Politiques d’entreprise, procédures d’entreprise : définition
Les politiques et procédures sont la formalisation écrite de lignes directrices préconisant certaines règles, directives et processus à l’attention des membres d’une organisation. Ces termes sont parfois interchangeables, mais il arrive qu’ils décrivent différents types de directives. Par exemple, certaines sociétés utilisent le terme « politique d’entreprise » pour évoquer le protocole à l’échelle globale de l’entreprise qui soutient une vision ou une mission particulière et « procédure » pour les tâches quotidiennes réalisées pour accomplir cette mission. Il peut être utile de clarifier le sens de ces termes pour vos équipe avant et lors de la réalisation de vos politiques et procédures. Les politiques et procédures d’entreprise peuvent s’appliquer à toute l’organisation ou à une fraction de celle-ci, comme un département spécifique ou une équipe, et peuvent être mise en place à différents niveaux de l’entreprise, en fonction de sa structure.
Quels sont les avantages des politiques et procédures d’entreprise ?
Mettre en place des politiques et des procédures d’entreprise présente de nombreux avantages, parmi lesquels :
Clarifier les attentes
Rédiger des politiques et procédures pour vos équipes permet de s’assurer que les attentes de votre société sont claires à leur égard. Cela peut favoriser l’efficacité du travail de vos employés et même améliorer la satisfaction au travail des membre de l’équipe et des managers.
Prendre des décisions cohérentes
Lorsque les politiques et procédures précisent les valeurs, les priorités et les procédures, cela permet aux salariés et aux équipes de prendre plus facilement des décisions. Le cadre donné par les politiques et procédures apporte souvent de la cohérence aux choix quotidiens effectués au travail et aux décisions de plus grande envergure.
Proposer des produits et des services de qualité constante
Les politiques et procédures améliorent la cohérence des produits et services proposés, ce qui peut permettre à votre entreprise de se forger une bonne réputation et ainsi d’attirer et de fidéliser des clients.
Optimiser la productivité
Les politiques et procédures peuvent aider à rationaliser les décisions et ainsi optimiser la productivité de vos équipes et de votre organisation.
Comment rédiger les politiques de son entreprise ?
Voici les étapes à suivre pour rédiger les procédures de son entreprise.
1. Identifiez vos objectifs
Déterminez des objectifs précis. Commencez par évaluer les objectifs de votre organisation dans sa globalité puis définissez ceux de chaque département et même le rôle de chaque employé dans l’atteinte de ces objectifs. Vous pouvez utiliser la méthode SMART pour définir vos objectifs, pour vous assurer qu’ils sont Spécifiques, Mesurables, Ambitieux, Réalistes, et Temporellement définis. N’hésitez pas à faire participer les membres de votre équipe pour avoir différentes perspectives.
2. Listez les tâches et processus qui nécessitent la mise en place d’une procédure
Seules certaines tâches nécessitent une procédure détaillée. Identifiez-les, établissez un ordre de priorité en vous posant quelques questions clés :
- Quel est le degré de complexité de la procédure ?
- Quelles seraient les conséquences en cas d’erreur ?
- Des changements ont-ils eu lieu récemment ?
- Ces tâches génèrent-elles de la confusion parmi les employés ?
Listez les tâches, les processus et les activités qui requièrent une politique ou une procédure dans votre entreprise. Le besoin de formalisation d’un processus dépend de votre secteur d’activité et du contexte spécifique de votre entreprise. Il existe peut-être des Bonnes Pratiques pour votre secteur d’activité sur lesquelles vous pourriez vous appuyer. Vous pouvez aussi considérer les défis auxquels vous et vos équipes êtes confrontés au quotidien et les solutions qui pourraient être mises en œuvre.
3. Structurez votre politique d’entreprise
Réfléchissez à la façon dont vous souhaitez présenter vos politiques et procédures. Définissez les grandes lignes puis explorez chaque catégorie afin d’ajouter les éléments nécessaires. Examinez ce qui est requis pour votre secteur d’activité et formalisez vos politiques en conséquence. Certaines entreprises et industries peuvent nécessiter certaines sections spécifiques.
4. Rassemblez les informations nécessaires pour chaque procédure
Afin de pouvoir détailler les procédures de votre entreprise, vous devez regrouper toutes les informations nécessaires pour en maîtriser tous les aspects. Prenez en compte les questionnements des employés s’il y en a eu dans le passé et les problèmes qui ont pu être rencontrés jusque-là. Attention cependant à ne sélectionner que les informations pertinentes et essentielles pour pouvoir rester concis lors de la rédaction du document. Mettez-vous à la place de l’employé ou utilisateur du guide et pensez à ce dont il aura besoin pour bien comprendre la procédure et l’appliquer.
5. Rédigez vos politiques et procédures
Une fois la structure définie, vous pouvez commencer la rédaction. Cette étape peut être réalisée en groupe afin de choisir le vocabulaire le plus adapté pour chaque politique et procédure, ou être déléguée à certains groupes ou services spécifiques. Si votre organisation a mis en place des règles spécifiques pour développer de nouvelles politiques et procédures, assurez-vous de suivre ces directives.
6. Relisez et éditez
Une fois vos politiques et procédures rédigées, relisez-les attentivement et faites les corrections qui vous semblent nécessaires. N’hésitez pas à demander à un collaborateur de les relire également et de suggérer les modifications nécessaires.
7. Publiez et distribuez
Une fois vos politiques et procédures finalisées, vous pouvez les publier et les distribuer à vos salariés de façon électronique ou bien en imprimant un manuel de l’employé.
Conseils et astuces pour rédiger vos procédures et politiques d’entreprise
Vous trouverez dans cette section quelques conseils et astuces pour faciliter la rédaction de vos politiques d’entreprise. Travaillez en équipe. Le travail en groupe est souvent plus créatif et productif que le travail individuel pour la rédaction de vos politiques d’entreprise. Vous pouvez constituer un groupe de travail réunissant des personnes ayant un aperçu des différents aspects de votre organisation. Prenez un modèle. Si vous prévoyez de développer un grand nombre de politiques et de procédures, vous pouvez utiliser un modèle pour simplifier le processus. Cela peut également être un bon moyen de vous assurer que vos politiques et procédures sont élaborées de manière cohérente. Pesez vos mots. Assurez-vous d’utiliser un langage professionnel et spécifique. Évitez les formulations vagues et trop générales et prenez soin d’exprimer précisément ce que vous souhaitez mettre en place. Soyez concis. Dans la mesure du possible, essayez de limiter la longueur de vos procédures et politiques d’entreprise. Elles n’en seront que plus claires pour les salariés qui les liront. Respectez le droit applicable. Tout au long du processus de rédaction des politiques et procédures, assurez-vous que toutes vos directives respectent bien les obligations légales en vigueur. Si besoin, consultez un avocat pour qu’il examine vos politiques avant leur mise en application.
