Emplois Secrétaire Médicale (Avignon (84))

Détails de l’offre

Adjoint Administratif RH- service FORMATION

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Les Hôpitaux des Portes de Camargue recrutent un Adjoint Administratif (H/F) pour le pôle formation du service des Ressources Humaines.

Les Hôpitaux des Portes de Camargue comprennent une grande diversité de prise en soins :

• Une offre sanitaire (56 lits de SSR Polyvalent, 10 lits d'EVC, 10 lits en UCC et 30 lits d'USLD et 10 lits de Médecine)
• Une offre médico-sociale (259 lits d'EHPAD, 5 places d'hébergement temporaire, 6 places d'accueil de jour, 33 places au sein d'une Maison d'Accueil Spécialisée)
• Deux Services de Soins Infirmiers A Domicile (55 places, 5 places dédiées à l'accueil de personnes en situation de handicap et une Equipe Spécialisée Alzheimer de 10 places).

L'établissement est en direction commune avec le Centre Hospitalier d'Arles et membre du GHT des Bouches du Rhône.

Activités

Gestion de la campagne des entretiens annuels et de formations :

• Paramétrage de la campagne ;
• Création des comptes évaluateurs ;
• Accompagnement des évaluateurs ;
• Editions des entretiens.

Elaboration du plan de formation :

• Recensement des axes de formations à développer en rapport avec les orientations stratégiques de l'établissement (Données : Encadrement, DUERP, Instances/Commissions, Projets, .) ;
• Edition du recueil des besoins agents ;
• Budgétisation du plan de formation ;
• Préparation et animation des Commissions de formation ;
• Préparation des présentations et argumentaires du plan de formation pour validation en CSE.

Achat de prestations de formations (DPC et hors DPC):

• Echanges avec les organismes de formation sur nos besoins ;
• Recensement des devis, propositions commerciales ;
• Sélection et réponses aux organismes (contractualisation ou refus).

Mise en ouvre du plan de formation :

• Planification des sessions et diffusion (encadrement/agents) ;
• Réservation/Commande des salles / du matériel / des collations ;
• Création et suivi des formations dans le logiciel Gesform ;
• Coordination avec les organismes de formation (inscriptions, conventions, convocations, ) ;
• Organisation des campagnes de sélection d'entrées en formation (EP, VAE Collective, .) ;
• Gestion des demandes de remboursements de frais (enseignement, déplacements, traitements) ;
• Suivi des formations règlementaires (AFGSU, Habilitations, .) ;
• Mise à jour des tableaux de bords.

Accompagnement des agents sur les Dispositifs de formation individuels :

• Renseignement, conseil et orientation des agents vers les dispositifs individuels de formation associés à leurs projets (VAE classique ou collective, CFP, FQCPF, BC, ).

Suivi financier et clôture comptable :

• Suivi financier du plan de formation (PNM/PM) ;
• Contrôle et clôture du plan de formation ;
• Préparation des demandes de paiement des heures de cours des formateurs internes.

Traitement de données/Bilans de synthèses :

• Extraction de données et formalisation de bilans/synthèses formations (PNM/PM/Exercices/UF/évaluations/Contrôles ARS/RSU/ ) ;
• Préparation des éléments de cartographie des métiers et métiers en tensions.

Gestion de la Certification QUALIOPI :

• Vérification de la conformité avec les évolutions du manuel QUALIOPI ;
• Préparation des audits Qualiopi (initial, surveillance, ) ;
• Révision annuelle des programmes de formations avec les formateurs internes ;
• Elaboration et diffusion du catalogue de formation ;
• Organisation des prestations de formation (adaptations, conventions, convocations, questionnaires, supports, .) ;
• Gestion de la facturation ;
• Clôture des prestations de formation ;
• Mise à jour des tableaux de bords (dépenses, satisfactions, améliorations, .) ;
• Veille juridique.

Secrétariat F3SCT :

• Planification et diffusion des dates de séances ;
• Diffusion de l'ODJ ;
• Préparation des PowerPoint ;
• Présentations de sujets formations.

Savoir faire

• Analyser, traduire et formuler un besoin utilisateur en études de faisabilité, en solutions, en programmes
• Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de compétence
• Auditer l'état général d'une situation, d'un système, d'une organisation dans son domaine de compétence
• Concevoir et organiser des dispositifs et actions de formation, relatifs à son domaine de compétence
• Concevoir, conduire, adapter le programme de développement professionnel d'une catégorie professionnelle ou d'une personne
• Concevoir, piloter et évaluer un plan de formation et de développement professionnel continu Élaborer un cahier des clauses techniques particulières (CCTP)
• Évaluer une prestation, un projet, une solution, relatifs à son domaine de compétence
• Gérer un budget ou une norme quantitative et optimiser la gestion financière propre à son domaine d'activité et rapporter à sa hiérarchie tout risque d'écart
• Négocier des prestations, des contrats, des accords avec des interlocuteurs internes/externes

Prérequis Diplômes

• Ressources Humaines : Management, Gestion, et Aide à la décision
• Niveau de qualification minimum : Niveau 5 ou 6 (BTS, Licence)
• Spécialisation : Gestion des ressources humaines, gestion des entreprises et/ou des administrations
• Expérience exigée en ingénierie de formation
  

Liaisons hiérarchiques :
Sous la responsabilité du Directeur adjoint chargé des Ressources Humaines

Liaisons fonctionnelles :

• Directions fonctionnelles et d'établissement
• Responsables de service et de pôle, encadrement
• Personnel
• Formateurs internes
• Organismes de formation, IFSI, IFAS, Universités, écoles
• OPCA (ANFH), OGDPC (Organisme Gestionnaire du Développement Professionnel Continu
• Organisations syndicales
• Instances de l'établissement : F3SCT, Commissions de formation
• Etablissements extérieurs

Temps de travail et Position statutaire
- Temps de travail : 100% - temps plein de journée

• Durée quotidienne : 7h30

- Horaires : 8h- 16h avec 30 minutes de pause repas non compris

• Position : Adjoint Administratif
• Catégorie B ou C

Prise de poste souhaité au 4/12/2026

Rémunération selon la grille indiciaire de la FPH

Beaucaire - Site Gaston Doumergue
Boulevard Maréchal Foch - 30300 BEAUCAIRE Route d'Arles
13150 TARASCON