1. Établissez d’emblée des règles explicites

Veillez à ce que tous les employés sachent exactement ce que vous attendez d’eux. Par exemple, indiquez-leur à quelle fréquence vous souhaitez faire le point avec eux, ou si vous souhaitez être recontacté avant de terminer leur journée ou encore s’ils doivent effectuer le suivi de leurs heures. Certains managers souhaitent des nouvelles quotidiennes de chaque membre de leur équipe, d’autres se satisfont d’un briefing hebdomadaire. Dans tous les cas, exprimez clairement vos attentes. En informant vos collaborateurs de vos attentes, vous vous assurez d’être sur la même longueur d’onde.

2. Formalisez votre stratégie de communication

Vous ne devez pas vous contenter de partager vos attentes à chaque membre de l’équipe, vous devez également créer un document décrivant votre processus de communication. Ce document servira de référence aux personnes en télétravail. Entre autres idées, vous pouvez y indiquer les types de questions ou de problèmes nécessitant une réunion de groupe ou un appel vidéo plutôt qu’un message ou qu’un email rapide. Vous pouvez également y préciser les temps de réaction que vous attendez, par exemple le délai de réponse à vos emails en journée.

3. Établissez des contacts fréquents

4. Planifiez des réunions d’équipe régulières

Que la totalité ou une partie seulement de vos employés travaillent à distance, il est indispensable que vous mettiez régulièrement en place des réunions de groupe ou des événements virtuels en direct pour leur permettre de créer des liens et de renforcer la cohésion. Ils auront ainsi l’occasion d’apprendre à se connaître et de nouer de vraies relations, ce qui les incitera à collaborer davantage et à communiquer régulièrement les uns avec les autres.

Vous verrez que ces réunions s’avéreront précieuses pour clarifier les éventuels malentendus sur un projet (détails, attentes, etc.), sans compter que les télétravailleurs disposeront d’un moment privilégié pour exprimer leurs idées.

5. Faites preuve de transparence

Les employés voient souvent leurs supérieurs hiérarchiques comme des exemples à suivre au travail. Si vous faites preuve d’ouverture et d’honnêteté, il y a de fortes chances qu’ils fassent de même. En basant votre culture d’équipe sur la transparence, vous pourrez plus facilement créer des liens de confiance avec tous les employés. Ils se sentiront suffisamment à l’aise pour se tourner vers vous en cas de question ou de problème, et, vous non plus, vous n’hésiterez pas à les contacter en cas de besoin.

Attention cependant à ne pas créer de différences de traitement. Par exemple, si vous avez des informations à transmettre, faites-le pour tout le monde en même temps. De cette façon, les télétravailleurs n’auront pas l’impression d’être les derniers à être informés de ce qui se passe dans l’entreprise et ne penseront pas que vous leur dissimulez intentionnellement des informations.

6. Nouez un lien fort avec chaque membre de l’équipe
Traitez les membres de votre équipe à distance de la même manière que sur site : ne perdez aucune occasion d’en savoir plus sur leurs loisirs, leurs centres d’intérêt et leurs aspirations professionnelles.

Même si, lors des appels ou visioconférences, vous êtes pressé d’aborder les questions strictement liées au travail, prenez toujours quelques minutes au début ou à la fin du rendez-vous pour discuter de sujets de la vie quotidienne, comme vous le feriez si la personne était présente. Demandez à votre interlocuteur comment s’est passé son week-end, comment va sa famille, quels sont ses plans pour les vacances. Cela suffit généralement à mettre à l’aise les employés et à les motiver.

7. Utilisez la technologie pour vous rapprocher

Mettez à profit la technologie déployée au sein de votre entreprise pour établir une communauté. Servez-vous de ces outils pour augmenter les interactions en face à face. Vous pouvez aussi créer des espaces où les employés peuvent discuter de sujets non liés au travail pendant les pauses et ainsi créer des liens (par exemple des canaux de messagerie instantanée).

Proposer une « version à distance » de toutes vos activités sur site serait une excellente idée. Si, dans votre équipe, vous avez l’habitude de fêter les anniversaires en chantant « Joyeux anniversaire », faites de même pour les télétravailleurs en organisant un appel vidéo qui réunit tout le monde.

8. Réservez du temps pour les entretiens individuels

Dans les périodes surchargées, les chefs d’équipe ont facilement tendance à annuler ou à reporter des événements apparemment non essentiels comme les entretiens individuels. Cependant, dans la gestion d’effectifs à distance, ces rendez-vous sont fondamentaux. En effet, ces employés manquent la plupart des petites mises à jour et réunions ad hoc qui émaillent une journée de travail, et ils ne sont peut-être pas aussi informés que les autres.

Une fois par semaine ou toutes les deux semaines, efforcez-vous d’organiser des entretiens individuels avec vos employés à distance, à date et à heure fixes. Consacrez-leur au moins 30 minutes d’attention pour qu’ils aient le temps de poser des questions, de parler de leurs problèmes ou de proposer des idées.

9. Incluez les télétravailleurs dans toutes les discussions

Il est tout naturel que des employés réunis au même endroit discutent entre eux. Or, ces conversations informelles s’avèrent souvent des moments importants où les personnes partagent des informations cruciales. N’oubliez pas les employés à distance, et mettez-les eux aussi au courant dans les plus brefs délais.

Incluez les télétravailleurs dans les discussions importantes sur les objectifs, la vision et les plans de l’entreprise. À défaut, ils risquent de se sentir mis à l’écart et douteront de leur valeur. De même, envoyez régulièrement des enquêtes de satisfaction aux employés à distance pour évaluer leur ressenti sur leur environnement de travail.

10. Bannissez le micromanagement

Le télétravail est attractif en partie en raison de l’autonomie dont jouissent les employés. Mais, ces personnes n’étant pas présentes physiquement dans les locaux, leur supérieur hiérarchique peut très facilement se poser des questions sur leur travail, ou tendre vers le « micromanagement ». Méfiez-vous de ce type de supervision où le manager harcèle ses équipes, les bombardant de messages et de demandes de rapports de progression.

Cette forme de management peut s’avérer extrêmement stressante pour les deux parties et amener les employés à penser que leur chef ne leur fait pas confiance. Pour ne pas tomber dans ce travers, concentrez-vous sur les résultats et sur les objectifs plutôt que sur des activités spécifiques. Tant que l’employé fait du bon travail et respecte les délais, sa façon de faire importe peu.

D’un autre côté, les employés à distance ne doivent pas non plus profiter de leur autonomie pour se tourner les pouces et négliger leurs obligations. Certains d’entre eux ne possèdent pas l’autodiscipline indispensable au travail à distance. Il est donc primordial que vous identifiiez ce comportement très vite avant qu’il n’affecte la productivité de l’équipe entière.

11. Créez une politique de « la porte ouverte »

Les employés à distance sont peut-être réticents à l’idée de vous contacter en dehors des réunions planifiées, surtout si vous travaillez dans des fuseaux horaires différents. Ils ne voudraient pas vous déranger… Pour éviter cette situation, créez une politique de « la porte ouverte » qui permet à vos employés sur site et hors site de vous contacter à tout moment.

Et n’oubliez pas : les employés sur site savent si vous êtes en réunion, en pause ou, de façon générale, absent. Ce n’est pas le cas des télétravailleurs. Si vous n’êtes pas joignable lorsqu’un employé à distance vous contacte, faites tout votre possible pour le rappeler le plus vite possible.

Si vous n’avez pas l’habitude de gérer des équipes à distance, vous pouvez avoir à acquérir de nouvelles compétences par la pratique. En suivant ces 11 conseils, vous serez à même d’établir une organisation efficace, de faciliter la communication et d’optimiser le travail de vos employés.