Pourquoi envoyer un message de bienvenue ?

Vous avez trouvé la perle rare, le candidat qui répond à vos attentes et son premier jour dans l’entreprise approche. Le processus de recrutement est souvent chronophage et parfois fastidieux, tant pour le département des ressources humaines que la direction du département concerné. Vous souhaitez donc accueillir au mieux votre nouvelle recrue et à votre tour, lui donner une bonne impression de son lieu de travail afin de développer dès les premiers jours une relation satisfaisante sur le long terme avec votre employé. Vous souhaitez lui faire comprendre que son bien-être compte pour l’entreprise, lui communiquer les valeurs de l’entreprise et stimuler son engagement et sa productivité. Afin d’assurer au mieux ce processus d’accueil et d’intégration, le message de bienvenue est l’un des éléments de base à travailler. La préparation en amont de l’intégration des nouveaux collaborateurs a une grande importance afin de leur montrer que leur arrivée était connue, attendue et considérée. L’e-mail de bienvenue n’est pas à prendre à la légère pour faire de l’arrivée de vos nouveaux collaborateurs le début d’une belle relation professionnelle.

Quels sont les éléments à intégrer dans un e-mail de bienvenue ?

Il y a de nombreuses informations à communiquer à vos nouveaux collaborateurs pour bien préparer leur arrivée. Nous en dressons une liste ci-dessous, mais notez que le ton et la pertinence des informations dénoteront également de votre implication et de la volonté de l’entreprise de bien faire les choses avec les nouveaux arrivants. Votre message devra communiquer le plaisir et l’enthousiasme de l’entreprise d’avoir recruté cette personne en particulier et que vous souhaitez faire les meilleurs efforts pour lui faciliter sa prise de fonction. L’e-mail de bienvenue doit également émettre des vœux, donner le ton de l’ambiance générale au sein de l’entreprise et présenter les éléments présents sur le poste de travail dès le premier jour.

Éléments factuels à intégrer dans un e-mail de bienvenue :

• Le nom, l’adresse de l’entreprise et l’itinéraire pour s’y rendre (éventuellement où garer son véhicule)
• Le jour et l’heure d’arrivée prévus
• Le nom de son responsable ou supérieur hiérarchique
• Le nom de la personne à demander à son arrivée
• Le planning de sa première journée (récupérer son badge, installer son poste informatique…)
• Un répertoire concis des personnes à connaître avec leur numéro de téléphone et adresse e-mail (ressources humaines, services généraux, cafétéria, responsable du CE…)
• Un plan des bureaux de l’entreprise ou du site sur lequel il travaillera
• Rappel des documents officiels ou importants à amener le premier jour pour remplir son dossier avec les ressources humaines (carte d’identité, carte vitale, documents officiels…)

Autres éléments à intégrer dans un e-mail de bienvenue :

• Préciser que l’arrivée est attendue.
• S’adresser au collaborateur par son prénom.
• Parler de l’implication du Directeur envers ses collaborateurs et l’entreprise.
• Signaler l’importance de la cohésion d’équipe.
• Envoyer l’e-mail de bienvenue au nom du dirigeant de l’entreprise et indiquer son adresse e-mail.
• Insérer un lien d’une vidéo personnalisée des membres de l’équipe si vous en avez une à disposition pour donner un côté dynamique et engageant.

Choses à éviter pour souhaiter la bienvenue :

• Aborder les missions et les projets qui attendent le collaborateur dès son arrivée de manière trop détaillée.
• Avoir une approche « stressante » ou mettre la pression.
• Utiliser un jargon que le collaborateur ne connaît peut-être pas encore.
• Envoyer le message d’une adresse d’expéditeur autre que celle du directeur de l’entreprise.
• Faire parvenir un dossier trop long et détaillé qui pourrait « perdre » votre collaborateur, il sera toujours possible de lui remettre un « kit de bienvenue » lors de son premier jour et prendre le temps de lui en expliquer les détails.

3 exemples de message de bienvenue pour un nouveau collaborateur

Exemple 1 : Message professionnel

Objet : Bienvenue chez Wavewood, votre nouvelle entreprise Monsieur Diallo, Mes collaborateurs se joignent à moi pour vous souhaiter la bienvenue au sein de l’équipe du service Marketing de Wavewood. Nous sommes heureux de vous compter parmi nous et espérons que vous vous sentirez rapidement à l’aise dans vos espaces de travail comme dans votre nouvelle fonction. Vous découvrirez dès votre premier jour les activités ainsi que l’organisation de notre entreprise afin de pouvoir commencer à travailler dans les meilleures conditions possible. Je suis persuadée que notre collaboration sera fructueuse. Nous vous souhaitons une première belle journée dans vos nouveaux locaux. Si vous avez la moindre question qui aurait pu nous échapper, n’hésitez pas à revenir vers moi, je serai à votre disposition en cette journée spéciale comme dans les jours qui suivront. Nous vous attendons le mardi 14 septembre 2021 à 9h00. Nous vous rappelons notre adresse : XXX Vous pourrez vous présenter à l’accueil et demander Léon Trouvant, Directeur Marketing. Léon sera votre responsable hiérarchique et il vous remettra un kit de bienvenue plus complet vous présentant toutes les informations utiles de l’entreprise. Il vous accompagnera ensuite au service RH pour finaliser votre dossier et récupérer votre badge. À cet effet, pensez à vous munir de votre carte d’identité et de votre carte vitale. Vous irez ensuite rencontrer l’équipe informatique qui se chargera de vous installer votre poste. Une fois encore, bienvenue chez Wavewood. Doria Anjar, Directrice Générale de Wavewood.

Exemple 2 : Message informel et convivial

Bonjour Alex,

Avant ton premier jour chez Wavewood, je tenais à te souhaiter la bienvenue au nom de tous les collaborateurs ! Nous sommes heureux de te compter parmi nous et espérons que ta première journée au sein de ton équipe se déroulera pour le mieux. Notre processus d’intégration te permettra de comprendre notre organisation ainsi que nos diverses activités et de te mettre rapidement à l’aise dans tes fonctions. Je ne pourrais malheureusement pas être présente le jour de ton arrivée mais, Maimouna Coulibaly, notre assistante RH se fera un plaisir de t’accueillir afin de finaliser ton dossier. N’oublie pas de te munir de ta carte d’identité et de ta carte vitale. Maimouna te fera ensuite visiter les locaux et t’amènera dans ton service où tu seras accueilli par Léon Trouvant, notre Directeur Marketing qui sera également ton manager. Il te présentera ton poste et te guidera pour tes premières missions une fois que ton poste informatique sera installé.

Nous préparons également une soirée le 16 septembre à 20h00 dans les locaux de l’entreprise. Tu y seras bien entendu le bienvenu, j’espère avoir l’occasion de t’y rencontrer et de faire plus ample connaissance. Si tu as des questions, n’hésite pas à m’appeler ou à m’envoyer un e-mail. Je te souhaite une excellente journée !

À très bientôt Doria Anjar, Directrice Générale de Wavewood.

Exemple 3 : Message de bienvenue d’un collaborateur transféré d’une autre branche de l’entreprise

Cher Alex, Après 5 ans passés dans le département Logistique de Wavewood, c’est un véritable plaisir de t’accueillir au sein du service Marketing de l’entreprise. Léon Trouvant, Directeur Marketing sera ton manager et il se joint à moi pour te renouveler tout notre enthousiasme de te compter parmi nous. Nous avons été impressionnés par tes réussites avec Aurel Ben Soussan dans les améliorations menées pour la gestion de la chaîne logistique et nous sommes convaincus que tu trouveras ta place dans ce nouveau challenge au service Marketing. Nous t’attendons le mardi 14 septembre 2021 dans les bureaux que tu connais bien, à notre siège social au XXX. Maimouna Diallo, notre assistance RH t’accueillera, s’assurera que ton poste informatique est prêt et vérifiera ton dossier RH. Léon te présentera ensuite au reste de l’équipe, tu connais déjà de nombreuses personnes du service, donc je suis certaine que ton intégration se fera en douceur.

Merci de faire confiance à Wavewood pour cette nouvelle étape dans ta carrière, nous sommes tous ravis de t’avoir à nos côtés.

Bien à toi, Doria Anjar, Directrice Générale de Wavewood.