administratif ?

Cette question est une autre façon de vous interroger sur vos faiblesses. La façon dont vous y répondez indique au recruteur si vous êtes en mesure d'identifier et de développer précisément vos domaines d'amélioration. En répondant à cette question, utilisez la technique de réponse STAR pour identifier un scénario précis que vous avez trouvé difficile et décrire ce que vous avez fait pour surmonter ce défi en vue d'un résultat positif.

Exemple : « Dans mon précédent poste, j'ai découvert que j'ai parfois du mal à hiérarchiser les tâches si je n'utilise pas un calendrier clair pour organiser mon temps. Je veux que tout soit fait immédiatement et j'ai du mal à mettre les choses de côté ou à faire attendre quelqu'un pour accomplir une tâche. Cet aspect de mon métier m'a paru insurmontable fut un temps, tant il générait de stress dans mes journées. J'ai finalement pu surmonter cela en créant un calendrier organisé que je suivais et qui donne la priorité aux tâches en fonction de leur échéance. L'utilisation d'un calendrier électronique qui me permet de planifier clairement mes journées m'a permis de rester à jour et de terminer mes projets avant leur échéance. Je suis aujourd'hui très à l'aise avec cet aspect du métier, bien que je m'exerce sans cesse à prioriser les tâches de manière pertinente. »

10. Parlez-moi d'une opportunité que vous avez eu de superviser une grande équipe. Avez-vous réussi ?

Cette question aide le recruteur à déterminer dans quelle mesure vous savez hiérarchiser les tâches multiples, respecter les échéances et assister une grande équipe de manière à obtenir des résultats probants. Cette question est très utile pour les candidats qui n'ont pas d'expérience comme adjoint administratif, car elle vous permet de décrire votre capacité à remplir les principales responsabilités du poste et d'appuyer votre réponse avec les preuves d'un projet d'équipe sur lequel vous avez travaillé. Comme d'autres questions, celle-ci doit être traitée en utilisant la méthode STAR pour présenter un exemple pertinent tiré de vos expériences passées.

Exemple : « J'apprécie particulièrement travailler avec de grandes équipes et les assister dans la poursuite des objectifs fixés. J'ai fait partie de l'équipe de pom-pom girls de mon lycée pendant les trois ans de cursus et j'ai été élue capitaine de l'équipe pendant mes première et deuxième années. A ce titre, j'étais responsable des répétitions des chorégraphies, de la planification des entraînements et des événements, et de m'assurer que tous les membres de l'équipe assistaient aux entraînements et étaient préparés pour les événements. Durant ma dernière année, notre équipe a participé aux championnats nationaux et a obtenu la deuxième place sous ma direction. »

Voici donc le type de questions qu'un recruteur pourrait vous poser dans le cadre d'un entretien de mise en situation, en vue de décrocher un poste d'adjoint administratif ou d'adjointe administrative. Retenez bien la méthode STAR, qui vous aidera grandement à répondre précisément aux questions et ainsi à augmenter vos chances d'embauche.

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