Officialiser l’arrivée de l’employé auprès des ressources humaines
Tout d’abord, vous devrez transmettre pour approbation un document de demande d’emploi auprès du service des ressources humaines. L’équipe des ressources humaines peut également exiger une vérification des références et un test de dépistage de drogues avant l’embauche officielle d’un nouvel employé.
Préparer les documents administratifs du nouvel employé
Rassemblez tous les documents que le nouvel employé doit signer le premier jour, tels que des documents fiscaux, des contrats, etc. Préparez une documentation sur les avantages sociaux et imprimez le manuel de l’employé. Assurez-vous d’inclure vos coordonnées en cas de questions de l’employé sur ses avantages ou son salaire. Il peut également être utile d’imprimer la description du poste afin de rappeler de façon précise les attentes de l’entreprise.
Acquérir des appareils et équipements
Assurez-vous de demander le matériel nécessaire plusieurs jours à l’avance afin que tout soit prêt pour la date de début de travail de l’employé. Tout, depuis l’ordinateur et le téléphone de l’employé jusqu’à son clavier et sa souris, doit être connecté et prêt à l’emploi dès son arrivée.
Configurer des comptes et créer des identifiants
Contactez votre équipe informatique, votre responsable des installations et votre service comptabilité pour vous assurer que l’employé est configuré dans tous les systèmes appropriés et dispose de tous les éléments nécessaires pour entrer dans le bâtiment. Réunissez ses identifiants de connexion afin qu’il puisse accéder facilement aux applications et aux logiciels dont il aura besoin pour travailler.
Préparer l’espace de travail
Assurez-vous qu’il dispose d’un bureau et d’une chaise propres, ainsi que de tous les éléments essentiels sur son poste de travail. Si possible, rassemblez des outils et fournitures de bureau à l’effigie de l’entreprise afin de créer un kit de bienvenue sur son espace de travail.
Réserver du temps pour orienter la nouvelle recrue
Réservez du temps lors de la première journée de l’employé pour l’orienter au maximum. Dans l’idéal, cela lui donnera non seulement le temps de signer des documents, mais aussi de se familiariser avec la culture de l’entreprise, de consulter l’organigramme et d’interagir avec les différents services.
Effectuer une visite guidée du bâtiment
Effectuez avec l’employé une visite guidée du bâtiment et présentez-le au personnel emblématique de chaque service. N’hésitez pas à lui fournir une carte du bâtiment pour le mettre à l’aise. Vous pouvez aussi en profiter pour lui donner des jeux de clés ou un code d’accès et lui expliquer le protocole de sécurité.
Attribuer un mentor
Présentez le nouvel employé à un membre de son service qui fera office de mentor au cours de ses premières semaines de travail. Cette personne sera disponible pour répondre à ses questions, le présenter à d’autres membres du service et donner des renseignements à propos de l’entreprise. La présence d’un mentor est essentielle au succès du nouvel employé, car il se sent moins seul dans l’exercice de ses nouvelles fonctions.
Présenter l’employé à l’ensemble de l’entreprise
Vous pouvez présenter votre nouvelle recrue aux membres de l’entreprise par email et/ou lors d’une réunion générale. Informez le personnel des tâches du nouvel employé et donnez quelques informations intéressantes qui pourraient inviter les autres à échanger avec lui. Par exemple, évoquez brièvement ses loisirs, ses centres d’intérêt et son expérience professionnelle. Cette communication devrait encourager les autres membres de l’équipe à saluer le nouvel employé et à l’accueillir personnellement.
Prévoir du temps pour répondre aux remarques du nouvel employé sur l’intégration
Prenez rendez-vous avec le nouvel employé, après une semaine ou deux, pour savoir comment il s’adapte et s’il a des commentaires sur la procédure d’intégration. Cette conversation pourrait mettre en exergue des points à améliorer dans votre processus d’intégration ou des éléments supplémentaires pouvant être ajoutés à la checklist d’intégration des nouveaux employés.
Mettre en place un suivi au bout de 30, 60 et 90 jours
Prévoyez du temps pour contacter la nouvelle recrue à intervalles réguliers, par exemple au bout du premier mois, du deuxième mois et du premier trimestre. Ces réunions devraient donner à l’employé l’occasion de poser des questions ou de formuler des commentaires sur sa formation, mais aussi de déterminer son degré d’intégration.
Il est possible que vous ayez envie d’enrichir votre checklist pour les nouveaux employés en fonction de vos objectifs. Vous pouvez aussi mettre à jour et réviser le document en fonction de l’évolution des besoins ou des commentaires des employés. Néanmoins, avec une checklist bien étudiée pour les nouveaux employés, vous êtes sûr d’offrir une expérience plus intuitive et agréable au nouveau membre de l’équipe, à son responsable et à ses pairs.
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