Voici le scénario : vos annonces enregistrent un bon trafic et les chercheurs d'emploi postulent. Malgré tout, vous passez à côté des meilleurs profils, car le délai entre la candidature, l'entretien et le recrutement s'étale sur plusieurs semaines, voire davantage. Le candidat, lassé et frustré d’attendre en vain des nouvelles, a l’impression que sa candidature est tombée dans un « trou noir ».

Ces délais prolongés peuvent entraver votre recherche et vous faire passer à côté de la recrue idéale : 49 % des responsables RH affirment avoir loupé le coche avec un candidat en raison de la lenteur du processus de recrutement. 


On peut comprendre que les équipes de recrutement veulent s'assurer d'avoir identifié les profils les plus pertinents et adéquats. Il n'en reste pas moins vrai que prolonger à l'excès la phase de recherche pose un autre problème : les meilleurs talents peuvent se tourner vers d'autres entreprises plus rapides.

Et il ne s'agit pas seulement de passer à côté d'un candidat. Des sites tels que Glassdoor et Indeed collectent volontiers les avis et les notes des candidats. Nombreux sont ceux qui, ayant attendu des semaines, voire des mois, un retour concernant un poste (ou bien qui n'ont jamais reçu de réponse à la suite de l'entretien), pourraient bien avoir un avis assez peu favorable à partager sur leur expérience, ce qui pourrait altérer votre image de marque employeur, mais aussi et surtout avoir un impact sur votre recrutement. 

Identifiez des candidats cibles plus rapidement

Intégrer des évaluations et des outils de présélection au processus de candidature peut contribuer à limiter ces délais. En éliminant dès le départ les candidats moins pertinents, les recruteurs peuvent se concentrer sur un vivier restreint de talents plus adéquats, mais également identifier plus facilement et plus rapidement les potentielles nouvelles recrues. Il faut ensuite interagir avec les meilleurs profils au plus tôt, sans attendre d'avoir réuni un certain nombre de candidats auxquels faire passer un entretien ; cette attente prolongerait les délais et vos candidats finiraient par tomber dans ce fameux « trou noir ».

Si votre équipe utilise déjà des outils de présélection, mais peine toutefois à accélérer l'interaction avec les candidats et le recrutement, il pourrait être utile de repenser le type et le nombre de questions ou d'étapes de présélection de votre processus de candidature. Si vous posez trop de questions, même les candidats les plus pertinents pourraient s'arrêter là. Si vos questions manquent de pertinence, cela aura des conséquences négatives sur le tri et la présélection.

Par exemple, si votre poste à pourvoir requiert des qualifications ou des diplômes spécifiques, intégrez une question de présélection afin de vérifier que le candidat satisfait à ce critère. Lorsque vous filtrerez les candidats, vous retirerez immédiatement ceux qui n'ont pas les qualifications requises. Vous n'aurez donc plus besoin d'accorder du temps à des candidatures qui ne répondent pas à vos critères essentiels. À tort, certains employeurs mentionnent parfois des qualifications préférables comme étant essentielles. Cela peut décourager les personnes au profil pertinent de postuler. Pour optimiser le recrutement, veillez à prioriser les points primordiaux et à désigner clairement les critères facultatifs comme étant préférables, dans vos descriptions de poste.

D'autre part, passez en revue vos questions de présélection afin d'en vérifier la pertinence au regard des critères de l'annonce. S'enquérir de la disposition d'un candidat à partir en déplacement, par exemple, peut ne pas être pertinent dans l'immédiat et dissuader les talents de postuler. Dans l'idéal, simplifiez les questions de présélection de façon à ce qu'elles ne concernent que les points cruciaux pour le poste. Une fois les candidatures reçues, les recruteurs pourront se concentrer sur les candidats qui correspondent davantage à leurs critères initiaux et ainsi avoir à disposition un vivier de talents plus étendu.

Automatisez l'expérience des candidats  

Intégrer des évaluations et des étapes de présélection obligatoires préalablement aux entretiens peut vous aider à identifier les candidats à fort potentiel. En parallèle, toutefois, les équipes des ressources humaines et du recrutement sont, là encore, sous pression face au manque de ressources et à la hausse de la demande : 74 % des responsables RH indiquent que, depuis le début de la pandémie, leur rôle n'est plus le même. En plus de la gestion d'une augmentation du travail concomitante avec la diminution des ressources, nombre d'entre eux doivent également préparer de multiples enquêtes à destination des employés, constamment transmettre des actualités sur l'entreprise ou concernant la pandémie, ou encore améliorer les avantages offerts dans leur entreprise afin de rivaliser avec la concurrence. Dans le même temps, les équipes chargées de l'acquisition de talents doivent désormais assumer la responsabilité anxiogène d'un recrutement de masse sur un marché toujours plus concurrentiel.

Les responsables RH ont commencé à intégrer davantage l'automatisation et l'intelligence artificielle à leurs processus afin d'éliminer les tâches fastidieuses de la to-do list de leurs équipes. De nombreuses tâches répétitives peuvent être confiées à une machine, ce qui réduit le temps nécessaire et permet aux équipes RH et aux services de recrutement de consacrer leur temps à des tâches à forte valeur ajoutée qu'eux seuls peuvent effectuer. Voici quelques exemples de tâches pouvant facilement être automatisées. 

Évaluations et présélections 

Nous l'avons dit, les évaluations et la présélection préalables à l'entretien permettent d'identifier les candidats les plus pertinents. Il est, néanmoins, possible d'élaborer et de mettre en œuvre ce processus sans passer par des étapes manuelles. En automatisant la présélection des candidats, les équipes peuvent définir plusieurs paramètres. Tous les candidats doivent-ils recevoir une évaluation à remplir ? Seuls ceux dont la candidature inclut certains intitulés de poste, ceux qui ont une expérience professionnelle spécifique ? Ceux qui mentionnent certaines qualifications ou certains diplômes dans leur CV ? Ceux qui remplissent d'autres critères ? 

En configurant ces éléments déclencheurs, on peut alors favoriser la progression des candidats dans le processus, et ainsi créer une expérience positive et fructueuse pour les candidats, tout en aidant les équipes à identifier les candidats pertinents plus rapidement. 

Simplification des communications et de la planification

Plus que jamais, l'organisation des entretiens avec les candidats peut s'avérer complexe. Si votre entreprise souhaite réaliser des entretiens en personne, la planification de créneaux horaires afin d'accueillir des candidats éloignés peut entraîner un important allongement des délais. Les entretiens en ligne peuvent également être difficiles à planifier, en particulier si les candidats travaillent à temps plein.

Afin de surmonter ces difficultés et bien d'autres, et de réduire les échanges par email au strict minimum, de nombreux professionnels du recrutement recourent à des outils automatiques de planification. Plus besoin de demander aux candidats leurs disponibilités (ni d'indiquer le créneau disponible pour l'employeur en espérant que cela convienne) ; un outil qui gère la planification et l'interaction avec les candidats offre aux chercheurs d'emploi tout ce dont ils ont besoin pour réserver un créneau libre et obtenir confirmation du lieu et du déroulement de l'entretien. Par exemple, l'outil de planification d'entretiens d'Indeed présente les fonctionnalités suivantes :

  • Automatisation de la planification pour les candidats approuvés 
  • Réception de confirmations et de réponses de la part des candidats
  • Accès à la liste des entretiens à venir
  • Modification des informations liées à l'entretien
  • Annulation ou report des entretiens
  • Transmission de feedback après l'entretien


Ce programme permet non seulement de faciliter la mise en relation avec les candidats, la planification d'entretiens et le partage de feedback, mais offre également aux candidats la possibilité de répondre par message aux invitations à un entretien, et ainsi de confirmer leur disponibilité afin d'éviter la non-présentation aux entretiens.

L'automatisation du processus de planification présente un gain d'efficacité immédiat. Néanmoins, une mise en œuvre peu préparée peut manquer d’une intéraction humaine. Par ailleurs, si les candidats ne sont pas sûrs de savoir comment utiliser les outils ou se trouvent déconcertés face à une demande d'informations personnelles, votre équipe pourrait laisser une impression négative sans le vouloir. Cela peut avoir des répercussions sur la façon dont les talents perçoivent votre marque et ternir leur volonté de rester dans la course.

Si votre équipe constate un taux de réponse plus bas que prévu avec des outils automatisés de communication et de planification, envisagez de prévoir de courts appels entre les recruteurs et les candidats. Cela peut aider votre équipe à anticiper ce qui sera à prévoir dans les communications automatisées qui suivront, par exemple les vérifications de références, d'expériences, ou encore la planification des étapes à suivre.

Automatisation de la vérification des références

Inutile d'allouer davantage de budget ou de ressources pour effectuer cette tâche fastidieuse qu'est la vérification des références. Grâce à la simplification du processus d'évaluation des candidats, une équipe peut accélérer la sélection des profils pertinents et l'interaction avec eux, de façon à éviter des délais trop prolongés.

Par conséquent, pensez à la façon dont vous pourriez faciliter la vérification des expériences et des références. Il est probable que votre équipe vérifie déjà le profil des candidats finaux avant de présenter des offres. Ce processus peut toutefois durer jusqu'à une semaine et retarder l'interaction avec les candidats ou l'envoi d'une offre.

Pour accélérer ce processus, nombre d'équipes de recrutement intègrent des automatisations à leur fonctionnement. La vérification en ligne des références permet, par exemple, de confirmer les informations fournies par le candidat à tout moment, où que l'on se trouve, sans avoir à échanger de vive voix avec les interlocuteurs concernés. 

L'automatisation de l'ensemble ou d'une partie de la vérification des expériences peut permettre de faire d'une pierre deux coups : maintenir l'engagement des candidats tout en se délestant d'une tâche chronophage. Si les candidats peuvent justifier par eux-mêmes de leur parcours via email ou par le biais d'un formulaire en ligne, votre équipe pourra rayer cette tache de sa liste tout en s'assurant qu'elle sera effectuée.

Soyez honnête et direct

Ne nous arrêtons pas là : il faut bien veiller à ce que vos annonces soient transparentes, authentiques et reflètent « la vie réelle » dans votre entreprise. Si les spécificités du poste sont indiquées sans équivoque, notamment les responsabilités, les besoins de l'entreprise au quotidien et d'autres critères cruciaux, les candidats dont le profil ne convient pas pour le poste pourront se tourner vers des opportunités qui leur correspondent davantage.

De même, ne craignez pas d'être direct. Si, comme nous l'avons évoqué, votre liste de qualifications requises ne doit pas faire fuir de potentiels candidats, vous devez tout de même mentionner explicitement les prérequis dès le départ. Si vous avez besoin de personnel infirmier en pratique avancée parce que le poste comprendra la gestion d'une équipe d'infirmiers ou la supervision de cas complexes, indiquez-le clairement. Si un spécialiste du marketing digital doit avoir de l'expérience dans le paiement par clic parce qu'il gérera des millions d'euros de budget, dites-le sans détour et ajoutez que seuls les candidats qui disposeront de ces qualifications seront étudiés pour obtenir le poste. 

Accélérez les processus de recrutement 

C'est, ici encore, une difficulté répandue : les équipes reçoivent des CV à foison et il leur faut du temps pour faire le tri et identifier les candidats pertinents. 42 % des candidats français affirment recevoir un retour plus d'une semaine après avoir envoyé leur candidature, la plupart du temps1

Plus les délais entre les interactions s'allongent, plus vous êtes susceptible de perdre des talents de premier choix. Un investissement en temps et en ressources (notamment financières) plus important de la part des entreprises peut donc être nécessaire pour que leurs postes soient pourvus. Des délais trop importants peuvent même contraindre une équipe de recrutement à recommencer l'ensemble du processus des semaines, voire des mois, plus tard, lorsque le vivier initial de talents n'est plus disponible.

Toutefois, il ne doit pas nécessairement en être ainsi. Prendre conscience de ce trou noir des ressources humaines et mettre en place des mesures pour en venir à bout permet d'accélérer le recrutement, d'améliorer l'expérience des candidats, et ainsi d'attirer encore davantage de talents d'exception.