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Comment réussir la rédaction d'une lettre de démission

Il n'est jamais agréable d'annoncer à son patron que l'on a décidé de démissionner avant la fin de son contrat. C'est une étape délicate qui met de nombreux employés mal à l'aise. Afin de rendre cette tâche plus facile et de renforcer votre crédibilité professionnelle, il est important de respecter certaines procédures et de rédiger une lettre de démission claire et structurée dans laquelle vous aurez indiqué toutes les informations nécessaires et requises par la loi. Vous retrouverez dans cet article tous les conseils dont vous avez besoin pour réussir cet exercice.

Comment réussir la rédaction d'une lettre de démission ?

Même si vous quittez votre poste en raison d'un désaccord avec votre hiérarchie, il est important de faire preuve de tact. Ne transformez pas votre lettre de démission en une litanie de plaintes. Vous pourriez être amené à travailler de nouveau pour la même entreprise ou le même employeur à l'avenir. Il est aussi possible que vous ayez besoin que votre supérieur hiérarchique vous fournisse une lettre de référence. C'est pourquoi il est recommandé de conserver des relations cordiales avec votre ancien employeur et d'opter pour une attitude positive dans votre lettre de démission.

Une lettre de démission est souvent accompagnée d'un entretien en tête-à-tête avec votre supérieur hiérarchique, avant ou après l'annonce officielle de votre démission. C'est en général lors de cette conversation que vous aborderez les raisons de votre départ. Il n'est pas nécessaire de les indiquer dans votre lettre de démission, du moins pas de manière détaillée. Une simple ligne indiquant la principale raison de votre départ suffira. Soyez direct, professionnel et concis.

Il existe une règle fondamentale à respecter lorsque vous démissionnez de votre poste : celle du délai de préavis. Ce délai correspond à la durée qui doit s'étendre entre le moment où un employé informe officiellement sa hiérarchie de sa volonté de démissionner et celui où la démission prend effet. Ce préavis doit être respecté car il permet à l'employeur de disposer de suffisamment de temps pour chercher un remplaçant. La durée de ce préavis est indiquée dans votre contrat de travail. Ne pas respecter ce délai risquerait d'endommager votre réputation professionnelle et de vous exposer à des retombées judiciaires.

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Éléments essentiels d'une lettre de démission

Votre lettre de démission doit respecter les normes de rédaction de tout courrier officiel. Vous devez donc indiquer en en-être de votre lettre vos nom, prénom et coordonnées à gauche, le nom et les coordonnées de l'entreprise à droite, accompagnés éventuellement du nom et titre la personne à qui vous adressez votre courrier. Le lieu et la date du jour où vous avez rédigé votre lettre doivent également figurer sur votre courrier. Outre ces informations, votre lettre de démission doit également comporter un certain nombre d'informations obligatoires que nous allons lister ci-dessous.

Commencez par les formalités

Commencez votre lettre en rappelant votre fonction et la date à laquelle vous avez intégré l'entreprise. Indiquez ensuite votre volonté sans équivoque de démissionner et la date à laquelle cette démission prendra effet, en tenant compte de la période de préavis prévue au contrat.

Rappelez les aspects positifs

Vous ne devez pas utiliser votre lettre de démission comme une occasion de vous plaindre, d'insulter ou de critiquer l'entreprise ou les collègues que vous quittez. Prenez le temps de réfléchir à votre évolution ou à ce que vous avez le plus apprécié lors de votre carrière au sein de cette structure. Peut-être avez-vous acquis de nouvelles compétences ou apprécié le soutien de votre hiérarchie. Il est recommandé et de bon goût de remercier votre employeur pour le temps et les ressources qu'il vous a consacrés.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également indiquer la raison de votre départ et mentionner vos projets de carrière à venir. Par exemple, vous pouvez indiquer que vous changez de secteur d'activité pour vous adonner à une passion ou que vous reprenez des études supérieures. Cette partie reste toutefois facultative.

Proposez votre aide à la transition

Dans un troisième paragraphe, mentionnez votre volonté de faciliter la transition. Vous pouvez proposer à votre employeur de l'aider à trouver ou à former la personne qui prendra votre relève. Cet effort sera particulièrement apprécié par votre employeur qui reconnaîtra votre professionnalisme et votre éthique professionnelle.

Décrivez vos missions

Dans le paragraphe suivant, vous pouvez passer brièvement en revue les missions qui vous incombaient au sein de l'entreprise et dresser la liste des tâches et projets inachevés que votre remplaçant ou vos collègues devront terminer sans vous. Cette mention est facultative, mais sera appréciée par le recruteur, a fortiori si vous avez géré des subordonnés directs ou collaboré avec d'autres services.

Renseignez vos coordonnées personnelles

Si vous souhaitez rester en contact avec votre ancien employeur, vous pouvez ajouter vos coordonnées personnelles en conclusion de votre lettre.

Une fois votre lettre terminée, pensez à la relire (ou à la faire relire) et à corriger les éventuelles fautes d'orthographe et de grammaire avant de l'envoyer.

Aspects à prendre en compte

Il est probable que votre employeur conserve votre lettre de démission dans ses archives et la consulte si vous lui demandez une lettre de référence à l'avenir pour appuyer votre candidature auprès d'une autre entreprise. Dans ce cas, une lettre de démission positive et bien rédigée pourra jouer en votre faveur et avoir un impact positif sur votre carrière, même plusieurs mois après sa rédaction.

Quel que soit votre poste et la raison pour laquelle vous le quittez, soyez poli dans votre lettre de démission. La gratitude et le soutien que vous exprimerez au moment de votre départ seront très appréciés. Soyez concis, clair, et tenez-vous en à l'essentiel.

Comment envoyer sa lettre de démission ?

Avant de rédiger et d'envoyer votre lettre de démission, il est préférable d'en informer votre supérieur hiérarchique de manière informelle en lui demandant par exemple de vous recevoir lors d'un entretien. Ce rendez-vous n'aura aucune valeur officielle, mais aura l'avantage de ne pas mettre votre hiérarchie sur le fait accompli.

Votre lettre de démission doit ensuite être remise en main propre, envoyée par courrier avec accusé de réception ou envoyée par l'intermédiaire d'un huissier de justice. Si vous l'envoyez par la Poste, veillez à bien conserver l'accusé de réception qui pourra faire foi en cas de litige. Dans tous les cas, il est recommandé de faire figurer le mode d'envoi de la lettre sur le courrier.

Évitez de signifier votre démission par e-mail. En effet, bien que ce mode de communication ait une valeur juridique, seul l'envoi de l'e-mail par son expéditeur sera reconnu en cas de litige ; pas sa réception par le destinataire.

Les documents officiels

Après votre départ effectif de l'entreprise, votre ancien employeur est tenu par la loi française de vous fournir un certain nombre de documents.

  • Le certificat de travail : ce document mentionne les identités de l'employeur et du salarié, et atteste de la nature du poste occupé ainsi que des périodes de travail effectuées par le salarié au sein de l'entreprise. Il mentionne également, le cas échéant, les dates jusqu'auxquelles l'ancien salarié est peut encore bénéficier à titre gratuit des garanties des frais de santé et de prévoyance.
  • L'attestation Pôle Emploi : cette attestation permet au salarié de faire valoir ses droits aux allocations chômage. Ce document mentionne entre autres la raison de la fin du contrat, la durée de l'emploi et les rémunérations touchées au cours des 12 mois précédents.
  • Le solde de tout compte : ce document répertorie les sommes dues au salarié au moment de son départ de l'entreprise. Cela comprend notamment les salaires, les primes et les indemnités de fin de contrat. Ces sommes sont versées au salarié par chèque ou virement bancaire.

Modèle de lettre de démission

Edgard Lecourtier

110 rue des Ducs de Gascogne

95200 Sarcelles

Séverine Diallo

Responsable des ressources humaines

Fast Burger

35 bis avenue des peupliers

95000 Sarcelles

À Sarcelles, le 24 Avril 2019

Lettre remise en main propre/Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : démission

Chère Madame Diallo,

Je vous écris pour vous informer que je quitterai mon poste d'employé polyvalent au sein de Fast Burger (France) SAS, le 1er juin prochain.

J'ai récemment reçu une offre d'emploi en tant que chef de partie dans un restaurant renommé en centre-ville de Sarcelles et, après mûre réflexion, j'ai décidé d'accepter. Je suis impatient d'explorer cette nouvelle voie dans mon parcours professionnel.

Je vous suis extrêmement reconnaissant des opportunités qui m'ont été offertes au sein de l'équipe de Fast Burger au cours de ces deux dernières années. Ce fut une expérience formatrice et enrichissante, et je garderai un souvenir agréable de toute l'équipe. N'hésitez pas à me solliciter si je peux vous aider pendant cette période de transition.

Je vous remercie de vos conseils et de tout ce que vous m'avez apporté. Je vous souhaite beaucoup de succès et je serais ravi de rester en contact avec vous.

Je vous prie d'agréer, Madame, l'expression de mes meilleurs sentiments,

Edgard Lecourtier