Le processus d'intégration d'un candidat, aussi appelé onboarding, est composé d'un ensemble de pratiques liées à l'accueil d'un nouveau collaborateur. L'objectif est de lui présenter son quotidien en détail, ainsi que la culture d'entreprise et son mode de fonctionnement. 

Le fait d'améliorer cette intégration permet d'accorder à la nouvelle recrue toute l'attention qu'elle mérite. Cela est d'autant plus important lors du processus de recrutement lui-même : laisser l'intégration de côté pourra causer la perte de talents, puisque ces derniers risquent de se sentir exclus de la vie de l'entreprise. Autrement dit, améliorer l'intégration des salariés est sans doute l'un des leviers pour augmenter le taux de rétention du personnel (encore plus nécessaire dans un contexte de turn-over en hausse).

L'onboarding, une brève définition 

Le rôle central d'un processus d'onboarding (traduit par “embarquement” en français) est d'accueillir et d'intégrer les nouvelles recrues au sein des équipes. Pour ce faire, tout un parcours doit être mis en place afin que le nouvel arrivant puisse s'adapter rapidement à son nouvel environnement professionnel. Cela concerne plusieurs branches, tant opérationnelles que relationnelles : 

L'intégration opérationnelle 

L'intégration opérationnelle inclut :

  • la présentation des outils de travail et logiciels nécessaires au quotidien ; 
  • l'organisation de formations et workshops pour faciliter la compréhension des activités et des responsabilités ; 
  • la mise à disposition de tout matériel qui puisse contribuer au déroulement des activités journalières ; 
  • la présentation de documents importants et contrats.

L'intégration relationnelle 

L'intégration relationnelle, quant à elle, se définit par :

  • la présentation de la nouvelle recrue aux équipes ; 
  • l'attribution d'une personne responsable pour guider ce processus d'intégration, en faisant un suivi régulier ; 
  • des invitations aux happy hours et événements qui peuvent aider à la socialisation de la nouvelle recrue.

Les conseils pour une intégration candidat réussie

Selon un sondage réalisé par Go2nextlevels et OfficeVibe (en anglais), améliorer l'intégration candidat est un réel besoin pour 51 % des salariés, y compris en France. Le même sondage montre que 58 % des collaborateurs ayant bénéficié d'un parcours d'intégration sont encore dans l'entreprise trois ans plus tard. Voici nos conseils pour réussir : 

Une communication fluide entre les équipes pour identifier les besoins

Savoir bien communiquer est fondamental, spécialement lors de la création du plan d'intégration qui devra être adapté à la nouvelle recrue. Il est important d'écouter les différentes opinions venant des managers, comme des juniors, mais également des assistants ou de toute personne en contact avec le nouveau salarié. 

Avec l'aide des professionnels RH, il est possible de concevoir une feuille de route comportant toutes les formations, workshops, réunions, présentations et matériels importants à préparer pour l'intégration de la nouvelle recrue. Il est essentiel de créer un parcours personnalisé, qui s'appuie sur différentes perspectives. Pour ce faire, la simple création d'un document partagé avec les personnes concernées peut suffire. 

Le suivi du parcours d'intégration pendant toute sa durée

Votre nouveau salarié aura besoin d'une personne pour le soutenir et l'accompagner durant tout le parcours de son intégration. Il est préférable que cette personne fasse partie de l'équipe RH, et qu'elle puisse planifier des réunions à des intervalles de 30, 60 et 90 jours afin de s'assurer que le nouveau collaborateur a tout ce dont il a besoin.

Cependant, il est possible que quelques adaptations et changements soient nécessaires. Dans ce sens, il est important de poser les bonnes questions au salarié, comme : 

  • Le volume d'informations reçues est-il trop important ? 
  • Le temps consacré à l'intégration devrait-il être augmenté ou diminué ? 
  • La documentation manque-t-elle de clarté ? Est-elle assez détaillée ? 
  • Le salarié a-t-il besoin d'une formation ou d'une aide supplémentaire ?
  • Quel est son ressenti par rapport à ce parcours d'intégration ?

L'onboarding RH est un parcours dont le candidat est l'acteur principal. Donner de la voix à ses impressions fera toute la différence. Cela est encore plus décisif lors de l'insertion des générations Y et Z, qui ont un rapport différent avec la hiérarchie et veulent participer aux décisions en entreprise.   

La diversité et l'inclusion pour une insertion sans faute

Le besoin de tenir compte de la diversité, de l'égalité et de l'inclusion est plus important que jamais. Ces initiatives restent parmi les 5 tendances de 2023 en matière d'emploi, selon le rapport élaboré par Indeed et Glassdoor. Quand on parle d'intégration, il est essentiel de se pencher sur la façon de rendre l'expérience salariée plus diverse et inclusive, en ayant l'égalité des chances comme préoccupation principale.

Pour ce faire, il est nécessaire de renforcer l'action contre les discriminations, comme celles à l'encontre des collaborateurs LBGT+. La représentativité fait partie des ingrédients pour améliorer le bien-être des employés, et ce même pendant leur intégration.

Plus ils seront à l'aise, plus ils auront tendance à profiter de leur processus d'insertion en entreprise.

Pourvoir le temps nécessaire pour l'absorption des informations

Les entreprises veulent souvent un professionnel opérationnel en peu de temps. Cependant, un processus d'accueil prendra idéalement 3 mois, et pourra aller jusqu'à 100 jours, comme l'indique cet article des Échos sur l'intégration des nouveaux collaborateurs. Cela correspond au temps de compréhension du mode de fonctionnement de l'entreprise, de ses enjeux, de sa culture interne, de ses responsabilités et de ses outils de travail. 

Une intégration réussie comprend plusieurs rendez-vous avec le manager et avec le RH, pour que le nouveau salarié arrive à se projeter et à gagner en confiance. Avec une charge d'informations intense, il est essentiel de prendre le temps. Dans le cas contraire, vous risquez de semer la confusion et de troubler votre nouveau talent.

La patience, l'empathie et l'ouverture au dialogue seront, de ce fait, fortement appréciées pendant ce parcours. 

La collecte de données pour optimiser et adapter l'expérience 

Même si chaque parcours d'intégration doit être personnalisé, il est capital de se baser sur des expériences antérieures pour améliorer son déroulement. Pour cela, il est essentiel de réaliser des sondages et enquêtes avec vos salariés actuels, en leur demandant leurs avis sur l'onboarding RH. 

Une autre façon de recueillir des données est de profiter des processus d'offboarding (période précédant le départ d'un salarié) pour demander l'avis du salarié lorsqu'il quitte l'entreprise. Dans ce cas, comme les liens du contrat de travail sont rompus, il sera plus facile pour l'employé de donner son avis sur les points à améliorer. Ces témoignages sont un outil précieux pour ajuster votre stratégie.

Onboarder à distance : le parcours collaborateur transformé

Avec toutes les transformations post-pandémiques, les entreprises ont dû réinventer leur manière d'onboarder avec des solutions à distance. Ces solutions de suivi à distance sont des outils indispensables aux nouveaux salariés recrutés hors des murs du bureau. En voici quelques exemples : 

  • L'utilisation d'un chatbot pour rappeler au salarié les formations, les réunions ainsi que la disponibilité de documents prêts à être consultés. Les notifications peuvent être programmées de manière à s'adapter au parcours spécifique du nouvel employé.
  • La centralisation de tous les documents dans un cloud ou dans un intranet dédié.
  • Des outils de conversation via chat et vidéo entre les équipes.
  • Des logiciels de RH pour simplifier la signature et l'envoi de documents.

En revanche, des rencontres en présentiel sont fortement conseillées pour faciliter la socialisation et renforcer le sentiment d'appartenance à une équipe. L'intégration reste, après tout, la clé pour la rétention et pour l'autonomie de vos salariés.