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Détails de l’offre

POSTE PROPOSÉ

SECRETAIRE - GESTIONNAIRE - DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES / DIRECTION DES SOINS

CONTRAT

CDD; Mutation

DESCRIPTIF

Présentation de l'établissement :

Au pied des Pyrénées ariégeoises, à une heure de Toulouse, proche des stations de ski, à 2 heures de la Méditerranée et à 3 heures de l'Atlantique, le Centre Hospitalier Ariège-Couserans (CHAC) bénéficie d'un cadre de vie exceptionnel.

Le Centre Hospitalier comprend plus de 1000 salariés, dont une soixantaine de médecins, 3 Pôles Cliniques (Psychiatrie, MCO et médico-technique, Gériatrie et réadaptation), des activités diversifiées : Médecine, Chirurgie, Obstétrique, Urgences, SMUR, SMC-SIR, Unité Ambulatoire, Consultations, Centre de Réadaptation Neurologique (CRN), SSR, CSG, UCC, UMG, USLD, Psychiatrie intra et extra de l'Ariège, une filière médico-sociale avec une Maison Départementale de l'Autonomie, un EHPAD, une USLD (Unité de Soins de Longue Durée) et une MAS, un plateau technique complet avec Laboratoire, Pharmacie et Scanner et une équipe d'une vingtaine de rééducateurs pluridisciplinaires. S'ajoutent également des équipes sociales, éducatives et psychologiques.
Le CHAC dispose aussi d'une Unité Centrale de Production avec un restaurant, une blanchisserie, une équipe technique et des services supports administratifs.

Description du service et du poste :

Métier : Secrétaire / Gestionnaire
Poste : Assistant(e) de direction / Gestionnaire administratif
Pôle : Ressources
Unités : Direction des ressources humaines et du dialogue social / Direction des soins

INFORMATIONS GENERALES :

Responsables hiérarchiques : Directeur des ressources humaines et Directeur des soins

Liaisons fonctionnelles : Equipe de direction, cadres de santé, responsables d'unités, ensemble du personnel de l'établissement, organisations syndicales, usagers, demandeurs d'emploi, établissements hospitaliers du département et de la région Occitanie (ex. Midi-Pyrénées), stagiaires, partenaires externes en lien avec l'activité (Pôle Emploi, agences d'intérim, instituts de formation, )

ACTIVITES DU POSTE :

Secrétariat :

• Accueil physique,
• Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques,
• Filtrage des appels téléphoniques,
• Prise de rendez-vous / gestion des agendas,
• Organisation de réunions diverses,
• Traitement et suivi des courriers, dossiers et documents,
• Prise de notes, réalisation et mise en forme de documents divers (courriers, comptes rendus, notes, ...),
• Traitement et diffusion des informations écrites et orales,
• Optimisation du classement et de l'archivage,

Gestion administrative :

• Stagiaires paramédicaux :

o Recensement des potentiels de stage IDE et AS pour IFSI / IFAS de Pamiers et Saint-Gaudens,
o Traitement des demandes de stage,
o Gestion des conventions de stage,
o Planification des stagiaires dans un tableau de suivi,
o Création des stagiaires sur le logiciel d'ouverture des droits informatiques Hpliance,

• Instances Comité Social d'Etablissement (CSE) / Commission des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-Techniques (CSIRMT) / Commission des Usagers (CDU) :

o Organisation de la réunion de préparation de l'ordre du jour,
o Convocation des membres participant aux instances,
o Formalisation et envoi de l'ordre du jour et des documents aux membres,
o Préparation des dossiers,
o Prise de notes en séance,
o Réalisation des comptes rendus,
o Diffusion des procès-verbaux,
o Suivi des dossiers,

• Appels à mobilité interne :

o Rédaction d'une note d'information interne,
o Mise en forme de la fiche de poste,
o Intégration de la fiche de poste dans la base de données qualité Qualnet,
o Diffusion de la note d'information et de la fiche de poste,
o Suivi des candidatures,
o Réponse aux différents candidats,
o Mise à jour du registre,

• Recrutements et candidatures :

o Réalisation des annonces de recrutement,
o Publication des offres d'emploi (France Travail, FHF et Site Internet),
o Centralisation des candidatures dans la CVthèque,
o Convocation aux entretiens de recrutement,
o Formalisation des propositions de recrutement,
o Réponse aux différents candidats,

• Plaintes et contentieux usagers :

o Plaintes :
Création du dossier informatique et papier,
Mise à jour de la fiche récapitulative de la plainte,
Mise à jour du registre annuel des plaintes,
Réalisation d'un courrier d'accusé de réception au plaignant,
Réalisation d'un courrier/courriel de demande d'enquête auprès du/des professionnel(s) concerné(s),
Transmission du projet de réponse aux représentants des usagers pour avis,
Mise en forme et envoi du courrier de réponse au plaignant,

o Contentieux :
Demande des dossiers médicaux au DIM,
Demande de rapports circonstanciés au(x) professionnel(s) concerné(s),
Envoi des dossiers médicaux et des rapports circonstanciés à l'assureur afin qu'il puisse saisir un avocat pour représenter la défense du CHAC dans les délais impartis,
Envoi de ces mêmes éléments aux experts de la partie adverse dans les délais impartis,
Echanges avec les gestionnaires de Relyens sur leur plateforme en ligne pour le suivi du dossier et la transmission d'éléments de réponse supplémentaires dans les délais impartis.

• Noël des enfants du personnel :

o Réalisation des requêtes nécessaires sous BO pour l'établissement de la liste des enfants du personnel,
o Création et actualisation de la liste pour les fournisseurs,
o Réalisation et diffusion d'une note d'information,
o Création des chèques cadeaux,
o Réalisation d'un publipostage étiquettes et transmission des chèques cadeaux aux agents,

• Mouvements de grève du personnel non médical :

o Préparation des documents de grève (courrier et tableau d'assignation),
o Diffusion des documents par mail à l'ensemble des cadres,
o Recensement des agents grévistes pour transmission à la paie,

• Evaluations des professionnels :

o Vérification des visas des fiches d'évaluation réceptionnées,
o Classement des comptes rendus d'entretien professionnel dans le dossier agent,

• Concours :

o Publication des concours sur le site internet de l'ARS et de l'établissement,
o Réalisation d'une note d'information et diffusion en interne,
o Affichage sur les panneaux réservés à la DRH,

• Continuité des soins :

o Elaboration annuelle du tableau des astreintes des cadres de santé,
o Mise à jour et diffusion sous Intranet des tableaux des astreintes des cadres de santé, de l'encadrement nuits et des astreintes IBODE IDE Bloc.

COMPETENCES (requises) :

Connaissances requises (savoir) :

• Bureautique (maîtrise de l'outil informatique : Outlook, Word, Excel),
• Communication / relations interpersonnelles,
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne.
• Gestion administrative.

Savoir-faire :

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics,
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de rendez-vous,
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
• Savoir rédiger avec une bonne orthographe et mettre en forme des notes, documents et comptes rendus relatifs à son domaine de compétence,

- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes,

• Travailler en équipe,
• Utiliser les outils bureautiques,
• Conseiller et orienter le choix des personnes,
• Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son métier,
• Gérer les priorités.

QUALITES REQUISES (exigences relationnelles et autres) :

• Discrétion, organisation, anticipation, adaptation, réactivité, polyvalence, disponibilité, diplomatie, respect, sens de l'écoute, esprit d'initiative, rigueur, maîtrise de soi, autonomie, dynamisme.

CONDITIONS D'EXERCICE LIEES AU POSTE :

Liées au rythme de travail :
Cycle : Du lundi au vendredi
Horaires : 9h 17h
Repos fixe

Risques : Néant

Quotité de temps de travail : 50 %

Exigences physiques : Néant

Formation initiale : Bac secrétariat / BTS Assistante de direction

PERSONNE À CONTACTER

ETABLISSEMENT

Centre Hospitalier Ariège-Couserans
BP 60111
09201 SAINT-GIRONS