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Job Post Details

CDD 6 MOIS - ASSISTANTE.ASSISTANT DE DIRECTION F/H - job post

Caisse des Dépôts
4.4 out of 5
Paris (75)
CDD
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Détails de l'offre

Correspondance entre ce poste et votre profil.

Type de poste

  • CDD

Lieu

Paris (75)

Description du poste

La/Le titulaire du poste est rattaché(e) fonctionnellement au Directeur Territorial Région/Essonne. Dans l’exercice de ses missions, la/le titulaire du poste agira sous la supervision conjointe du directeur territorial Yvelines/Hauts-de-Seine et de la directrice territoriale Seine-et-Marne/Val-de-Marne

MISSION PRINCIPALE :

Assurer le soutien à l’activité des équipes territoriales, et prioritairement auprès des directeurs territoriaux, en matière d’organisation, de logistique et de transmission d’information.


DESCRIPTION DES ACTIVITES :

Secrétariat :

  • Assurer le traitement du courrier (départ et arrivée) en conformité avec les procédures et les outils mis en place à la direction régionale.
  • Filtrer les communications téléphoniques des directeurs territoriaux en discernant les urgences et les priorités.
  • Renseigner et orienter les interlocuteurs en proposant des solutions alternatives, dans la limite de la confidentialité des informations à transmettre.
  • Tenir l’agenda, organiser les rendez-vous et les réunions (en interne et externe) pour le compte des directeurs territoriaux et pour le compte des équipes territoriales en cas de réunions complexes (participants externes/internes, nombre de participants).
  • Concevoir et gérer des mailings à destination des clients des équipes territoriales.
  • Assurer la réservation de salles.
  • Accueillir les visiteurs.
  • Organiser et gérer les absences. Suivre les congés.
  • Créer et assurer la maintenance d’un plan de classement et d’archivage des dossiers.

Assistance administrative :

  • Traitement des notes de frais, ordres de mission, réservations voyages et hôtel pour l’ensemble des équipes territoriales.
  • Organisation des manifestations internes et externes (calage des agendas avec les partenaires extérieurs, recherche et réservation de salles, préparation de l’accueil hôtesses et sécurité, etc.).
  • Diffuser les dossiers (en relation avec l’imprimerie).
  • Commander les fournitures pour le service.
  • Réaliser sur demande de l’équipe, la création de tiers, la réalisation de fiche KYC/RA dans SYLAB
  • Utilisation de l’outil D’Clic : enregistrement de rendez-vous, de comptes-rendus et d’interlocuteurs, création et gestion de listes marketing.
Profil attendu


Le recrutement à la Caisse des Dépôts est fondé sur les compétences, sans distinction d'origine, d'âge, ni de genre. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

  • Expérience confirmée du secrétariat de direction
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Capacités relationnelles et sens des priorités
  • Réactivité
  • Sens de la discrétion et de la confidentialité
  • Adaptabilité, sens du travail en équipe
  • Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et communication (Outlook, intranet…)
  • Discrétion

Conditions de travail

Localisation : 2 avenue Pierre Mendès France, Paris 13
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