Qu’est-ce que la prime d’assiduité ?
Aussi appelée prime de présence, la prime d’assiduité est un dispositif mis en place dans certaines entreprises visant à récompenser la présence des salariés. Le principe est simple : accorder un bonus aux employés les plus investis et la minorer ou la supprimer en cas d’absences répétées. Ce dispositif n’est pas obligatoire, mais la prime d’assiduité peut être inscrite dans la convention collective. Dans ce cas, l’employeur devra se conformer aux dispositions préalablement négociées avec les partenaires sociaux. S’il souhaite mettre fin à l’accord ou le modifier, il devra également notifier ses employés ainsi que les représentants du personnel suffisamment à l’avance pour permettre d’éventuelles négociations.
Comment mettre en place la prime d’assiduité dans une entreprise ?
Si aucun accord préalable n’existe, l’employeur peut décider unilatéralement de mettre en place une prime d’assiduité dans son entreprise. La réglementation est très souple en la matière et ne le contraint à aucune démarche spécifique. Pour que le dispositif atteigne ses objectifs, il est toutefois conseillé de formaliser le processus. Son lancement pourrait, par exemple, être annoncé par une note de service ou se traduire par un accord signé avec les partenaires sociaux. Pour éviter les tensions, il peut également se révéler judicieux de détailler le montant et les conditions d’attribution de manière claire et intelligible pour tous. Vous pourriez ainsi utiliser différents exemples concrets pour expliquer les différentes absences entraînant la minoration ou la suppression de la prime. En cas d’absence de communication écrite, c’est l’usage qui définit la règle. Cela signifie que le mode de calcul préalablement appliqué est considéré, par principe, comme étant la norme valable dans l’ensemble de l’entreprise.
Calcul de la prime d’assiduité
Il n’existe pas de législation spécifique encadrant le calcul de la prime d’assiduité. À défaut de convention collective, c’est donc la note de service ou tout autre mode de communication choisi qui devra en fixer les termes. Le principe reste cependant toujours le même : définir une compensation supplémentaire afin de récompenser les employés les plus assidus et la réduire ou la supprimer en cas d’absences. Pour vous aider à définir vos propres règles, voici les modes de calculs les plus communs :
- La prime fixe réduite ou supprimée en fonction des absences
La prime d’assiduité peut prendre la forme d’un montant fixe auquel l’employeur applique des déductions en fonction des absences de ses salariés. Par exemple, vous pourriez décider d’accorder une enveloppe de 250 € par mois, mais de la réduire de moitié en cas d’absence de plus de 4 jours et totalement au-delà de 8 journées. Ce mode de calcul a l’avantage d’être simple à effectuer et facilement intelligible. Il permet, de plus, de se concentrer sur les arrêts de longue durée ou répétés et de ne pas pénaliser les courtes absences ponctuelles. En effet, selon cette logique, un salarié absent une ou deux journées dans le mois en raison d’un impératif familial ou d’une grève touchera tout de même l’intégralité de la prime.
- La prime fixe calculée selon le temps de présence
Prenons la même somme de 250 €. Vous pourriez également décider de l’accorder au prorata du temps de présence de chaque employé. Dans ce cas, le salarié absent durant deux jours au cours d’un mois comptant 20 jours de travail effectif touchera donc 225 € (250 / 20 x 18).
- La prime d’assiduité calculée en pourcentage du salaire en fonction du temps de présence
D’autres entreprises font le choix de proportionner la prime au revenu des employés. Dans ce cas, le principe est le même que pour le calcul précédent, mais la somme finale varie en fonction du salaire de base. Ainsi, pour un revenu de 2 500 € avec deux jours d’absence, une prime fixée à 5 % atteindra 112,50 € (2 500 x 5 % / 20 x 18). Quel que soit le mode de calcul retenu, sachez également que la prime d’assiduité peut-être définie sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle et qu’elle est soumise à impôts et cotisations sociales comme tout autre élément accessoire au salaire.
Quelles absences prendre en compte ?
Par souci d’égalité, la prime d’assiduité doit prendre en compte toutes les absences qui ne sont pas considérées comme du temps de travail effectif. Seront donc décomptées de son montant :
- les absences non justifiées ;
- les arrêts maladie ;
- les congés parentaux ;
- les journées de grève.
Toutefois, d’autres absences sont considérées comme un temps de travail effectif et ne peuvent donc pas entrer en ligne de compte dans le calcul de la prime. Il s’agit notamment des :
- jours fériés chômés dans l’entreprise ;
- congés payés ;
- événements familiaux prévus par la loi ;
- congés syndicaux.
Par souci de transparence, il est généralement conseillé de détailler précisément les modes de déduction et de calcul, et d’en informer clairement les employés.
Limites de la prime d’assiduité et autres mesures de lutte contre l’absentéisme
L’objectif de la prime d’assiduité est d’encourager les employés à être présents sur leur lieu de travail, mais elle ne s’attaque toutefois qu’aux symptômes de l’absentéisme, et non à ses causes profondes, bien souvent liées au bien-être professionnel. Ainsi, il se pourrait qu’une entreprise améliore effectivement le temps de présence de ses équipes grâce à ce dispositif, sans pour autant gagner en productivité. Voici donc quelques idées pouvant compléter la prime d’assiduité afin d’optimiser vos résultats, tout en améliorant la qualité de vie des salariés.
Procédez à un état des lieux
Avant de régler les problèmes, encore faut-il définir avec exactitude ce qui ne va pas. Si votre entreprise souffre d’un fort absentéisme, il est probable que cela soit le signe que vos employés ne sont pas très épanouis. Pour faire votre diagnostic, vous pourriez recourir à une enquête de satisfaction. Cela vous permettra d’évaluer la situation et de mettre en place une stratégie appropriée capable de traiter le problème à la racine.
Dynamisez vos équipes
L’interaction avec les collègues joue un grand rôle dans notre bien-être au travail. Si vous pensez que votre entreprise a des lacunes à ce niveau, de nombreuses initiatives pourraient vous permettre de développer l’esprit d’équipe dans votre organisation. Pour partir sur de bonnes bases, il peut également être intéressant de commencer à renforcer les liens en élaborant ce programme avec vos responsables RH.
Offrez des perspectives d’évolution
Les perspectives de carrière ont également un fort impact sur la motivation des collaborateurs. Pour éviter la lassitude et répondre aux attentes des salariés, de plus en plus d’entreprises élaborent des plans de développement de compétences personnalisés. Ces programmes de formation ont l’avantage de permettre aux employés de gagner en efficacité et en compétitivité, tout en leur ouvrant des opportunités intéressantes pour l’avenir. Enfin, pour lutter contre les absences abusives, certaines organisations ont recours aux contre-visites médicales. Il s’agit pour les employeurs de s’appuyer sur une entité indépendante afin de vérifier que les arrêts de travail de ses collaborateurs sont justifiés. Il s’agit toutefois d’une autre mesure de contrôle, qui n’aura pas vraiment d’impact sur les causes profondes ni sur la motivation des employés. L’absentéisme est souvent le signe d’un malaise plus profond au sein de l’entreprise, et les mesures incitatives ou punitives n’auront, dans ce cas, qu’un impact limité. Pour régler véritablement le problème, il est donc conseillé d’adopter une approche holistique visant à améliorer durablement les conditions de travail et le bien-être des collaborateurs.
