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10 étapes pour un processus de recrutement efficace

Recruter un nouveau collaborateur peut s’avérer être une mission particulièrement délicate. Pour y parvenir il convient de mettre en place un processus de recrutement efficace et optimisé pour le poste à pourvoir. Suivez nos conseils pour mettre en place une procédure de recrutement adaptée à votre entreprise et à vos besoins.

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Processus de recrutement : définition

Le processus de recrutement est l’ensemble des démarches conduisant à intégrer un salarié à un poste. Il comprend a minima 3 phases qui sont :

  • la définition d’un besoin pour l’entreprise ;
  • la sélection d’une personne en adéquation avec ce besoin ;
  • et l’intégration du nouveau collaborateur.

Il s’agit d’un enjeu stratégique extrêmement important pour n’importe quelle structure et qui, par conséquent, ne doit pas être négligé. Le personnel joue en effet un rôle fondamental dans la réussite d’une entreprise et le recrutement des personnes les plus adaptées au poste à occuper et à la culture de l’entreprise participe dès lors à son succès.

Quels sont les avantages de la mise en place d’un bon processus de recrutement ?

Le recrutement est un élément clé de la gestion des ressources humaines et son optimisation doit permettre d’attirer et de sélectionner les meilleurs candidats. Définir une méthodologie adaptée apporte de nombreux avantages à l’entreprise : cela lui permet d’avoir une vue d’ensemble des étapes à accomplir avant de pouvoir répondre à un besoin en personnel, d’estimer le temps nécessaire en amont, de s’assurer que rien ne sera laissé au hasard et globalement de mieux gérer et anticiper l’arrivée d’un nouveau collaborateur.

Quelles sont les étapes d’un processus de recrutement efficace ?

Pour être efficace une procédure de recrutement doit comporter des étapes claires et bien définies, de la prise en considération du besoin jusqu’à l’arrivée et l’intégration du nouveau collaborateur. On peut distinguer 3 phases : la préparation du recrutement, la conduite du recrutement et l’intégration du collaborateur, qui pourront ensuite être subdivisées en différentes étapes.

La préparation du recrutement

La préparation du recrutement commence dès l’identification d’un besoin au sein de l’entreprise.

  • Définition du besoin et du profil recherché

La définition du besoin de recrutement est une étape essentielle qui va influencer tout le reste du processus. Il s’agit d’identifier clairement le besoin (surcroit ou développement de l’activité, optimisation de l’organisation, lancement de nouveaux produits ou services, acquisition de nouveaux clients) et d’établir un profil de poste (type de contrat, statut, temps plein ou partiel…) et de candidat. En fonction des critères déterminés à cette étape, il est déjà possible de fixer une fourchette de rémunération en respectant le salaire minimum en vigueur (SMIC), ainsi que la convention collective de sa branche professionnelle. Pour aider les employeurs dans cette démarche, des outils d’estimation du coût d’un salarié existent en ligne.

  • Vérifications préalables pour prendre en compte les priorités d’embauche

Avant de poursuivre le recrutement, il appartient à l’employeur de vérifier s’il n’existe pas au sein de son entreprise de salariés qui bénéficient d’une priorité d’emploi. Il peut s’agir par exemple de salariées revenant de congé maternité, de salariés devant être réintégrés après un accident du travail ou une déclaration d’inaptitude, de salariés souhaitant passer d’un temps complet à un temps partiel ou inversement, ou encore de salariés licenciés pour motif économique il y a moins d’un an. S’il n’existe pas de priorité à l’embauche au sein de l’entreprise, le processus se poursuit avec la rédaction d’une offre d’emploi.

  • Rédaction de l’offre d’emploi

Le recruteur doit tout mettre en œuvre pour rédiger une offre d’emploi attractive. Cette offre constitue bien souvent le premier contact qu’un candidat va avoir avec une entreprise. Elle doit contenir une présentation de l’entreprise, une description détaillée des missions proposées, le profil de candidat recherché et les modalités du poste à pourvoir. Une offre d’emploi bien rédigée facilite le processus de recrutement et donne envie aux candidats d’y répondre. L’entreprise ne doit pas hésiter à se mettre en valeur en évoquant les éléments qui peuvent donner envie à un collaborateur de la rejoindre (avantages salariaux, valeurs de l’entreprise…). Le ton utilisé dans la rédaction de l’annonce doit être adapté en fonction de votre secteur, du poste et du profil recherché, mais il doit surtout refléter l’état d’esprit de l’entreprise pour instaurer une relation authentique avec le candidat.

  • Diffusion de l’offre d’emploi et/ou recherche de candidats

Une fois l’offre rédigée, elle peut être diffusée sur des canaux standards, comme le site web de l’entreprise et ses pages sur les réseaux sociaux, les plateformes d’emplois comme Indeed ou Pôle Emploi. D’autres canaux moins traditionnels, comme l’approche directe en identifiant des profils via des CVthèques ou les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn ou Viadeo), la cooptation (interne, dans le réseau), les plateformes des écoles, ou encore certains sites spécialisés, peuvent s’avérer aussi efficaces sinon plus que les canaux classiques.

La conduite du recrutement

Une fois l’offre d’emploi diffusée, si les étapes de préparation ont été bien menées, des candidatures devraient commencer à arriver. L’employeur entre alors dans la deuxième phase du processus de recrutement.

  • Tri des candidatures et choix des candidats

Il s’agit dans un premier temps de faire le tri dans les candidatures qui seront évaluées au regard des critères définis dans le profil de poste élaboré au tout début du processus, puis d’examiner de manière approfondie celles qui correspondent au poste à pourvoir. Ce sont ces candidats qui passeront à l’étape suivante, celle des entretiens.

  • Entretiens

Le ou les entretien(s) constituent une étape clé du recrutement. Selon le type et le niveau de responsabilité de poste, il peut être nécessaire d’organiser un ou plusieurs entretiens du candidat avec les RH, les managers et les équipes opérationnelles. Dans tous les cas, il est essentiel de suivre une méthodologie précise avec une liste de questions et de sujets à aborder pour vérifier l’adéquation entre le candidat et le poste ainsi que les conditions non négociables, telles que la localisation du poste, la date de disponibilité, ou la rémunération.

  • Choix du candidat

À l’issue du (ou des) entretien(s) le recruteur choisit le candidat qui correspond le plus à son besoin en recrutement et passe à la phase d’intégration dans la société.

L’intégration du nouveau collaborateur

Le processus de recrutement ne se termine pas une fois le candidat sélectionné ! Une fois le choix effectué, l’employeur doit effectuer les formalités administratives relatives à l’embauche puis préparer l’arrivée du nouveau salarié pour garantir sa bonne intégration dans l’entreprise.

  • Promesse d’embauche

La promesse d’embauche est une offre ferme et définitive adressée par l’employeur au candidat. Elle n’est pas obligatoire mais elle permet de fixer par écrit les engagements mutuels de l’employeur et du salarié afin d’obtenir une garantie que le contrat de travail sera signé. Elle doit comporter certains éléments obligatoires comme la date d’embauche, la fonction du salarié, sa rémunération et le lieu d’exercice du poste. Ces éléments seront repris dans le contrat de travail qui sera signé ultérieurement.

  • Formalités administratives

Avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise, l’employeur doit s’assurer que le contrat de travail a été rédigé et signé. Il doit également remplir la déclaration préalable à l’embauche et mettre à jour le registre du personnel.

  • Préparation de l’arrivée du nouveau salarié et intégration dans l’entreprise

Pour faciliter la prise de poste du salarié et son intégration au sein de l’entreprise, la société doit créer un parcours structuré de familiarisation avec l’entreprise et le poste pour former le nouveau collaborateur aux méthodes et outils présents dans l’entreprise. En plus de rassurer le nouvel arrivant, cela permettra de le rendre rapidement opérationnel.

Comment mettre en place une procédure de recrutement ?

Le recrutement peut être collaboratif en associant aux RH, les managers ainsi que les opérationnels aux différentes phases du processus. Il peut être intéressant de les interroger en amont pour définir les besoins, puis de les associer au processus de sélection afin de réduire les risques de mésentente des collaborateurs au sein de l’équipe. La procédure mise en place par le recruteur doit être adaptée à l’entreprise, ainsi qu’au type de contrat et au niveau de responsabilité du poste à pourvoir. L’employeur doit identifier quelles seront les étapes nécessaires pour mener à bien les 3 phases de recrutement (préparation, conduite du recrutement, et intégration du salarié) en fonction de ces éléments. Il ne serait par exemple pas très pertinent d’organiser plusieurs entretiens pour le recrutement d’un intérimaire à un poste avec peu de responsabilités, tout comme il serait contre-productif de recruter pour un poste avec de hautes responsabilités à l’issue d’un seul entretien.

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