emplois Accueil Medicale

Spécialisée et diversifiée dans le champ des handicaps, l’UGECAM Alsace réunit des compétences sanitaires et médico-sociales, des plateaux techniques innovants et des pôles d’expertises reconnues. Organisme d’Assurance Maladie à but non lucratif et premier opérateur d’offre de soins médicaux et de réadaptation (SMR) en Alsace, l’UGECAM Alsace emploie près de 1 700 salariés exerçant dans 13 établissements de santé dans le Bas-Rhin et le Haut-Rhin répartis sur 4 Pôles dont le Pôle Institut Universitaire de Réadaptation Clemenceau (Pôle IURC).

Le Pôle IURC est implanté au sein de l’Eurométropole de Strasbourg et de la Vallée de Bruche, et exerce son activité sur 3 sites : Strasbourg, Illkirch-Graffenstaden et Schirmeck.

Son offre de soins est riche et diversifiée (424 lits et places) et se structure en 6 filières de soins médicaux et de réadaptation spécialisés et polyvalent, en hospitalisation complète et en hospitalisation à temps partiel.

Le Pôle IURC prend en charge des patients, au sein d’une équipe pluridisciplinaire en intégrant dans le parcours de soin, au sein de filières, son projet de vie et projet de rééducation. L’élément moteur est la dynamique d’évolution du patient en situation de handicap.

Le Pôle IURC recherche un(e) COORDINATEUR/TRICE ACCUEIL, ADMISSIONS, SECRÉTARIAT MEDICAL, PLANIFICATION en Contrat à Durée Indéterminée (CDI) à temps plein.

Responsabilités/ missions :

Le coordinateur ou la coordinatrice en charge des services d’accueil, d’admissions, de secrétariat médical, de la cellule de planification est le garant de la fluidité et de l’efficacité du parcours administratif du patient, de son arrivée à sa sortie. Il ou elle assure l’opérationnalité et la qualité des services d’accueil, d’admission, de secrétariat médical et de la cellule de planification, en collaboration étroite avec la direction du Pôle IURC, l’ensemble des médecins du Pôle IURC, et les référents métiers.

Activités et missions :

- Organisation, coordination et supervision des activités des équipes :

o Evalue les moyens nécessaires à la réalisation des activités des équipes ;

§ Au regard des objectifs d’activité fixés par la direction,

§ En lien avec la direction, l’équipe médicale et les fonctions supports impactées,

§ Dans une perspective d’homogénéisation et d’optimisation des pratiques,

o Planifie les activités et les moyens, et répartie la charge de travail ;

o Contrôle et suit la qualité des prestations fournies tout au long du parcours administratif du patient ;

o Suit les effectifs (cibles, présents, etc.) ;

o Organise et s’assure d’un suivi opérationnel des activités/projets en coordination avec les différents interlocuteurs ;

o Respecte et fait respecter des procédures qualité dans la réalisation des missions ;

o Met en œuvre et suit les processus et procédures ;

§ la gestion et la conformité des archives,

§ le respect des processus de facturation du régime particulier,

§ etc.

- Management opérationnel des personnels accueil, admission, et secrétariat médical :

o Management des effectifs en lien avec l’organisation prévue (gestion des plannings, continuité de service, remplacements, etc.) ;

o Gestion et développement des compétences des effectifs afin d’assurer ;

§ la continuité de service pour chaque segment du parcours du patient,

§ la polyvalence des équipes au sein des différentes filières et spécialités,

§ la polyvalence des équipes sur chaque segment du parcours du patient,

o Gestion des ressources humaines (recrutement, entretiens annuels, propositions d’attribution des points de compétence lors des campagnes dédiées, définition et recensement des besoins en formation, gestion des habilitations, etc.) ;

o Animation de réunions d’équipe ;

o Accueil et tutorat des nouveaux embauchés et des stagiaires.

- Assurer le lien et la collaboration avec les personnels médicaux :

o Assure la communication et l’information régulière aux médecins de tous éléments pertinents (modifications de planning, d’affectation, d’organisation, etc.) ;

o Traite les sollicitations des médecins (traitement et coordination des demandes, etc.) ;

o Assure la supervision et le suivi du planning d’astreinte médicale en l’absence de la secrétaire du médecin-chef (assurant la gestion courante de ce planning) ;

o Assure la supervision de la bonne organisation des commissions d’admission au sein des services d’HC, auxquelles elle peut participer dans le cadre de l’organisation définie.

- Optimiser la performance :

o Assure le contrôle de la performance du service rendu via le suivi des indicateurs clefs de performance (qualité et délai d’envoi de la LDL, prise en charge auprès des mutuelles, complétude des dossiers d’admission, qualité de la tenue des commissions d’admission, attitude d’accueil, téléphonie, etc.).

Vos compétences / Profil recherché :

- Capacité d’analyse et de synthèse ;

- Autonomie et rigueur de travail ;

- Appétence pour les relations opérationnelles ;

- Sens de l’investigation et de la communication ;

- Maitrise experte de la suite Microsoft Office ;

- Maitrise des principes de comptabilité analytique et du contrôle de gestion ;

- Maitrise des techniques d’analyse financière et des principes comptables (une connaissance de la norme M21 est un plus).

Formation et expérience :

BAC + 3

Maitrise du processus d’admission

Maitrise des éléments règlementaires

Maitrise des logiciels métiers (Facdis, Medlien, Medisn Aklia)

Maitrise de la suite Office

Une expérience réussie en management serait un plus

Notre proposition :

- Convention collective UCANSS / Sécurité Sociale ;

- Salaire sur 14 mois + Ségur + Prime d’intéressement ;

- Complémentaire santé ;

- Restaurant d’entreprise ;

- Oeuvres sociales du Comité Sociale et Économique (CSE) ;

- Cadre au forfait – niveau 6

Le poste est à pourvoir dès que possible.

Rémunération : 22 308,55€ à 46 096,46€ par an

Lieu du poste : En présentiel