emplois Administratif Rectorat

Healthcademia, d’envergure internationale, regroupe des établissements d’enseignement supérieur privé spécialisés dans les formations médicales et paramédicales en initial et en formation continue. Healthcademia compte en France 12 établissements « Institut Supérieur d’Optique » dédiés aux métiers de la Vision, 3 Instituts de Formation « Ecole d’Assas » dédiés aux métiers de rééducation en kinésithérapie, podologie et ergothérapie et un département dédié à l’activité de Formation Professionnelle Continue : « ISPS FP ». Nous formons chaque année 4200 étudiants et 1650 professionnels de santé grâce à notre équipe de passionnés et experts d’environ 600 collaborateurs.

Dans le cadre de l’ouverture de l’Institut Supérieur d’Optique de Paris Nord et d’une création de poste, Healthcademia recrute un Responsable de scolarité - H/F en CDI.

Le poste sera basé au sein de l’école dont l’ouverture est prévue à Saint Ouen (93).

Rattaché hiérarchiquement à la Directrice de l’Institut Supérieur d’Optique de Paris Nord, vous participez activement au bon déroulement des enseignements dans l’ensemble des sections qui vous sont confiées.

A ce titre, vous organisez et coordonnez l’ensemble de la vie scolaire des étudiants de l’école.

Vous êtes le relais de l’information entre les différents acteurs (notamment intervenants, étudiants, parents, équipe administrative et direction) et êtes le garant de l’accompagnement individualisé des étudiants.

Administratif :

• Remonter les notes et absences ;
• Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs (élèves, parents, partenaires, enseignants…) ;
• Gestion, suivi administratif et mises à jour des dossiers des étudiants dans leur processus d’inscription et de réinscription (ex : suivi des étudiants dans le logiciel de scolarité Ypareo, préparation des prérentrées, mobilités, etc.) en lien avec les gestionnaires ADV du siège ;
• Organisation des conseils de classe et autres réunions concernant le suivi des élèves (ex : réunions pédagogiques) ;
• Organisation et gestion des évaluations et examens en collaboration avec la direction pédagogique et participer administrativement à la relation avec les certificateurs (ex : Rectorat, Formative, Faculté Paris Sud, …) ;
• Envoi, gestion et contribution à l’analyse des enquêtes (satisfaction, insertion professionnelle…) des étudiants, financeurs et employeurs ;
• Réalisation des enquêtes ministérielles/académiques (SIFA, CVEC…) ;
• Garant du respect des procédures et de l’utilisation de la documentation (GED) ;

Vie scolaire :

• Suivi général et animation des classes (élection des délégués de classe, briefing écrit et oral en amont des temps forts de l’année, cogestion avec les professeurs principaux des difficultés ou conflits, organisation des conférences et sorties pédagogiques, etc.)
• Suivi, analyse et reporting des absences, retards et notes des étudiants, dans le but de prévenir les éventuels abandons des étudiants ;
• Accompagnement individualisé des étudiants (rdv étudiants, phoning employeur, rédaction et envoi des avertissements, aide à la prise en main des outils informatique, …) ;
• Accompagnement individualisé des PSH en lien avec le référent handicap (mise en place d’un parcours et aménagements…) ;
• Participation aux actions de sensibilisations sur des sujets de prévention et d’actions de « bien-être étudiant » ;
• Transmission des éléments nécessaires au bon déroulement de leur formation (Guides, Calendriers, Accès Yparéo, etc.) aux employeurs et étudiants ;
• Suivi des notes et du niveau des étudiants ;
• Suivi de l’immersion en entreprise en alternance, en collaboration avec le professeur référent des relations entreprises (aide à la mise en relation avec employeur, édition et envoi des attestations d’assiduité, gestion des ruptures de contrat, etc.) afin de personnaliser leur parcours de formation le cas échéant ;
• Participations ponctuelles aux évènements internes et externes de l’Ecole (Portes Ouvertes, Salons Etudiants, Forum entreprises, etc.).

Vous disposez d’une formation supérieure (Bac+2 à Bac+5) dans le domaine de l’administration, de la gestion ou de l’éducation. Vous justifiez idéalement d’une première expérience réussie dans la gestion administrative et pédagogique au sein d’un établissement d’enseignement supérieure ou structure équivalente.

Savoir-faire

• Maitrise des principaux outils bureautiques et informatiques (Pack Office 365)
• La maitrise des logiciels métiers (YPAREO, Salesforce, …) est un plus
• Connaissances des cursus et de la réglementation de la formation et notamment de l’alternance (contenus, accès & financements)
• Capacité à respecter les directives/procédures, et à en mettre en place le cas échéant
• Compétences rédactionnelles et bon niveau d’orthographe (échanges écrits avec les différents interlocuteurs - comptes-rendus – réunions de classe…)
• Savoir respecter un calendrier

Savoir être

• Sens de l’écoute et du « service clients » (suivi des élèves, relations avec les entreprises…)
• Bon communiquant tant à l’oral qu’à l’écrit (en sachant s’adapter à des interlocuteurs variés et de tout niveau)
• Qualités relationnelles et diplomatie (appels téléphoniques, entretiens avec les étudiants…)
• Discrétion et confidentialité (échanges avec les étudiants, parents, les enseignants…)
• Organisation, rigueur et fiabilité (capacité à suivre des consignes, un mode opératoire définit, …)
• Sens du reporting et proactivité

Modalités & Avantages

• Tickets restaurants (10,00€/jour travaillé)
• Forfait mobilité durable (58,33€/mois)
• Mutuelle prise en charge à 100% par l’employeur (forfait de base)

Lieu du poste : En présentiel