Assistant administratif H/F

La Société Alpine Géotechnique (SAGE Ingénierie) est un bureau d'études de sols indépendant (SAS), de 80 personnes environ, dont les services couvrent toute l’ingénierie géotechnique, avec notamment la particularité d'être adaptée depuis sa création aux terrains de montagne (Alpes, Massif Central et Pyrénées). Ses principaux domaines d’activités sont :

• Les risques naturels (glissements de terrains, éboulements rocheux,...),
• Les aménagements en montagne (remontées mécaniques, piste de ski, retenues collinaires),
• la géotechnique, génie civil et travaux publics (bâtiments, Ouvrages d’Art, soutènements, terrassements, routes, conduites forcées, digues et barrages),
• l’instrumentation/auscultation d’ouvrages géotechniques et de sites instables,
• les reconnaissances géophysiques,
• les essais de mécanique des sols et roches en laboratoire.

La SAGE recherche un Assistant Administratif H/F en CDD pour son siège social à Gières (38) pour un remplacement en congés maternité. La période pressentie est du 14 octobre 2024 au 30 avril 2025.

Sous la responsabilité du Responsable administratif et financier, vous aurez en charge les tâches principales suivantes :

Missions et tâches principales du poste :

- Accueil téléphonique (standard) et physique (visiteurs, prestataires, transporteurs…) : réception, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements ;

- Réception, traitement et diffusion de l’information : réception, enregistrement, rédaction et transmission des courriers et des e-mails ;

- Saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendus, rapports) ;

- Gestion et suivi des contractualisations financières du siège et des agences 26 et 74 via l’ERP : devis, commandes et facturation (dépôt et suivi sur Chorus Pro, CEGEDIM) - création des dossiers ;

- Gestion des contrats de sous-traitance ;

- Commandes de fournitures courantes et gestion des stocks du siège ;

- Organisation des déplacements des salariés : réservations de véhicules de location, de train, d'avion, d'hôtel, etc ;

- Gestion de l’entretien du parc automobile

- Assistance en suivi administratif et financier pour les marchés de maîtrise d’œuvre et les marché de travaux, suivi administratif et financier des contrats de marchés.

- Relance clients

- Gestion des contentieux

En tâches secondaires et ponctuelles :

Remplacement de l’assistante administrative et technique agences Sud-Ouest : commandes et facturation des agences (standard et mails uniquement sur longue période)

Exigences requises :

· Formation et qualifications nécessaires :

Bac + 2, type BTS ou DUT Gestion d’Entreprise et Administration, comptabilité-secrétariat ou équivalent.

Expérience 1 an minimum

Compétences nécessaires :

• Maitrise des techniques de communication et des outils informatiques et bureautiques, Internet/messagerie, Gestion budgétaire
• Maitrise de l’expression écrite et orale
• Maitrise des ERP et de la plateforme Chorus Pro
• Maitrise des normes rédactionnelles

Une connaissance des marchés publics est appréciée.

Qualités :

• Capacité de rigueur, d'adaptation, polyvalence, autonomie, organisation, disponibilité, réactivité.
• Maitrise de soi, des situations de stress et de tensions.
• Capacité à évaluer les priorités des demandes.
• Aisance relationnelle et sens de l’accueil.
• Aptitude au travail en équipe.

Conditions et contraintes d’exercice :

Temps plein, 36,45 h/semaine soit du lundi au vendredi.

Rémunération : à partir de 2200 € en fonction de l’expérience.

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 6 mois

Rémunération : Jusqu'à 2 200,00€ par mois

Formation:

• Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

• Expérience administrative: 1 an (Requis)

Langue:

• Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date limite de candidature : 07/10/2024