Voici quelques conseils pour rédiger une lettre de refus :
1. Personnaliser la lettre
Bien qu’il existe des modèles standard pour toutes les lettres de refus, prenez le temps de la personnaliser en incluant le nom de la candidate ou du candidat, le poste demandé et un élément que vous retenez de vos conversations, par exemple, un point particulier de son parcours professionnel ou académique.
Par exemple : « Nous avons été particulièrement impressionnés par le lancement de votre propre application mobile. » Ou encore : « C’est toujours un plaisir de rencontrer quelqu’un qui a étudié à l’université de Caen ! »
2. Faire preuve de concision
Il est essentiel que vous arriviez au but le plus rapidement possible. Ne laissez pas le chercheur d’emploi lire plusieurs paragraphes dithyrambiques à son égard pour finalement découvrir qu’il n’a pas été sélectionné. Ne lui faites pas perdre son temps : donnez cette information dès le début.
3. Être professionnel et prévenant
Même s’il est fort probable que le chercheur d’emploi soit déçu peu importe la manière dont vous formulerez la lettre de refus, une dose de professionnalisme et de considération peut toujours atténuer ses ressentiments envers vous ou l’entreprise.
Pensez à utiliser la « méthode sandwich », qui consiste à donner de mauvaises nouvelles entre deux messages positifs. Par exemple, commencez par annoncer que vous êtes impressionné par l’une de ses compétences ou par son expérience. Dites-lui ensuite que vous avez choisi une autre personne pour le poste, puis terminez en le remerciant pour le temps qu’il vous a consacré et en lui souhaitant bonne chance pour ses futurs projets.
4. Envoyer la lettre le plus tôt possible
Selon une enquête réalisée par Indeed, il existe une réelle différence entre le temps moyen nécessaire aux employeurs pour répondre aux candidats, et le délai d’attente effectif des candidats avant de recevoir une réponse. Par exemple, 68 % des employeurs déclarent répondre aux candidats dans un délai d’une semaine, tandis que 44 % des chercheurs d’emploi affirment qu’il leur faut patienter jusqu’à deux semaines. De plus, 15 % d’entre eux déclarent attendre plusieurs mois.*
En somme, il est préférable d’envoyer la réponse dès que vous avez pris votre décision. Les candidats trépignent sûrement d’impatience à l’idée d’avoir de vos nouvelles, surtout s’ils ont déjà passé l’entretien. Si vous répondez promptement, vous mettez fin à une période d’attente désagréable et vous vous démarquez en tant qu’entreprise soucieuse du ressenti des chercheurs d’emploi. Une lettre de refus bien formulée peut encourager une personne à postuler à d’autres offres chez vous ou ailleurs.
Exemple de lettre de refus
Pour vous aider à constituer votre propre modèle, voici un exemple de lettre de refus reprenant toutes les astuces susmentionnées.
[Nom complet]
[Adresse et code postal]
[Adresse email]
[Numéro de téléphone]
[Date]
[Nom complet du destinataire]
[Nom de l’entreprise]
[Adresse et code postal de l’entreprise]
Bonjour,
Merci beaucoup pour l’intérêt que vous portez au poste de responsable marketing chez ABC, et d’avoir pris le temps de venir rencontrer l’équipe la semaine dernière. C’est toujours un plaisir de rencontrer une personne qui a étudié à l’université de Rennes.
Bien que nous ayons tous été impressionnés par vos compétences et connaissances, nous avons finalement choisi une autre personne plus expérimentée en finance et droit commercial. Néanmoins, vos valeurs conviennent parfaitement à l’esprit de l’entreprise et nous vous encourageons à vous proposer pour d’autres postes marketing disponibles d’ici les prochains mois.
Merci encore pour le temps que vous avez investi pour votre candidature et l’entretien passé pour ce poste. Nous vous souhaitons bonne chance dans votre recherche d’emploi et vos projets futurs.
Cordialement,
[Signature]
Une bonne lettre de refus informe les candidats qu’ils ne passeront pas à la phase suivante du processus d’embauche sans nuire à l’image de votre entreprise. Si votre lettre est personnalisée, concise, attentionnée et que vous l’envoyez le plus rapidement possible, vous pouvez vous assurer que l’expérience sera positive.
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*Decipher/FocusVision pour Indeed
