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1 offre d'emploi

Job Post Details

Agent administratif et d'accueil H/F - job post

UCLy
74000 Annecy
CDI, Temps plein

Détails de l'offre

Correspondance entre ce poste et votre profil.

Type de poste

  • CDI
  • Temps plein

Temps de travail

  • Travail en journée
  • Du lundi au vendredi

Lieu

74000 Annecy

Avantages
Extraits de la description complète du poste

  • Prise en charge du transport quotidien
  • RTT

Description du poste

L’UCLy (Université Catholique de Lyon) poursuit son développement à Annecy. Sa business school, l’ESDES, membre de la conférence des Grandes Écoles et sa Faculté de Droit proposent 3 programmes principaux de formation : une licence en droit, un bachelor (grade de licence) en management et marketing et le programme grande école en cycle master à partir de la rentrée 2024.

Le campus offre aux étudiants une large gamme de services : cafétéria, bibliothèque universitaire, espaces de travail, bureaux pour les projets associatifs, médecine universitaire et est idéalement situé à 15 minutes à pied de la gare et du centre-ville d’Annecy. Le campus accueille environ 400 étudiants actuellement.

Principale mission :

Il s’agit d’une mission d’accueil, de renseignement et de support administratif pour l’ensemble des publics de la communauté universitaire de l’UCLy (professeurs, étudiants, entreprises, parents, etc…). Il s’agit d’un rôle d’orientation, à l’interface entre les publics et les différents services de l’UCLy.

Accueil et informations

  • Assurer l’accueil téléphonique, physique et par mail du public ;
  • Assurer une surveillance et permettre les accès sur le campus en appui des moyens généraux (distribution des cartes d’accès, etc…)
  • Diffuser les informations de manière ciblée (par voie d’affichage ou dématérialisée) ;
  • Gérer le courrier postal, préparer et envoyer des mailings, plaquettes, etc. ;
  • Prendre en charge les commandes de fournitures courantes ainsi que les opérations de reprographie, de reliure et de numérisation ;
  • Gestion des ressources salles conformément aux emplois du temps : organisation des cours, réunions, conférences, examens… avec mise à disposition des moyens logistiques (utilisation du logiciel ADE SOFT) ;
  • Accueil et appui à l’animation des manifestations organisées sur le campus, conférences et concours.

Support administratif

  • Accueil des professeurs/vacataires pour l’organisation des cours (feuilles de présence, supports enseignement, emplois du temps...) ;
  • Renseigner les étudiants pour toutes les questions d’ordre académique et pratique : organisation du campus, vie de l’étudiant, logement, emploi du temps, etc. ;
  • Appui du bureau de scolarité pour le suivi administratif des étudiants (inscriptions, absences, édition de certificats, bulletins, gestions des notes…) ;
  • Prévoir et organiser le tri, le classement, l’archivage, l’organisation numérique des documents ;
  • Préparer, saisir et mettre en forme des documents (courriers, lettres de recommandation, etc.) ;
  • Apporter des éléments d’information fiables (tableaux de suivi, etc.).
  • Suivre les retours et emprunts d’ouvrages à la bibliothèque universitaire et s’assurer du rangement des ouvrages en lien avec le service de la BU.

Profil et compétences

  • Sens de l’accueil développé ;
  • Aisance relationnelle en interne (étudiants, professeurs) et en externe (visiteurs, prospects, entreprises, personnalités) ;
  • Rigueur ;
  • Capacité d’adaptation, d’initiative et esprit d’équipe ;
  • Très bonne maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe ;
  • Capable de s’exprimer en anglais.

Rémunération: selon le profil et l'expérience

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages :

  • Prise en charge du transport quotidien
  • RTT

Programmation :

  • Du lundi au vendredi
  • Travail en journée

Types de primes et de gratifications :

  • Prime annuelle

Lieu du poste : En présentiel

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