Nos conseils pour mener des entretiens en visioconférence

Article publié le 26 mars 2020.

 
Les entretiens en personne constituent bien souvent la dernière étape du processus de recrutement, mais en situation de confinement, de nombreux employeurs optent pour des entretiens virtuels afin de pouvoir continuer à recruter malgré la pandémie.

 
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Avantages des entretiens en visioconférence

Le principal avantage des entretiens virtuels en cette période est de prévenir la propagation du COVID-19 et de préserver votre santé, mais aussi celle de vos employés et des candidats potentiels. Mais ce n’est pas le seul ! La préparation demandera moins d’efforts pour les deux parties. Le candidat se sentira plus à l’aise et ses réponses seront donc plus naturelles. Vous pourrez aussi vous montrer plus flexible sur les horaires, permettant aux candidats encore employés à temps plein de participer aux entretiens en dehors des horaires de travail, ce qui n’aurait pas forcément été possible en temps normal. Enfin, vous pourrez échanger avec des candidats du monde entier, ce qui est particulièrement important si vous devez pourvoir des postes à distance ou éloignés de votre bureau.

 

Se préparer pour un entretien vidéo

Suivez ces étapes pour vous préparer efficacement en vue d’un entretien virtuel :

 

1. Laisser au candidat le temps de se préparer

Il est important de laisser aux candidats le temps de se préparer et ne pas proposer d’entretien dans la journée même. Cette préparation leur permettra de prendre confiance et de donner le meilleur d’eux-mêmes durant l’entretien. C’est non seulement de la courtoisie, mais c’est aussi un moyen d’exprimer votre professionnalisme et votre prévenance au travers du processus de recrutement.

 

2. Développer un système d’évaluation standardisé

Tout comme vous le feriez pour un entretien classique, instaurer un système standardisé pour noter et mesurer les qualifications de chaque candidat. Grâce à ce système, vous pourrez évaluer les performances de ces derniers et déterminer les profils les plus prometteurs pour le poste.
 
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3. Choisir un lieu calme et sans distraction pour mener les entretiens

Optez pour un endroit calme et sans distraction pour pouvoir vous concentrer à 100 % sur l’entretien. Si vous devez le faire depuis votre domicile, privilégiez une pièce où vous ne serez pas dérangé par vos proches, que vous aurez bien sûr prévenus avant de commencer. Privilégiez un arrière-plan neutre et un environnement professionnel afin de ne pas distraire le candidat et de reprendre autant que possible les codes de l’entretien classique.

 

4. Préparer des questions en amont

Le CV, la lettre de motivation et tout autre document fourni par le candidat sont autant de sources d’informations sur l’expérience et les qualifications de ce dernier. N’hésitez pas à utiliser ces supports pour préparer des questions en vue de l’entretien virtuel et réfléchissez également à quelques questions en lien avec le poste dans le cadre du système standardisé de notation.
 
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5. Tester votre connexion

Contrairement aux entretiens en personne, les entretiens virtuels dépendent non seulement de votre connexion Internet, mais aussi de celle du candidat. Votre connexion doit être suffisamment rapide pour que la vidéo fonctionne correctement et que vous ne ratiez pas des parties de l’entretien. Avant de commencer, testez votre connexion plusieurs fois, assurez-vous que votre micro et votre webcam fonctionnent, et n’hésitez pas à organiser un entretien blanc avec un collègue pour tout vérifier.

 

6. Envoyer une invitation par email pour l’entretien virtuel

Envoyez à chaque candidat une invitation pour l’entretien virtuel pour que tout soit clair. Indiquez la date et l’heure de l’entretien, ainsi que le nom du logiciel qui sera utilisé durant l’entretien. Détaillez le déroulement de l’entretien virtuel, afin que les candidats sachent à quoi s’en tenir. Par exemple, si le candidat a besoin d’un code d’accès pour se connecter à l’entretien, faites-en sorte que cela soit bien visible dans votre email. Indiquez la durée prévue de l’entretien et précisez si vous souhaitez que le candidat dispose de documents ou d’informations complémentaires.

 

Comment mener un entretien virtuel

Voici quelques étapes à suivre :

 

1. Opter pour une tenue adéquate

Même si vous menez l’entretien en dehors du bureau, il est important d’adopter une tenue adéquate pour créer une atmosphère professionnelle. L’objectif est double. D’une part, vous mettez en avant votre professionnalisme et, d’autre part, vous montrez au candidat que vous prenez cet entretien au sérieux malgré les circonstances, gagnant ainsi sa confiance.

 

2. Adopter la même approche que pour un entretien classique

Vous pourriez être tenté d’adopter une approche moins formelle, mais il est important de garder les codes des entretiens en personne. Privilégiez un langage professionnel (verbal et corporel) et restez concentré. Éteignez votre téléphone et désactivez les notifications sur votre ordinateur afin d’éviter les distractions et d’accorder toute votre attention au candidat. Petite astuce : pour donner l’impression au candidat que vous le regardez dans les yeux, fixez votre caméra et non l’écran.
 
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3. Poser les questions que vous avez préparées

Utilisez votre liste de questions pour ne pas perdre le fil. Prenez note de chaque réponse pour une relecture ultérieure.

 

4. Laisser au candidat le temps de répondre

Des latences peuvent survenir pendant un entretien virtuel. Pour les compenser, laissez au candidat le temps de répondre. En cas de coupure, demandez-lui de répéter sa réponse pour vous assurer de n’avoir rien raté.

 

5. Aborder la culture et les valeurs de votre entreprise

Lors d’un entretien virtuel, il peut être difficile pour un candidat d’imaginer à quoi ressemblent l’environnement de travail et la culture de l’entreprise. N’hésitez pas à aborder la question en décrivant la culture et les valeurs auxquelles votre société est attachée. Vous pouvez également décrire l’ambiance au sein de l’entreprise pour donner au candidat une aperçu de ce à quoi il peut s’attendre si vous le recrutez.

 

6. Préciser les étapes suivantes après l’entretien

À la fin de chaque entretien virtuel, informez le candidat des prochaines étapes du processus de recrutement. Précisez quand vous pensez prendre votre décision, comment vous en informerez les candidats et si vous aurez besoin d’informations complémentaires. Abordez également les mesures que vous avez mises en place pour lutter contre le coronavirus et l’impact de ces dernières sur le processus de recrutement.
 

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