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La fiche de poste : à quoi sert-elle et que contient-elle ?

La fiche de poste est un document qui décrit les différentes caractéristiques d'un poste. Elle constitue également un outil de communication qui facilite le processus de recrutement et qui permet aussi de détailler les futures missions et activités de l'employé. Quels sont les autres usages de la fiche de poste ? Quels sont les éléments qui doivent y figurer ? Voici un tour d'horizon de ce qu'est une fiche de poste.

Qu'est-ce qu'une fiche de poste ?

La fiche de poste est un document qui sert à définir et encadrer les fonctions d'un salarié, quels que soient son secteur d'activité, son statut et son contrat de travail. Elle comprend toutes les informations nécessaires à la réalisation de ses missions au sein de l'entreprise. La fiche de poste définit la fonction exercée par un employé et précise son environnement, sa position hiérarchique, son secteur et ses liens professionnels.

La fiche de poste est utilisée à l'extérieur de l'entreprise pour faciliter le processus de recrutement. Mais c'est également un outil utile en interne : elle est généralement remise lors de la signature du contrat de travail, durant l'entretien annuel d'évaluation ou même lors d'une entrevue pour fixer de nouveaux objectifs ou de nouvelles missions.

À quoi sert la fiche de poste ?

La fiche de poste est un des principaux documents utilisés par les responsables des ressources humaines : elle permet d'avoir une vision claire des différents types d'emploi dans une structure. C'est un outil de communication que les responsables des RH diffusent largement, aux employés aussi bien qu'à l'encadrement.

Pour les employés

La fiche de poste vous permet de définir les contours de votre activité et de vous concentrer sur ce qu'il vous est demandé de faire, sans vous éparpiller. En effet, vos objectifs et vos missions sont clairement énoncés : cela vous donne donc un but précis.

Elle vous permet aussi d'établir un dialogue avec vos supérieurs pour discuter des différents éléments indiqués sur la fiche de poste, noter ce que vous avez réussi à accomplir et la faire évoluer s'ils vous confient de nouvelles missions.

Pour les ressources humaines

Cet outil de gestion aide au processus de recrutement. Dans le cas d'un remplacement, elle permet de décrire rapidement les besoins et de cibler le profil du candidat idéal. Pour une création de poste, la fiche permet d'accélérer les démarches, car les critères de recherches sont définis de façon claire. Il est ensuite possible de communiquer sur un poste et de partager sa description sur les différentes plateformes de recherche d'emploi afin de trouver plus facilement le candidat adapté.

Pour les employeurs

La fiche de poste permet à un employeur de clarifier les éléments de gestion. Elle permet d'avoir une connaissance précise et détaillée de tous les postes. Cet atout l'aide également à mieux gérer la politique de rémunération et les différentes grilles de salaire en fonction des spécificités de chacun. Enfin, la fiche donne l'opportunité de mieux évaluer les employés à la fin de l'année en permettant de constater directement s'ils ont réussi ou non leurs missions.

Est-il obligatoire d'avoir une fiche de poste ?

Sur le plan légal, un employeur n'est pas tenu de remettre à ses employés des fiches de poste. Cependant, il est recommandé d'en établir, car elles font partie des outils qui participent à la clarté de la gestion des ressources humaines. Il est bon de savoir que les différents documents légaux dont vous disposez en tant qu'employé doivent être cohérents entre eux : la fiche de poste ne doit pas contredire votre contrat de travail, votre fiche de paie, etc.

Un outil évolutif

La fiche de poste offre de multiples avantages, mais pour qu'elle soit profitable à la bonne gestion de l'entreprise, elle doit être utilisée de manière rigoureuse. En effet, chaque salarié doit avoir sa propre fiche de poste.

En tant qu'employé, vous devez disposer d'une fiche complète qui vous informe de votre rôle au sein de l'entreprise. Pour autant, elle doit être concise : les éléments les plus importants doivent donc être choisis et classés. Enfin, n'oubliez pas que la fiche de poste évolue en fonction de la personne qui occupe le poste. Si on vous confie de nouvelles missions ou tâches, vous devez demander une mise à jour du document et le dater. Chaque changement doit être explicite pour garantir sa bonne utilisation.

Qui doit la rédiger ?

La rédaction d'une description de poste n'est pas une tâche qui est assignée obligatoirement à une personne. En général, elle est rédigée par le service des ressources humaines ou par le supérieur hiérarchique. Ces derniers peuvent aussi déléguer sa rédaction en expliquant le but, les enjeux et les éléments à intégrer dans la fiche.

C'est pourquoi il arrive que l'employé rédige lui-même sa fiche de poste puis la fasse valider par son supérieur. Un collaborateur qui exerce le même poste ou qui a de bonnes connaissances de la fonction peut également s'occuper de la fiche de poste.

Si vous devez contribuer à sa rédaction

Les descriptions des missions, compétences ou activités doivent être exprimées avec des verbes d'action. Leur but est de rendre la fiche dynamique et de l'ancrer dans la réalité : les verbes indiquent des actes, des opérations ou des démarches. Les verbes d'action utilisés dans une fiche de poste sont par exemple concevoir, développer, informer, participer, contribuer, déterminer, établir...

Vous devez vous contenter de lister les informations relatives au poste, indiquer des éléments factuels et ne pas vous impliquer de façon subjective. Votre vision et vos avis personnels ne doivent pas être ressentis par la personne qui lira la fiche. Le but est de décrire de manière concise le poste en sélectionnant et en hiérarchisant les informations essentielles au bon accomplissement des missions.

Que doit contenir une fiche de poste ?

Pour qu'elle soit complète, votre fiche de poste doit contenir plusieurs éléments. Cela permettra une compréhension optimale de la teneur du poste et du type de profil. Les informations devant figurer dans la fiche sont les suivantes :

  • L'intitulé exact du poste : la fiche doit indiquer le nom le plus couramment utilisé et être précise ;
  • La position dans la hiérarchie : la personne assignée à ce poste doit connaître sa position dans l'organigramme de l'entreprise : la fiche doit préciser qui seront ses supérieurs hiérarchiques et ses collaborateurs, et indiquer aussi les éventuelles relations internes avec les autres postes et les relations à l'extérieur ;
  • L'environnement de travail : la fiche de poste doit donner des informations sur le milieu dans lequel la personne va évoluer. La situation géographique et le type d'entreprise doivent être indiqués ;
  • Les conditions de travail : il s'agit ici de l'organisation de l'entreprise et de son rythme ;
  • Le type de contrat : s'agit-il d'un CDI, d'un CDD, d'un intérim, d'une alternance, d'un stage ? Le nombre d'heures nécessaires à l'accomplissement des différentes tâches doit être précisé ;
  • Les conditions d'engagement : la fiche doit préciser dans quelles conditions la personne peut prétendre à ce poste et l'accepter. La rémunération doit y figurer ;
  • Description de la mission principale : la mission globale du poste doit être expliquée et la fiche doit préciser comment elle va se décliner en plusieurs autres missions. Leur fréquence et leur importance devraient être mentionnées ;
  • Description des futures tâches et activités : ici, il s'agit de l'exposé de ce que la personne va réellement devoir faire dans son travail. Là aussi, il est préférable de quantifier et de préciser en combien de temps les tâches vont devoir être réalisées. Les moyens financiers et techniques qui seront mis à la disposition de l'employé pour l'aider à réaliser correctement ses tâches/activités peuvent également être mentionnés ;
  • Les difficultés du poste : les différentes contraintes de l'emploi, ce qui peut être ennuyeux ou rébarbatif peuvent être mentionnés dans la fiche. Si le poste présente un certain danger, les différents risques encourus et les règles de sécurité doivent être précisés.

Ensuite, la fiche décrit le profil idéal du titulaire du poste :

  • La formation et les diplômes préférés : les attentes des recruteurs ainsi que le secteur et le niveau d'étude exigés sont précisés dans la fiche de poste ;
  • Les compétences et les qualités requises : l'ensemble des savoirs, savoir-être et savoir-faire nécessaires à la bonne réalisation des missions du poste sont décrits dans la fiche. Cela implique l'ensemble des connaissances théoriques, les compétences opérationnelles et les comportements attendus. Les qualités humaines utiles au poste sont également recensées ;
  • L'expérience professionnelle : enfin, la fiche de poste précise le nombre d'années et le type expérience demandés pour le poste.

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