Coronavirus : organiser le travail à distance

Article publié le 26 mars 2020.
 
En France, pour faire face à la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises instaurent le télétravail partiel ou intégral et cherchent les moyens efficaces d’opérer cette transition. N’hésitez pas à vous aider des conseils fournis par ce guide pour l’organiser et y préparer vos équipes.
 
Dans ce guide, nous aborderons les points suivants :
 

Comment organiser votre transition vers le télétravail

Les étapes suivantes vous aideront à organiser votre transition :
 

1. Collaborer avec les managers et les responsables d’équipe

Pour organiser une transition vers le télétravail, il est essentiel d’échanger sur les idées et stratégies possibles avec les salariés occupant des postes à responsabilité. Vous pouvez par exemple organiser un brainstorming avec les responsables d’équipe et les managers pour identifier les outils adéquats et les moyens de maintenir l’implication des salariés, mais aussi pour organiser la collaboration en ligne. Pensez également à inciter managers et responsables à montrer l’exemple: voir les supérieurs hiérarchiques bien s’organiser pour travailler à distance invitera les employés à en faire de même.
 
Voici le type de questions que vous pouvez poser pour guider le brainstorming :
 

  • Quelles plateformes de communication utiliser pour entretenir le contact avec les salariés ?
  • Quelle application de vidéoconférence utiliser pour faire des réunions d’équipe ?
  • Comment garantir la productivité et l’implication des salariés ?

 

2. Choisir un canal de communication fiable pour les informations importantes

Soyez transparent avec vos salariés concernant la transition que vous opérez en communiquant via le canal de communication utilisé par la plupart d’entre eux. Encouragez une communication ouverte en créant différents fils de conversation au sein de vos outils de communication pour permettre à vos employés de partager des informations, d’interagir et de discuter ensemble. Réduisez votre boîte à outils au strict minimum en sélectionnant une plateforme de communication fiable qui sera utilisée par tout le monde pour se contacter, poser des questions et formuler des retours. Via un unique outil dédié, vous pouvez aisément partager et recevoir des informations importantes concernant le travail, ainsi que les dernières nouvelles au sujet de l’épidémie.
 

3. Former une équipe de managers à distance

Pour travailler efficacement depuis leur domicile, les salariés ont besoin d’être guidés et de recevoir du feedback des managers et des responsables d’équipe. Choisissez des managers « clés » qui seront chargés de diriger des procédures différentes et d’en assurer le suivi. Vos salariés sauront ainsi vers qui se tourner. Vous pouvez également former une équipe de managers qui sera en charge de l’élaboration des projets, de l’assurance qualité et d’autres procédures propres à votre entreprise.
 
Voir : 11 conseils pour gérer efficacement vos équipes à distance
 

4. Mettre en place un support d’accès aux ressources (comme une FAQ)

Il est possible que vos salariés aient des questions sur les tâches à effectuer à distance et au sujet de l’épidémie du coronavirus. C’est pour cette raison qu’il vous sera utile de mettre en place un outil en ligne, comme une page FAQ, où les salariés pourront trouver des réponses à leurs questions sur la productivité et l’équilibre vie privée/vie professionnelle, ainsi que des ressources relatives à la santé. Par exemple, vous pouvez mettre en ligne un document destiné à tous sur une application où les salariés pourront se connecter et découvrir les nouveautés.
 
De plus, questionnez régulièrement les salariés sur leurs interrogations et suggestions, et répondez à toutes leurs questions. Vous pourrez ainsi ajouter plus d’informations sur votre support. Tenez vos équipes au courant des dernières nouvelles sur le COVID-19 et les nouveaux cas en incluant une liste de liens vers ces informations et vers les médias.
 

5. Établir une stratégie pour la communication

Une communication efficace est fondamentale pour la réussite d’une telle transition. Aussi, il est crucial d’organiser la communication pour favoriser les interactions régulières. Pourquoi ne pas organiser des réunions d’équipe hebdomadaires via une plateforme de conférence en ligne pour suivre la progression du travail ? De la même façon, des emails quotidiens avec des notifications importantes sur les projets menés à leur terme, l’élaboration de nouveaux projets ou d’autres tâches sont une manière de tenir vos salariés informés.
 
Voir l’article : Conseils relatifs à la communication d’entreprise pendant la crise du COVID-19
 

6. Choisir la technologie et les outils adaptés

Souvent, la mise en place du télétravail dépend des outils et ressources utilisés pour améliorer la fluidité des procédures. Les outils de communication, de productivité et de gestion de projets sont essentiels à la cohérence entre les diverses procédures et activités de votre entreprise. Toutefois, veillez à n’utiliser que les outils nécessaires à la réalisation des tâches et à l’interaction entre les membres de l’entreprise. Par exemple, un outil de traitement de texte en ligne, un outil de communication pour toute l’entreprise et une plateforme de vidéoconférence peuvent suffire au déroulement efficace du télétravail.
 

Conseils pour maintenir votre activité durant la pandémie de COVID-19

Voici quelques conseils pour gérer les équipes à distance :
 

Fournir le matériel adapté pour le travail

Cela dépend de ce dont vos équipes ont besoin pour travailler. Vous pouvez permettre à vos salariés d’emporter leurs ordinateurs portables professionnels chez eux. En définitive, le choix du matériel à fournir à vos salariés peut dépendre des coûts que cela entraîne ainsi que des risques que cela implique en termes de sécurité. En cas d’équipements onéreux, un suivi précis peut être établi afin de garder trace du matériel prêté.
 

Faire passer des entretiens et recruter à distance

Si vous avez programmé des entretiens ou cherchez à intégrer de nouvelles recrues à vos équipes, vous pouvez faire tout cela à distance : utilisez une plateforme de vidéoconférence telle que Skype ou encore Zoom pour mener vos entretiens, ou bien réalisez ceux-ci par téléphone. Aussi, pourquoi ne pas créer un livret d’accueil qui fournit des informations sur l’entreprise aux nouveaux venus et rassemble l’ensemble des ressources et documents importants destinés aux salariés? De même, si certains documents doivent être signés, tournez-vous vers des applications telles que DocuSign pour envoyer et recevoir des documents confidentiels de façon sécurisée.
 

Intégrer des outils de communication en ligne

Continuez de superviser le travail effectué par les salariés, répondez aux questions et attribuez-leur de nouvelles tâches. Favorisez la communication au sein de vos équipes via des plateformes de communication en ligne proposant des fonctionnalités de partage de fichiers et de conversation privée. Ces outils seront utiles à l’organisation des procédures de travail et au partage des informations à distance, et peuvent également maintenir l’implication et la productivité des salariés.
 
De la même façon, si vous constatez que certains salariés ne communiquent pas sur vos canaux de communication, contactez-les personnellement ou organisez régulièrement des entretiens individuels à distance.
 

Veiller à l’équilibre vie privée/vie professionnelle de vos salariés

Désignez un responsable d’équipe qui sera chargé de gérer des petits groupes de salariés durant cette période de télétravail. Ces responsables peuvent également jouer le rôle de guides et fournir un accompagnement professionnel et de bons conseils aux salariés, tout en les aidant à établir une distinction claire entre le temps de travail et le temps de repos. Ils peuvent également leur apporter un soutien moral et les encourager à définir un espace calme, loin de toute distraction, qui constituera leur espace de travail. À la fin de chaque journée ou semaine, les responsables d’équipe peuvent recontacter les membres de leur équipe pour suivre la progression du travail et s’assurer que les salariés ne travaillent pas plus que de raison. Enfin, pourquoi ne pas organiser des moments de détente et des activités à distance ? Des plug-ins tels que Netflix Party, par exemple, permettent aux utilisateurs de regarder des films ensemble. Vous pouvez aussi organiser des pauses café pour converser quotidiennement en vidéo.
 

Utiliser et partager les ressources médicales et gouvernementales disponibles

Le ministère du Travail a publié des fiches conseils métiers à destination des employeurs et des entreprises. Vous pouvez, par ailleurs, consulter sur le site santé.fr les récentes informations concernant la propagation du coronavirus. Pour obtenir des informations au sujet des salaires, des congés et des directives sur les horaires de travail, consultez les ressources fournies par le ministère du Travail concernant le COVID-19. De plus, le pôle santé travail fournit des recommandations détaillées pour adopter un plan de continuité d’activité dans le contexte épidémique. Enfin, vous pouvez consulter les informations partagées par le ministère du Travail.
 
En réalité, opter pour le télétravail nécessite une solide implication de la part des responsables et des équipes pour assurer une transition la plus fluide possible. Tenez les salariés informés et veillez à ce qu’ils gardent le moral pour que le changement se passe au mieux.
 

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