Faire face à l’incertitude économique durant la crise du COVID-19

Article publié le 26 mars 2020.
 
Pour s’adapter aux fermetures temporaires, à la réduction du temps de travail et aux différents changements.
 
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Ce qu’il faut savoir

L’Organisation mondiale de la santé a déclaré une pandémie de coronavirus, ou Covid-19. La nature extrêmement contagieuse du virus responsable de cette maladie a conduit les gouvernements du monde entier à limiter les rassemblements et le contact entre les citoyens ; ils ont par conséquent annulé les grands événements, fermé les établissements scolaires et mis en place un confinement à résidence. Les entreprises doivent s’adapter à voir moins de clients et éventuellement à recevoir des directives gouvernementales les invitant à fermer des magasins et des lieux de travail tant que le niveau de menace restera élevé.
 
La pandémie du Covid-19 est un problème qui évolue rapidement partout dans le monde. Les chefs d’entreprise ont tout intérêt à consulter régulièrement des sources d’informations et de services de santé crédibles telles que celles-ci pour prendre des mesures concrètes :
 

 
Les entreprises et autres entités commerciales sont soumises à des interruptions ou à des changements dans leurs activités. Rassurez vos employés et clients grâce à une communication claire et fréquente concernant toute modification de vos pratiques commerciales.
 

Comment s’adapter aux fermetures temporaires

Certaines entreprises décidet éventuellement de fermer leurs portes temporairement, soit de leur propre initiative, soit en raison de directives gouvernementales ou locales. Quelle qu’en soit la raison, il est préférable pour les entreprises d’envisager des mesures d’urgence immédiates afin que les employés et les clients sachent à quoi s’attendre si l’activité devait être interrompue pendant quelques temps. Suivez ces étapes pour créer un plan d’action pour votre entreprise :
 

1. Prenez les devants

Étudiez d’abord les options qui s’offrent à votre entreprise en matière de fermeture. Tenez compte de la santé financière de votre entreprise, du bien-être des employés et de la sécurité des clients pour déterminer la meilleure option pour votre organisation.
 
Réalisez, par exemple, une analyse coûts/bénéfices pour déterminer la faisabilité d’une fermeture provisoire si elle ne vous est pas imposée par les directives gouvernementales. Tenez compte de tous les aspects, tels que le bien-être des employés, la stabilité financière et la fidélisation des clients. Vous pourrez ainsi décider de la date et de la durée de fermeture de votre entreprise.
 

2. Prônez la transparence avec les clients

Si vous fermez temporairement votre entreprise, indiquez clairement et régulièrement à vos clients les motifs de la fermeture, les modalités prévues pour rester en contact, ainsi que la date à laquelle vous espérez reprendre l’activité. Mettre à jour le site web et les réseaux sociaux de votre entreprise constitue un bon moyen de rester en contact avec les clients. Par-dessus tout, prônez la transparence.
 
Exemple de communication : « Chers clients, votre santé et votre sécurité, ainsi que celles de notre personnel, sont de la plus haute importance. Nous avons pris la difficile décision de fermer nos portes pendant les deux prochaines semaines afin de contribuer à réduire la transmission du Covid-19. Consultez régulièrement notre site web et nos réseaux sociaux pour obtenir des informations sur la réouverture. Prenez soin de vous. »
 

 

3. Impliquez les employés

Discutez de la fermeture temporaire avec vos employés. Ils auront des questions et des préoccupations. Vous devez donc vous préparer à échanger avec eux et à répondre à leurs questions du mieux possible. Mettez en place des plans pour gérer les licenciements, les indemnités de départ ou le chômage technique. Créez des supports de communication afin de tenir vos employés informés de la réouverture.
 
Mettez au point, par exemple, une session de « questions-réponses » en indiquant à l’avance le sujet afin de permettre aux employés d’assimiler la nouvelle et de préparer des questions. Recueillez des informations et des ressources à fournir aux employés lors de la réunion.
 

4. Demandez des conseils en matière comptable

Entretenez-vous avec votre comptable pour préparer les documents fiscaux ou autres à fournir pour la fermeture temporaire de votre entreprise. Il peut vous conseiller sur les bonnes pratiques financières et juridiques à adopter pendant la fermeture temporaire.
 
Par exemple, vous pouvez soumettre votre liste d’avantages et d’inconvénients à votre comptable. Demandez-lui des conseils financiers et des consignes à suivre pour mettre en œuvre la fermeture provisoire de votre entreprise d’une manière économiquement viable.
 

5. Proposez des options à vos employés

Si vous le pouvez, proposez à vos employés des options pour ce qui est de leur situation professionnelle durant la fermeture temporaire, et accédez à des ressources et informations gouvernementales pour les assister pendant leur absence. Certains employés préféreront le chômage partiele au licenciement, tandis que d’autres souhaiteront l’inverse. Analysez les différentes options à proposer à vos employés.
 
Exemple de message : « Étudiez les options suivantes dont vous disposerez lors de la fermeture temporaire de notre magasin. Demandez-vous si vous préférez le chômage partiel ou le licenciement. Nous mettrons tout en œuvre pour travailler à vos côtés pendant cette période difficile. Par ailleurs, nous vous invitons à consulter ces ressources officielles pour connaître les prestations dont vous pourriez bénéficier. »
 
Ressources utiles pour les employés :

Comment gérer la réduction du temps de travail

Plutôt que de fermer provisoirement, certaines entreprises peuvent réduire le temps de travail. Réduire les horaires d’activité permet d’abaisser les frais généraux tout en assurant des revenus à l’entreprise. Comme pour préparer une fermeture temporaire, il convient d’évaluer les avantages et les inconvénients d’une réduction du temps de travail. Suivez les étapes suivantes pour mettre en place de bonnes pratiques en vue de réduire les heures d’ouverture :
 

1. Parlez aux employés

Informez vos employés de votre volonté de réduire le temps de travail. Débattez des raisons et de l’impact direct d’une réduction des heures d’ouverture sur les employés et leur rémunération. Préparez-vous à répondre aux questions de vos employés concernant la procédure et les répercussions sur le plan personnel.
 
Exemple de message : « Bonjour à vous toutes et à vous tous, nous allons réduire nos heures d’ouverture à compter de lundi prochain. Cela concernera tous les salariés, mais en particulier le guichet. Je sais que vous avez des questions à ce sujet, mais je vous invite d’abord à lire la présentation que je vous ai fournie. Je répondrai aux questions une fois que vous aurez passé en revue toutes les informations. »
 

2. Faites preuve de transparence

Au moment de rendre publique la réduction du temps de travail, fournissez une explication à vos clients. Énoncez les raisons pour lesquelles l’entreprise doit limiter ses horaires d’ouverture, ainsi que les précautions que vous comptez prendre pour protéger vos employés et vos clients contre le Covid-19. Indiquez les ressources permettant de rester en contact avec l’entreprise : site web et réseaux sociaux. Tenez ces sources à jour pour indiquer les horaires et autres changements.
 
Exemple de message : « Chers clients, nous commencerons à réduire nos heures d’ouverture la semaine prochaine. Le magasin ouvrira à 10 h 00 et fermera à 16 h 00 à partir de lundi. Votre santé et celle de nos employés sont nos principales priorités. La réduction des heures d’ouverture nous permettra de désinfecter totalement notre magasin et d’assurer le réapprovisionnement. Veuillez suivre nos réseaux sociaux pour vous informer sur les autres modifications apportées aux horaires. »
 

3. Optez pour la flexibilité

Faites votre possible pour offrir plus de flexibilité à votre personnel. Si cela répond aux besoins de votre entreprise, donnez à votre personnel la possibilité de choisir ses heures de travail. Certains employés ont des enfants non scolarisés, ce qui peut avoir une incidence sur leurs heures normales de travail. Consultez vos employés pour connaître les horaires qui leur conviennent le mieux pendant la réduction du temps de travail.
 
Exemple de message : « Bonjour à vous toutes et à vous tous, je sais qu’avec la fermeture des écoles et des garderies, certains d’entre vous ne pourront pas assurer leurs heures de travail habituelles. Demandez à me rencontrer avant la fin de la semaine si vous souhaitez travailler en dehors des heures d’ouverture. Nous ferons tout notre possible pour répondre à vos besoins et travailler à vos côtés. »
 

4. Passez à la vente en ligne

Si vous limitez les heures d’ouverture d’un magasin de détail, envisagez de transférer vos activités en ligne. Vous pouvez accroître la notoriété de votre marque et potentiellement conquérir de nouveaux clients. Les ventes en ligne n’impliquent aucune interaction physique avec les clients, elles sont donc plus sûres tant pour les employés que pour les clients.
 
Par exemple, si votre entreprise réalise la plupart de ses ventes en magasin, commencez à communiquer dès que possible sur le transfert en ligne dans votre magasin. Utilisez des listes de diffusion, les réseaux sociaux et votre site web pour informer vos clients actuels et potentiels de la création de votre site de vente en ligne.
 

5. Envisagez le télétravail

Si possible, offrez à vos employés la possibilité de travailler à distance. Mettez en place des systèmes de communication en ligne pour vos employés. Créez des systèmes de gestion des responsabilités et des tâches pour surveiller la productivité à distance.
 
Exemple de message : « Bonjour à vous toutes et à vous tous, si le télétravail vous intéresse, veuillez participer à la session de formation en ligne qui aura lieu ce mercredi. Si l’une ou l’un d’entre vous n’est pas sûr de pouvoir effectuer votre travail depuis votre domicile, passez à mon bureau pour discuter des options disponibles. »
 

Conseils relatifs aux changements sur le lieu de travail

Que votre entreprise choisisse de fermer temporairement ses portes, de réduire le temps de travail, de modifier son mode d’exploitation ou de continuer son activits, vous devez vous adapter à de nombreux changements.
 
Utilisez ces conseils pour préparer et gérer votre entreprise pendant cette période :
 

  • Annulez les déplacements professionnels : suspendez tous les déplacements professionnels non essentiels. Communiquez plutôt en ligne avec les parties prenantes par le biais de chats vidéo ou reportez le déplacement de quelques mois.
  • Organisez des réunions virtuelles : organisez des réunions virtuelles plutôt que des entrevues. Les sites web et applications dédiés aux grandes réunions collectives en ligne peuvent simplifier le processus.
  • Nettoyez votre lieu de travail : nettoyez méticuleusement et désinfectez régulièrement votre lieu de travail. Cela doit inclure toute zone fréquentée par les clients et toutes les installations accessibles aux employés.
  • Adressez-vous à votre chaîne d’approvisionnement : restez en contact avec votre chaîne d’approvisionnement. Des perturbations peuvent survenir et avoir une incidence sur votre capacité de production et de distribution.
  • Étudiez votre contrat d’assurance pour les pertes d’exploitation : de nombreuses entreprises souscrivent des contrats d’assurance commerciale afin de se prémunir en cas de difficultés. Étudiez attentivement votre contrat, car certaines compagnies d’assurance n’incluent pas les maladies contagieuses ou les pandémies dans leur couverture. Vérifiez auprès de votre compagnie d’assurance les options dont vous disposez.
  • Créez un groupe de travail : réunissez une équipe d’employés qui traitera les problèmes liés au Covid-19 à mesure qu’ils se présentent. Mandatez une équipe en amont de tout changement opérationnel pour donner à votre entreprise le temps de créer des plans d’urgence et de préparer des mesures immédiates si nécessaire. (Voir également : Conseils relatifs à la communication d’entreprise pendant la crise du COVID-19 )
  • Surveillez la situation au quotidien : consultez des sources fiables telles que le site du ministère des Solidarités et de la Santé, l’OMS et les voies officielles régionales pour connaître les politiques en matière de pratiques commerciales et de mesures de quarantaine.
  • Discutez avec les ressources humaines : avec votre service des ressources humaines (si vous en avez un), prévoyez des réponses aux questions des employés concernant les changements en matière de rémunération ou d’horaires pendant la période de Covid-19.
  • Privilégiez la transparence : continuez à communiquer régulièrement avec vos employés et vos clients. Privilégiez la transparence et faites le point aussi souvent que possible.

 

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