Comment se présenter à l'écrit ?

Savoir comment se présenter à l'écrit est une compétence essentielle dans un parcours professionnel. Que ce soit dans le cadre de votre parcours universitaire, de la recherche d'un stage ou d'un emploi, d'une demande de renseignement ou de conseil à un expert, vous devrez fréquemment vous présenter à l'écrit. Et puisque, comme le dit l'adage, on n'a pas deux fois la chance de faire une bonne première impression, il faut donc mettre toutes les chances de son côté.

Comment se présenter de façon simple en quelques phrases seulement ? À quoi prêter attention lors de la rédaction d’un message de présentation ? Lisez tous nos conseils pour que vous puissiez rédiger une présentation claire et efficace qui retiendra l'attention de votre lecteur. Nous vous livrons ici un modèle pour vous présenter à l'écrit à partir d'une trame simple à adapter à votre situation, ainsi que des conseils et des exemples.

Se présenter à l'écrit en quelques phrases clés

La façon la plus simple de vous présenter consiste à centrer votre discours sur votre projet professionnel ou universitaire et/ou votre offre de service plutôt que de l'orienter sur le passé. Voici comment construire votre présentation en quelques phrases simples à compléter.

Commencez par saluer votre interlocuteur

Nul besoin de faire dans l'originalité ici, utilisez une formule simple et formelle qui a fait ses preuves. Adressez-vous directement à la personne si vous connaissez son nom.
Exemples :
« Cher/ère Monsieur,/Madame xxx, »
« Madame, Monsieur, » si vous ne savez pas avec certitude qui recevra votre message.

Présentez-vous dès la première phrase

Vous présenter dans la première phrase permet à votre destinataire de vous associer aux informations qui suivront dans le reste du message. Indiquez votre nom et votre titre ou fonction. Si vous en avez plusieurs, ne donnez que les plus pertinents dans le cadre de votre prise de contact.

Exemple :
« Je m'appelle xxx et je suis xxx à xxx. »

Faites savoir à votre destinataire comment vous avez obtenu son adresse

Il est bienvenu d'indiquer dans votre message comment vous avez trouvé l'adresse utilisée pour contacter votre destinataire.

Exemples :
« Votre responsable m'a indiqué que vous étiez joignable à cette adresse. »
« J'ai trouvé votre adresse sur le site de votre société. »
« Monsieur xxx m'a conseillé de vous contacter à cette adresse. »

Indiquez la raison qui vous amène à contacter votre destinataire

Venez-en aux faits en donnant rapidement dans votre message la raison de votre prise de contact. Faites preuve de franchise en expliquant ce que vous attendez de la personne que vous contactez.

Exemple :
« Je voudrais en savoir plus sur votre secteur d'activité. », « Je souhaiterais vous rencontrer pour discuter de xxx. », « J'aimerais avoir votre avis sur xxx. »

À lire également : Conseils pour rédiger un mail après entretien

Intégrer une question à la fin de votre message

Pour maximiser vos chances de faire une bonne impression et d'obtenir une réponse, posez une question. En engageant une conversation, vous augmentez vos chances de faire une bonne impression et d'obtenir une réponse à votre message. Cela permet de clarifier vos attentes et de lui donner l'impulsion pour agir en sachant exactement ce qu'il peut vous apporter.

Exemples :
« Seriez-vous libre pour un déjeuner dans les prochains jours pour évoquer ce sujet ? »
« Pouvez-vous m'appeler quand vous aurez du temps libre ? »
« Que diriez-vous de xxx. »
« Que pensez-vous de xxx. »

Remerciez votre interlocuteur pour son attention

Il est toujours conseillé de terminer un message de présentation par une formule de politesse remerciant votre destinataire d'avoir pris le temps de lire votre message.

Exemples :
« Je vous remercie d'avoir pris le temps de lire ce message. »
« Merci d'avoir accordé votre attention à mon message. »

Concluez votre message par une formule de politesse

Faites preuve de concision et de professionnalisme tout en exprimant votre reconnaissance avec une formule de politesse simple.

Exemples : « Cordialement, », « Bien cordialement, », « Sincères salutations, », « Sincèrement, ».

Signez votre message

Prenez la peine de vérifier que votre message inclut bien votre nom et vos coordonnées si ces informations ne sont pas incluses dans la signature automatique de votre messagerie. Ici encore restez simple en incluant votre numéro de téléphone et adresse email principale.

Exemple :
Prénom Nom
prenom.nom@mail.fr
06 05 04 03 02
www.siteweb.fr

Une présentation simple comme celle-ci est attractive et dynamique, car elle n'est pas trop longue, elle donne les informations essentielles à la personne que vous contactez, et permet d'insérer les mots-clés qui permettront à votre interlocuteur de comprendre ce que vous faites et pourquoi vous le contactez, en développant seulement les points qui peuvent l'intéresser. Cette façon de se présenter fonctionne particulièrement bien pour les prises de contact professionnelles, mais peut être adaptée à tout contexte.

Astuces pour réussir à bien se présenter à l'écrit

De même qu'il existe certaines astuces pour bien se présenter à l'oral, il y a une manière de faire pour bien se présenter à l'écrit. Nous allons vous livrer ici quelques conseils pour faciliter la rédaction de votre présentation.

Préparez-vous avant de commencer la rédaction de votre message

Il est essentiel d'effectuer des recherches sur la personne à qui vous allez vous adresser, son parcours et ce que vous pouvez lui apporter. Si vous contactez un employeur, essayez d'en savoir plus sur l'entreprise, ses valeurs et ses projets.

Misez sur une connaissance commune

Pensez à rechercher si vous avez des connaissances communes avec la personne avec qui vous souhaitez entrer en contact. C'est l'un des meilleurs moyens d'entrer en contact avec quelqu'un car, on le sait bien, les amis de mes amis sont mes amis ! Si vous avez la chance d'avoir une connaissance en commun avec la personne que vous souhaitez contacter, ne vous privez pas de le mentionner dès l'introduction de votre message.

Exemple :
« Bonjour, je suis xxx, j'ai travaillé avec/j'étais à l'université avec xxx. »

Un nom familier attirera l'attention et attisera la curiosité de votre interlocuteur, tout en établissant une connexion.

Si vous avez déjà rencontré ou parlé à la personne à qui vous écrivez, indiquez-le

Cela permet de rafraîchir la mémoire de la personne à qui vous vous adressez et de la faire se sentir plus concernée par votre message.

Exemple :
« Nous nous sommes rencontrés lors de la conférence sur xxx la semaine dernière. »
« Nous avons parlé au téléphone hier. »

Donner un objet clair à votre mail

Avant même de lire le contenu du message, votre interlocuteur doit pouvoir savoir de quoi il s'agit grâce à son intitulé. Veillez à le garder assez court pour qu'il puisse être lu sur un ordinateur comme sur un téléphone portable.
Exemple : Introduction – Vos prénom et nom.

Choisissez soigneusement vos mots

Lors de vos recherches sur l'entreprise, repérez le vocabulaire sélectionné dans sa communication pour pouvoir l'utiliser, vous aussi, et ainsi paraître plus proche de son univers.

Vérifiez l'orthographe, en lisant et relisant votre présentation

Cela dépend évidemment des secteurs et des exigences de la personne qui vous lira, mais en règle générale, les fautes coûtent cher, et même une excellente présentation peut être gâchée par une faute d'orthographe, de conjugaison ou de grammaire. Une seule faute peut envoyer un signal extrêmement négatif en faisant apparaître votre présentation comme bâclée ou donner de vous l'impression d'une personne peu soigneuse dans sa communication. De quoi dissuader votre interlocuteur de donner suite à votre message.

Pour éviter cette situation, ne négligez pas l'étape de la relecture, si possible pas seulement à chaud après avoir écrit votre texte, mais le lendemain, à tête reposée. Les erreurs vous sauteront ainsi plus facilement aux yeux. Vous pouvez également vous aider des nombreux outils de correction intégrés à votre logiciel de traitement de texte ou en ligne et enfin, faire appel à une connaissance pour vous relire une dernière fois avant d'envoyer votre présentation.

Concentrez-vous sur un seul sujet

Pour conserver l'attention de votre lecteur, restez simple et faites en sorte de ne lui demander qu'une seule chose. Vous ne perdrez pas votre lecteur avec un message confus qui pourrait lui faire oublier la raison principale pour laquelle vous l'avez contacté.

À lire également : Comment rédiger son mail de candidature ?

Le modèle livré dans cet article a été fourni à titre d'exemple. Il pourrait nécessiter quelques modifications pour être en conformité avec les normes établies.