Emplois chargé de scolarité h f (Toulouse (31))

Sous l’autorité hiérarchique du responsable du département de gestion administrative, logistique et technique au sein du service suivi des enseignements, le/la gestionnaire de scolarité réalise l’ensemble des actes de gestion administrative nécessaire au suivi des inscrits en formation, dans le respect des contraintes et des exigences règlementaires de la formation, et prend en charge l’ensemble des actes
d’administration logistique et technique, permettant le bon déroulement du parcours de formation des inscrits. Agent polyvalent, il/elle intervient de manière transversale en support à la réalisation
des processus d’accompagnement des inscrits pilotés par les autres départements du service, sur le volet administratif, logistique et technique. A ce titre, il/elle est susceptible d’intervenir sur l’ensemble des domaines métier de l’accompagnement des inscrits et d’assurer la prise en charge de l’ensemble des statuts des inscrits (voie scolaire réglementée, formation professionnelle continue FPC, adultes et/ou individuel libre, etc.).

Réalisation des actes de gestion administrative
o Réaliser les opérations administratives requises dans le parcours de formation des inscrits, sur l’ensemble du domaine métier et pour tous les publics (voie scolaire, FPC, libres, etc.), notamment :
 Suivi de la progression et contrôle de l’assiduité, à la fois dans le cadre de l’instruction en famille et pour les inscrits de la formation financée
 Opérations relatives aux adaptations des parcours des inscrits
 Conseils de classe, commissions de passage et procédures relatives au passage en classe supérieure
 Procédures relatives aux paliers d’orientation et à l’accès à l’enseignement supérieur (Parcoursup)
 Procédures liées aux bourses et aux fonds sociaux
 Gestion et suivi des stages (conventions, avenants, attestations, etc.)
 Scolarité partagée
 Procédures spécifiques établies dans la cadre de conventions ou de partenariats (universités, écoles à l’étranger, etc.)
 Procédures spécifiques aux publics financés
 Organisation des examens.
o Etablir et diffuser les documents administratifs et de suivi de scolarité requis à destination des inscrits ou des tiers liés (services académiques ou départementaux, financeurs, etc.) : relevés de notes bulletins, livrets scolaires ou d’examen, bilans de fin de formation, attestations de compétences, etc.

Réalisation des actes d’administration des formations et de support logistique et technique à l’activité d’accompagnement des inscrits
o Contribuer à la gestion administrative des intervenants pédagogiques (suivi des dossiers des enseignants en poste adapté ou des vacataires, suivi des absences et congés, opérations de saisie technique, etc.)

o Déclarer les services des intervenants pédagogiques dans le système d’information et leurs droits sur les plateformes d’enseignement et d’apprentissage
o Assurer le suivi et la régulation du flux des copies (affectation des tâches, suivi des charges, réaffectations, etc.) et des activités.
o Préparer les services faits pour validation du supérieur hiérarchique
o Contribuer à la logistique des opérations relatives à l’animation et à la professionnalisation des intervenants pédagogiques, et au contrôle qualité de leur activité.

Contribution au traitement des demandes clients dans la chaîne de relation client
o Réceptionner les demandes transmises par le centre de relation client ou le département gestion de la relation client de l’unité opérationnelle
o Analyser, qualifier la demande et proposer des éléments de réponse
o Assurer la traçabilité des informations dans le système d’information

Contribution à l’amélioration continue des processus métier
o Respecter les procédures de réalisation des actes de gestion administrative
o Participer à l’activité de suivi qualité des formations
o Contribuer par son retour d’expérience à l’optimisation des processus
o Participer aux réunions d’équipe

Prise en charge, gestion et suivi des inscriptions dans l’attente de la mise en œuvre du service « inscriptions »

Connaissances
 Réglementation et/ou fonctionnement des administrations et des établissements publics
 Réglementation liée à la gestion de la scolarité liés aux publics encadrés
 Outils bureautiques et collaboratifs

Compétences opérationnelles
 Organiser, planifier et rendre compte de ses activités
 Collecter, analyser, synthétiser et diffuser des informations
 Maîtriser et mettre en œuvre une norme, une procédure
 Maitriser et appliquer les méthodes de gestion administrative liées au domaine
 Maîtriser et/ou mettre en œuvre les outils et techniques du métier
 Apporter des réponses à des besoins/demandes spécifiques

Compétences comportementales
 Qualités relationnelles (aptitude à la communication et à l’écoute, au travail en équipe)
 Sens de l’organisation
 Rigueur
 Capacité d’adaptation
 Polyvalence

Possibilité de télétravail