Comment rédiger un mail de départ qui laissera un bon souvenir de vous

Mis à jour le 7 novembre 2022

Il n’est jamais facile de rédiger un mail pour annoncer son départ. Tout comme la lettre de démission, il s’agit d’une étape délicate qui peut autant déstabiliser l’employé qui l’annonce que ses collaborateurs. Quels que soient les motifs de votre départ (nouvel emploi, départ à la retraite, nouveau projet personnel ou licenciement), rédiger un mail vous aidera à partir sur de bonnes bases et permettra à vos collègues de garder un bon souvenir de vous. Il s’agit de leur dire au revoir, de saluer les mois ou années d’expérience que vous avez partagés avec vos collaborateurs, et de laisser une trace de votre passage à l’équipe qui devra désormais travailler sans vous.

Gardez en tête qu’il s’agira de la dernière interaction officielle que vous aurez avec vos pairs, bien qu’il soit possible que vous gardiez contact avec vos collègues les plus proches. Outre la structure du message en elle-même, il est important de savoir mettre les formes sans pour autant paraître trop solennel ou sinistre. Découvrez nos conseils pour rédiger votre mail de départ.

Soyez clair dans votre mail de départ

Votre mail de départ se doit d’être clair, limpide et concis, et doit annoncer d’emblée la couleur. Ne commencez pas en vous perdant en fioritures, figures de style et banalités – soyez directs dès l’introduction. Rappelez-vous également que certains employés ignorent certainement que vous allez partir, annoncez-le donc clairement dès l’objet de votre mail. Évitez les formulations funestes telle qu’« une page se tourne » ou bien « je tire ma révérence ». Votre mail se voudra également le plus positif possible dès la lecture de son objet.

Privilégiez les formulations claires comme « Message de départ » ; « Au revoir à tous » ; « Je pars à la retraite » ; « Je m’en vais » ou bien encore « Invitation à mon pot de départ ». Si vous souhaitez adopter un ton amical et que la culture de votre entreprise le permet, rien ne vous empêche de le faire. Pourquoi ne pas adopter un ton un peu plus léger, avec, par exemple, un objet tel que « Ce n’est qu’un au revoir, mes frères » ?

Choisissez bien les destinataires

Certaines structures sont tellement vastes que les employés n’échangent pas forcément avec tous les collaborateurs de tous les services. Ainsi, il est parfois inutile de mettre dans la boucle des personnes avec qui vous n’avez jamais interagi. Si l’entreprise que vous quittez comporte de nombreux salariés, il vaut mieux vous contenter d’adresser votre mail à votre équipe et aux personnes avec qui vous étiez le plus proche. Élargissez également ce champ aux autres personnes avec qui vous avez eu des interactions régulières, qu’elles ne restent pas dans le flou.

Peu importe quelles ont été vos relations avec votre manager, il est impératif de le mettre dans la boucle. En revanche, dans certaines entreprises, il n’est pas nécessaire de mettre le PDG en copie, d’autant plus si vous ne l’avez jamais vu. Quoi qu’il en soit, il est important de savoir identifier les bonnes personnes à qui vous ferez vos adieux.

Abordez les raisons de votre départ avec subtilité

Dans le cas où vous partez vers un nouvel emploi, n’en dites pas trop et restez le plus évasif possible. Parlez de votre nouvel emploi comme du « nouveau chapitre » de votre vie, en soulignant par exemple le pays ou la ville où vous prendrez vos fonctions si vous quittez votre région, et pourquoi pas en évoquant votre nouveau cadre de vie. Dans tous les cas, il est préférable de ne pas mentionner directement votre nouvel employeur.

Si les raisons de votre départ sont liées à un mauvais management ou à un licenciement, ne les mentionnez pas. Votre mail ne doit absolument pas servir d’exutoire à vos conflits passés. Même si vous avez eu des différends avec vos collègues, soyez le plus cordial possible, sans paraître trop froid. Dans le cas d’un départ à la retraite, vous pouvez en parler explicitement en n’omettant pas de rappeler vos années d’expérience au sein de l’entreprise et la nostalgie que vous ressentez.

Ne dénigrez pas votre entreprise ou votre patron

Tout dénigrement est à proscrire dans un mail de départ. Quand bien même votre manager était affreux, ne l’excluez en aucun cas de la boucle. Vous devez en règle générale montrer à vos pairs que vous avez apprécié travailler avec eux. Ces derniers ne voudraient pas se souvenir de vous comme d’un collègue rancunier, d’autant que cela pourrait arriver jusqu’aux oreilles de vos futurs collègues.

Prenez donc le temps de remercier vos anciens collaborateurs, ou du moins ceux avec qui vous avez le plus travaillé – vous ne pourrez bien sûr pas citer tout le monde –, en mentionnant certaines anecdotes et dossiers que vous avez partagés. Choisissez bien ces exemples mais ne transformez pas votre mail en catalogue de références.

Remerciez-les aussi pour les savoirs et les savoir-faire qu’ils vous ont transmis : votre équipe doit se sentir valorisée, reconnue pour son travail. Faites-leur savoir que votre collaboration a été fructueuse, en évitant toutefois les envolées lyriques et peu naturelles. Exprimez-vous comme vous aviez l’habitude de le faire avec eux.

Soyez naturel et personnalisez votre message

Si vous aviez tendance à vous tutoyer les uns les autres, il n’y a pas de raison de ne pas le faire dans votre mail de départ. Si, au contraire, vous aviez l’habitude d’utiliser un ton formel, restez cordial et courtois.

Sachez également personnaliser votre mail car les gens aiment se reconnaître au travers d’anecdotes bien précises. Ils aiment aussi qu’on les voie autrement que par leurs fonctions au sein de l’entreprise, qu’on valorise certaines de leurs qualités. Vous pourriez par exemple rappeler qu’untel a ramené un gâteau qui vous a laissé sans voix lors du pot de départ d’un autre. Faites-leur enfin savoir que vous leur donnerez de vos nouvelles et que vous garderez contact avec eux.

Enjolivez un peu les choses

Il n’est pas toujours facile d’écrire un mail de départ sans paraître hypocrite, surtout lorsqu’on ne s’entendait pas vraiment avec ses collègues. Il faut pourtant mettre votre fierté de côté car les choses pourraient bien se croiser même si vous partez vers de nouveaux horizons. Vous pourriez par exemple être amené à collaborer de nouveau avec vos anciens collègues, ou à rencontrer des personnes qui les connaissent lorsque vous occuperez vos nouvelles fonctions.

Faites preuve d’humour si vos relations avec vos collègues vous le permettent

L’humour adoucit les mœurs, n’hésitez donc pas à garder quelques blagues sous le coude (mais veillez toutefois à ne pas tomber dans la moquerie ou à vous acharner sur une personne en particulier). Il peut s’agir d’anecdotes particulières, de petites choses sur lesquelles vous riiez ensemble au quotidien, de blagues lancées à la machine à café. Attention à bien gérer la dose d’humour et à ne pas commettre de maladresses : restez dans la bonne humeur et dans la positivité et ne riez pas aux dépens des autres mais avec les autres.

Encore une fois, tout dépend des relations que vous entretenez avec vos collègues. Votre mail doit faire sourire et ramener un peu de gaîté dans l’air. Si vous partez à la retraite, vous pourriez par exemple écrire en plaisantant : « les cimetières sont pleins de gens formidables ! »

Concluez en souhaitant le meilleur à chacun

Les dernières lignes d’un mail de départ sont souvent les plus difficiles à rédiger. On peut se demander s’il vaut mieux utiliser des formulations toutes faites ou, au contraire, être plus intime. Pour votre dernier paragraphe, souhaitez à vos collègues le meilleur : pour eux à titre personnel, mais aussi dans leur travail, ainsi que pour la croissance de l’entreprise et son développement.

Rappelez-leur aussi la personne que vous êtes et vos valeurs – l’objectif est qu’ils sentent que vous vous êtes investi dans l’entreprise. Par exemple, si vous étiez connu comme le rigolo de service, vous pourriez conclure en disant : « Rappelez-vous qu’une journée sans rire est une journée de perdue ! » Ils doivent sentir que vous étiez unique mais que vous les encouragez à atteindre leurs objectifs sans vous. Dites-leur que vous croyez en leur réussite.

Enfin, choisissez le bon moment pour rédiger et envoyer votre mail de départ. L’erreur fatale serait d’envoyer votre mail de départ après votre départ. Le moment opportun pour l’envoyer est une semaine avant votre départ. Et si vous le pouvez et que le cœur vous en dit, prévoyez un pot de départ !