Quels sont les outils incontournables du télétravail ?

Les outils de télétravail se développent et font aujourd'hui partie intégrante de l'univers professionnel de chacun. Depuis la crise sanitaire du Covid en 2020, de nombreuses entreprises ont démocratisé cette nouvelle façon de travailler. Si le télétravail offre de multiples avantages, il doit néanmoins être bien préparé afin que les conditions de travail soient optimales pour le salarié et pour l'entreprise. Dans cette optique, les professionnels de l'informatique développent des solutions répondant aux problématiques spécifiques du télétravail. Dans cet article, découvrez quels sont les outils incontournables pour être aussi efficace chez vous qu'au bureau.

Les outils pour une bonne communication

Une des conséquences majeures d'un métier en télétravail est de ne plus avoir de proximité physique avec ses collègues de travail. Heureusement, de nos jours, les canaux de communication sont variés et il est facile de rester en contact avec ses équipes.

Bien entendu, les moyens les plus répandus restent le téléphone et les emails. Mais bien d'autres outils ont vu le jour ces derniers mois.

Les messageries instantanées

La multiplication des emails causée par le télétravail a obligé les spécialistes à repenser les échanges entre collaborateurs. Le but étant de ne pas saturer les boîtes mails pour partager des informations non prioritaires. L'outil le plus adopté par les entreprises est sans nul doute Slack.

Il s'agit d'un réseau social conçu pour les professionnels et qui se présente comme un chat. Vous pouvez y créer des groupes de travail pour partager les différentes informations sur un même projet et classer les fils de discussion dans l'ordre que vous souhaitez. Le petit plus est de pouvoir intégrer d'autres logiciels de travail afin de recevoir des notifications si une action a été réalisée sur un autre outil. L'information est instantanée et partagée avec tous les membres de l'équipe concernés par le sujet.

Il existe bien entendu d'autres messageries instantanées qui peuvent être directement en lien avec votre adresse mail ou encore des services qui permettent de s'envoyer des messages vocaux. C'est le cas, par exemple, de Yak ou de Discord. Ce dernier offre également la possibilité de partager son écran ou de faire des appels vidéo.

Animer ou participer à une réunion

Pour un travail efficace, une équipe doit être en capacité d'échanger et de se réunir pour lancer ou suivre un projet. Avec le télétravail, ces réunions se font désormais en visioconférence. Si Skype est à privilégier pour les réunions en petit comité, Zoom sera l'option à choisir pour les appels réunissant plusieurs personnes. L'avantage de cet outil est que le chef de projet en charge de l'animation peut tout gérer à distance. Il donne la parole à ses intervenants, coupe les micros de ses interlocuteurs et planifie la réunion en quelques clics.

Une autre possibilité est d'utiliser Webex.Si les fonctionnalités sont sensiblement les mêmes que sur Zoom, Webex se différencie en mettant à disposition des supports de formation à distance et propose des options avancées idéales pour l'organisation de webinaires.

Améliorer la qualité des échanges

Travailler depuis son domicile et échanger avec ses collègues via internet peut vite devenir compliqué si des éléments extérieurs viennent perturber la conversation. Pour limiter les effets sonores, il existe Krisp. Ce logiciel est compatible avec toutes les applications de communication et vient filtrer les bruits afin de fluidifier la discussion et de n'entendre que son interlocuteur.

Organisation et gestion de projets

Rester en contact avec ses collaborateurs est primordial toutefois, il faut également songer aux projets en cours. Pour cela aussi, plusieurs outils ont été développés et sont employés dans les entreprises. Parmi eux, on trouve Trello. Le concept est basé sur l'utilisation de post-it virtuels en guise de pense-bête. Chaque étape du projet est détaillée dans un tableau où tous les acteurs peuvent venir épingler l'état d'avancement de leurs travaux.

Parmi les autres outils populaires, on retrouve :

• Airtable, qui permet de prioriser et hiérarchiser les projets.

• Tandem, où le partage d'écran autorise à travailler à plusieurs sur une même tâche.

• Asana, qui intègre les mêmes fonctions, mais avec en supplément une notion de temps avec la présentation des délais et des échéances à respecter.

De même, on peut citer Miro qui est un logiciel s'apparentant à un tableau blanc interactif. Le concept est idéal pour les équipes créatives puisque chacun peut y déposer ses idées afin de mener efficacement une réflexion commune.

Réunir les compétences de chacun dans un même outil

Il est impossible d'évoquer la gestion de projets sans mentionner le logiciel Notion. Cet outil regroupe des dizaines de fonctionnalités dont les plus courantes sont de pouvoir :

• créer des documents de texte ou des tables de calculs ;

• gérer les tâches d'un projet ;

• prendre des notes ;

• interagir avec d'autres outils de travail.

Un autre gros avantage de Notion est la création, en toute simplicité, d'une base de données des connaissances utiles à l'entreprise. Chaque collaborateur contribue à alim société enter ce « Wikipedia » interne afin que le savoir de chacun soit accessible à l'ensemble de la société. Ainsi, même après le départ d'une personne, ses connaissances restent à la disposition de ses anciens collègues.

Gagner en productivité et en efficacité

Dans les entreprises, un des principaux freins au télétravail est la crainte d'un manque de productivité. Si des outils existent pour rassurer les managers, la première des choses à faire sera, pour la personne qui travaille depuis son domicile, de se créer une routine. Comme au bureau, il conviendra de suivre un planning en se fixant des horaires de travail précis. Début de journée, fin d'activités et temps de pause devront être respectés. Il s'agit de structurer sa journée, de planifier ses tâches et de s'y tenir.

Aussi, pour s'assurer que les heures travaillées à la maison soient optimisées, plusieurs solutions peuvent venir aider à une meilleure organisation. On peut évoquer des sites comme MindMeister ou Workflowy dont le principe est de mettre en action une liste des tâches à réaliser en organisant ses idées selon les priorités quotidiennes.

Rester concentré sur son activité

Cependant, il est possible que trop d'éléments continuent de vous perturber. En effet, les sources de distraction sont plus nombreuses à domicile qu'au bureau. On est vite tenté d'aller sur les réseaux sociaux, de consulter son horoscope ou les derniers résultats sportifs. Pour limiter cet impact négatif, vous pouvez installer l'extension Mindful Browsing qui, durant vos heures de travail, bloquera l'accès aux sites inutiles pour votre activité professionnelle.

Bien savoir gérer son temps

Pour aller plus loin dans la démarche en cherchant à optimiser au mieux vos heures de télétravail, vous pouvez vous inspirer de la méthode Pomodoro qui est à la base du fonctionnement de l'application Pomofocus. Le principe est de travailler par tranches de 25 minutes entrecoupées d'une pause de 5 minutes. Chaque tranche de travail étant consacrée à une seule et unique tâche.

Plusieurs sites peuvent également être utilisés pour mesurer votre temps de travail. RescueTime ou Timely, vont chronométrer en arrière-plan le temps que vous passez sur chaque site ou sur les différentes actions à mener comme la gestion de vos courriers électroniques.

Une dernière solution est proposée par le site Clockify. Vous paramétrez vos projets et les tâches correspondantes puis lancez un compteur en démarrant votre activité. Clockify vient alors renseigner différents types de données, comme la rentabilité de vos missions en fonction de votre salaire ou du tarif de vos prestations.

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La gestion des données

Un autre inconvénient souvent montré du doigt est l'utilisation des données en dehors du réseau local et sécurisé de l'entreprise. Toutefois, des solutions existent.

Protéger les informations internes

La première option est l'utilisation d'un VPN (Virtual Private Network, ou en français réseau privé virtuel) qui sécurise et bloque les connexions entrantes sur votre ordinateur.

Pour protéger vos mots de passe, l'emploi de 1Password est recommandé. Ce site protégé va héberger et renouveler sans cesse vos mots de passe pour tous les sites et applications que vous utilisez. En plus de sécuriser vos données, vous n'avez plus qu'à vous souvenir d'un seul mot de passe, 1Password s'occupe du reste.

Le partage de documents

Avec le télétravail, il n'est plus possible de passer dans le bureau d'un collègue pour avoir accès à ses dossiers. Désormais, tout se fait en ligne avec des solutions de cloud. Tous les géants de l'informatique ont ainsi développé leur application permettant de stocker et d'échanger des milliers de gigas de données. One Drive, iCloud ou Dropbox sont les outils les plus populaires en la matière. Ils permettent une sauvegarde en ligne où les documents peuvent être consultés ou modifiés par toutes les personnes intéressées.

Comme nous l'avons vu, nombreux sont les outils de télétravail à avoir facilité la transition entre une activité de bureau et un exercice à domicile. Applications de communication de plus en plus pointue, tableaux interactifs pour la gestion de projets ou encore outils d'aide à la concentration et à la gestion du temps sont autant d'avancées technologiques qui permettent de vivre sereinement et efficacement le télétravail.

Pour autant, l'informatique possède ses limites et il est indispensable que les entreprises prennent en compte la santé mentale des salariés. Se retrouver seul sans lien social peut être bouleversant, il est donc primordial de rester vigilant et à l'écoute des besoins des équipes. Si des applications comme Talkspace ont été créées pour mettre à disposition des télétravailleurs des espaces d'échanges et de services de télésanté, la meilleure action à mener reste l'empathie et l'envie de prendre soin de ses collaborateurs. Rien ne remplacera la communication et la gratitude que l'on peut partager, même à distance.

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