Prendre de nouvelles fonctions

Réaliser un rapport d'étonnement

Vous venez d'être embauché et votre direction vous demande un rapport d'étonnement ?

Voici des pistes pour vous aider à préparer et à réaliser ce rapport destiné à votre nouvel employeur.

Également appelé « note d'observation critique », le rapport d'étonnement vise à communiquer vos premières impressions en tant que nouvel arrivant dans l'entreprise. Ce bilan d'arrivée n'est pas requis par toutes les entreprises, et il peut être plus ou moins formel selon les attentes. Au moment de votre arrivée dans l'entreprise, il peut être bon de demander à votre supérieur si l'entreprise a l'habitude d'en demander aux nouvelles recrues. Si tel est le cas, vous pourriez vous y préparer dès vos premiers jours.

Qu'est-ce qu'un rapport d'étonnement ? Quelques exemples

Le rapport d'étonnement est un résumé objectif de vos impressions lorsque vous arrivez dans un nouvel environnement professionnel. Que vous soyez fraîchement employé, encore en période d'essai, en stage ou sous contrat d'apprentissage, il est généralement demandé dans les premiers mois qui suivent l'embauche. L'exercice peut s'avérer délicat si vous ne souhaitez pas mettre en jeu votre nouvelle place dans la société.

Pourquoi « d'étonnement » ?

Demandé par vos supérieurs hiérarchiques, cet exercice vise, comme son nom l'indique, à rendre compte de votre étonnement lors de vos premières semaines dans l'entreprise. En effet, lorsque vous arrivez dans un nouvel établissement, votre perception des choses est encore neuve comparée à celle de vos collègues de travail qui ont plus d'ancienneté.

Dans les synonymes du mot « étonnement », vous trouverez « surprise », « stupéfaction », « saisissement », « émerveillement », « effarement », « consternation » ou encore « impression ». Le rapport d'étonnement est donc un constat personnel, bien qu'objectif, de votre première expérience dans l'entreprise.

Ses différentes formes

Le rapport d'étonnement peut prendre plusieurs formes :

  • un entretien individuel avec la direction ;
  • un questionnaire QCM ;
  • un document d'une à deux pages à rédiger par email ;
  • parfois, un mélange des trois – entretien individuel, QCM et document personnel.

Tout dépend du choix de la direction de votre entreprise. C'est pourquoi il est important de vous y préparer afin d'avoir une longueur d'avance et d'éviter de sécher devant une page blanche. Voici quelques pistes et recommandations pour réussir votre rapport d'étonnement.

À quoi et à qui sert-il ?

Le rapport d'étonnement est autant utile à l'employeur qu'à l'employé, qu'importe sa forme : il apporte un regard neuf à l'entreprise, vous permet de mieux comprendre ses enjeux, votre place en son sein, ainsi que les attentes de votre hiérarchie. Il s'agit donc d'un résumé plein de ressources qui sera précieux à votre entreprise comme à vous-même.

Apporter un regard neuf utile à l'entreprise

Connaître les défis auxquels est confrontée une entreprise, ses failles et ses ressources, est très important pour le dirigeant d'entreprise qui souhaite améliorer les performances de sa société. Grâce au rapport d'étonnement, l'administration peut mettre en place des objectifs prenant en compte la globalité de l'entreprise, améliorer ses techniques managériales et avoir une meilleure gestion des crises.

Votre expérience permettra à l'employeur de mettre le doigt sur certains dysfonctionnements, que ce soit au niveau des ressources humaines (équipe de travail) ou de l'environnement (matériel, organisation). Il prendra aussi en compte les aspects positifs de votre rapport, et pourra les utiliser pour valoriser l'entreprise. Enfin, ce rapport aura aussi pour fonction de mieux vous connaître et de vous intégrer plus facilement à l'équipe.

Un exercice formateur

Cet exercice sera aussi très formateur, puisqu'il vous permettra de prendre du recul sur votre rôle au sein de l'entreprise. En évaluant les qualités de votre cadre de travail, les relations interpersonnelles de votre équipe et les enjeux liés à votre embauche, vous améliorerez significativement votre expérience en milieu professionnel.

Une bonne communication dans l'organisation est l'un des piliers d'un environnement de travail sain. Savoir exprimer ses ressentis face à un directeur permet notamment d'avancer et d'éviter les blocages au sein d'une équipe de travail. Le rapport d'étonnement permet d'être ouvert et de pointer concrètement les choses, positives comme négatives, que vous avez pu percevoir, pour évoluer sur des bases solides.

Par où commencer ?

Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec la définition du rapport d'étonnement, voici quelques astuces simples et efficaces pour vous aider à le préparer. Vous pourrez vous munir d'un petit carnet et d'un crayon que vous garderez toujours sur vous à vos débuts dans l'entreprise, ou utiliser le bloc-notes sur votre smartphone. Vous serez ainsi en mesure de noter vos premières remarques.

Faites part de vos premières impressions

Que faut-il dire dans un rapport d'étonnement ? Avant de vous lancer dans son écriture, prenez du recul et posez-vous les bonnes questions. Soyez attentif à votre environnement et à ce qu'il se passe autour de vous.

Lorsque nous sommes nouveaux dans un environnement professionnel, nous avons tendance à nous concentrer sur l'essentiel pour aller au plus vite. Néanmoins, il est aussi essentiel d'apprendre à observer, car c'est avec du recul que vous arriverez à mettre en place une réflexion pertinente.

Voici quelques astuces qui vous seront utiles :

  • notez sur un papier vos remarques et impressions lorsque vous êtes dans l'entreprise ;
  • relisez ces notes une fois tranquillement chez vous et ajoutez ce qui vous vient à l'esprit ;
  • essayez de vous refaire le film de votre arrivée, en prenant en compte vos émotions et remarques plus pragmatiques ;
  • hiérarchisez et classez vos idées selon un ordre précis et logique.

Classez les informations par domaine

Un bon rapport d'étonnement doit être le plus complet et objectif possible, sans pour autant entrer dans des détails inutiles. Vous décrirez vos ressentis et avis sur plusieurs aspects de votre expérience dans l'organisation :

  • l'entretien d'embauche ;
  • l'arrivée et l'intégration ;
  • l'environnement et l'espace de travail (matériel, propreté, cadre de travail) ;
  • l'ambiance d'équipe.

Vous choisissez de mentionner à vos supérieurs ce qui vous semble important. Ils auront alors un outil sur lequel ils pourront se reposer. Vous noterez les faiblesses de l'entreprise comme ses aspects positifs, et envisagerez des solutions : rappelez-vous que vous êtes nouveau dans l'entreprise et il s'agira aussi de faire vos preuves en tant que nouvelle recrue.

Rédigez une conclusion constructive

Même s'il n'est pas nécessaire d'ajouter une conclusion au rapport, elle est recommandée. En effet, elle permettra de synthétiser vos opinions et de les rendre intelligibles pour la personne qui vous lira. Dans cette conclusion, privilégiez les aspects constructifs : restez positif et proposez des solutions concrètes. Le rapport d'étonnement ne doit pas être un condensé de « l'entreprise idéale à vos yeux », mais bien un exposé critique proposant, si besoin est, des alternatives à l'entreprise.

Les erreurs à ne pas commettre

Il est tentant et facile de vous concentrer sur les faiblesses de l'entreprise. Néanmoins, vous devez être le plus objectif et constructif possible. Un contenu de qualité sera mieux recevable et apprécié par votre direction.

Voici nos conseils à suivre pour éviter les faux-pas :

  • Indiquez autant de points positifs que de points négatifs. L'essentiel est que votre contenu soit équilibré. Si vous ne dites que des choses positives, ce ne sera pas forcément profitable à la direction d'un point de vue qualitatif, et vice-versa.
  • Ne citez pas directement vos collaborateurs. Si vous avez ressenti un certain malaise au sein de l'équipe, ou si vous avez été confronté à un collaborateur particulier, rendez-en compte avec des pincettes, sans remettre en cause le travail de vos associés. Il est aussi conseillé d'employer un ton positif.
  • Un rapport trop négatif ou des termes trop rudes renverront une mauvaise image de vous. Cela pourrait avoir pour conséquence de freiner votre évolution au sein de l'entreprise.
  • Pesez vos mots : distinguez la critique négative de la critique constructive. Expliquez ce qui vous a mis mal à l'aise, ce qui vous a paru bizarre, ou ce que vous n'avez pas compris. Évitez le constat abrupt.

Exemple de plan de rapport d'étonnement

Afin de vous aider à sa rédaction, voici un modèle d'organisation de votre rapport d'étonnement. Attention : il ne s'agit là que d'un exemple. Encore une fois, c'est à vous seul d'estimer ce que vous souhaitez exprimer. Vous pouvez remplacer ces rubriques par d'autres que vous jugerez plus pertinentes et plus adaptées à votre cas.

  1. L'embauche
    Comment cela s'est-il passé ?
    Avez-vous des suggestions d'amélioration ?
  2. Votre intégration à l'équipe
    Comment s'est passée votre arrivée ?
    Le travail d'équipe
  3. L'environnement de travail
    Les locaux
    Le matériel
  4. La prise de poste
    Le poste est-il en adéquation avec ce que l'on vous a dit lors de l'entretien d'embauche ?
    Comment pensez-vous évoluer au sein de l'entreprise ?
  5. Conclusion

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