Emplois assistant de direction h f (Toulouse (31))

Description du poste

Intitulé de la fonction / poste

Assistant.e de Direction H/F H/F

Type de contrat

Durée indéterminée

Nature de contrat

Temps plein

Statut

Cadre

Votre mission

SPIE ICS est un acteur majeur dans le domaine des services informatiques et de la transformation numérique. Nous mettons un point d'honneur à offrir des solutions innovantes pour répondre aux besoins de nos clients tout en favorisant un environnement de travail dynamique et collaboratif.

Mission

Sous la responsabilité de la Direction des Activités, vous jouerez un rôle clé dans la coordination des activités de la Direction, l'organisation d'événements et le maintien de la communication interne et externe. Ce poste implique une grande variété de tâches administratives et organisationnelles nécessitant une interaction proactive avec de multiples parties prenantes, tant en interne qu'en externe.

Missions principales

• Accueillir téléphoniquement et physiquement les interlocuteurs avec professionnalisme et courtoisie.
• Organiser l'agenda de la Direction, coordonner les rendez-vous, les déplacements professionnels et les réunions.
• Assister la Direction dans ses missions métier sur demande, en apportant un soutien administratif spécifique.
• Appliquer les procédures de "Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement" en vigueur au sein de l'entreprise et promouvoir une démarche d'amélioration continue.
• Gérer les notes de frais avec rigueur et précision.
• Planifier et organiser les réunions, établir l'ordre du jour, réserver les salles et rédiger les comptes rendus.
• Rédiger des rapports et des comptes rendus en garantissant la qualité et la précision des informations diffusées.
• Instruire les dossiers pour le compte de la Direction, permettant une préparation efficace à la prise de décision.
• Organiser des événements pour les clients, partenaires et personnel, en contribuant à l'image de l'entreprise.
• Suivre les réclamations et les résiliations clients, veillant à résoudre les problèmes dans les meilleurs délais.
• Réaliser des travaux administratifs et de secrétariat pour soutenir l'activité de l'entité.
• Participer à la gestion des opérations de marketing, de communication, commerciales et techniques, et assurer le reporting sur certains indicateurs.
• Émettre les demandes d'achat en respectant les directives internes et les procédures d'utilisation des systèmes de gestion.
• Gérer et suivre les délégations de pouvoirs, en veillant à ce que les responsabilités soient clairement définies et respectées.

Missions spécifiques

• Organisation des réunions stratégiques telles que la revue d'opportunités, Go-NoGo, et le bouclage des documents autorisés à la signature.
• Coordination avec les différentes divisions de DAGA et les assistants/assistantes, ainsi que la gestion des demandes provenant du siège.
Gestion des interfaces avec d'autres directions, le CSE (Comité Social et Économique) et les activités liées à la communication interne.

Votre profil

• Compétences en gestion administrative : Solide expertise en gestion administrative et secrétariat, garantissant une efficacité optimale dans l'exécution des tâches quotidiennes.
• Maîtrise des outils informatiques : Bonne connaissance des logiciels bureautiques, essentielle pour une gestion fluide des missions.

Qualités requises

• Compétences relationnelles : Aisance dans les échanges, que ce soit par écrit ou à l'oral, facilitant ainsi la communication avec les interlocuteurs internes et externes.
• Sens de l'organisation : Capacité à s'organiser en fonction des priorités et des objectifs, tout en faisant preuve de proactivité.
• Discrétion et confidentialité : Engagement à respecter la confidentialité des informations traitées et à agir avec discrétion dans les échanges.
• Empathie et écoute : Aptitude à écouter les besoins des autres et à faire preuve d'empathie dans les interactions.
• Rigueur et précision
• Expérience de 5ans

Vos futurs avantages :

Nous offrons entre autres des indemnités repas de 10€ par jour travaillé (prises en charge à 60 % par l'entreprise). Vous bénéficierez également de 10 jours de RTT par an, auxquels s'ajoutent 3 jours supplémentaires dès 1 an d'ancienneté. De plus, un intéressement et une participation aux bénéfices sont prévus, ainsi qu'un CSE avantageux, une prime vacances. Nous proposons également un programme d'actionnariat pour les salariés, vous permettant de devenir acteur de notre succès.

Le suivi :
Votre manager vous accompagnera au quotidien. En parallèle, la Direction des Ressources Humaines et l’équipe recrutement vont assurer votre bonne intégration au sein de nos équipes, en anticipant vos premiers pas chez SPIE ICS.

Ce programme d’on-boarding se fait sur site et au travers d’un parcours digitalisé avec des étapes clé, des points d’échanges et des moments de convivialité au sein des équipes.

L’évolution :
L’implication, le sérieux et le dynamisme dont vous ferez preuve permettront à votre manager, ainsi qu’au service RH, de vous proposer différentes évolutions tout au long de votre carrière.

SPIE ICS promeut la mobilité interne au sein de la filiale et du Groupe (horizontale, verticale, géographique).

Témoignage :

Découvrez le témoignage de Julie, Team Leader chez SPIE ICS https://youtu.be/e8VIG0dS058?si=fT3gLGY3TBPsLums

Processus de recrutement :
Un premier entretien avec l'un(e) de nos chargé.es de recrutement, un second entretien avec un opérationnel.

Chez SPIE ICS, nous nous engageons à intégrer la compétence NR (Numérique Responsable) afin de promouvoir des pratiques durables et éthiques au sein de notre organisation.

Nous valorisons la diversité et encourageons les candidats de tous horizons, y compris les personnes en situation de handicap, à postuler pour enrichir notre entreprise de leur perspective unique.

Vous rejoindrez SPIE ICS au sein d’un périmètre certifié ISO 27001, ce qui vous conférera des responsabilités en matière de sécurité de l’information.

Critères candidat

Niveau d'étude recherché

E-BAC+3 ou équivalent (FR) / Bachelor (BE)

Expérience minimum

6 ans ou plus

Langue(s) de travail

Français (E-Bilingue ou Langue Maternelle)
Anglais (D-Maitrise professionnelle complète)

Informations générales

Entité

Référence

2025-39366