Emplois Chargé D'accueil (Mondeville (14))

Situé au cœur de la Normandie, le Département du Calvados, en charge des solidarités sociales et territoriales, est un acteur majeur de proximité au service des Calvadosiens. Avec ses 3 000 agents, le Département est le deuxième employeur du Calvados. Chaque année, plus de 150 personnes aux profils variés sont recrutées sur la base de leurs compétences et de leurs savoir-être.

En tant qu'assistant(e) de DGA, vous assistez le Directeur Général Adjoint Aménagement et Environnement, et son adjointe, dans leurs fonctions administratives en assurant le secrétariat et le suivi de certains dossiers afin d'optimiser la gestion de leur activité.
Vous apportez une aide permanente au DGA et à son adjointe, en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

• Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger et transmettre au DGA
• Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
• Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
• Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
• Relations avec les assistantes des autres directions générales, du cabinet, et du secrétariat des élus
• Traitement et diffusion des informations au sein de la DGA
• Référent au sein de la DGA pour le respect des règles de gestion (charte de graphique, règles de rédaction, règles de diffusion, signatures…)
• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage
• Gestion de l’agenda du DGA et des priorités
• Gestion des flux de documents entrant et sortant
• Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous internes et externes
• Préparation des dossiers
• Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
• Prise de notes, rédaction de comptes rendus et suivi
• Suivi auprès du DGA des dossiers présentés en bureau, commission permanente, assemblée départementale, commissions, comités, et assurer le lien avec les différentes personnes concernées
• Enregistrement des documents dans les logiciels de gestion et outils bureautiques

• 
  Discrétion et sens de la confidentialité des informations traitées ou communiquées
• Réactivité, d’esprit d’initiative, capacité d’adaptation, méthode et organisation
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers
• Excellent relationnel et présentation soignée
• Disponibilité

• 
  Niveau 5 (Bac+2)
• Spécialité : administratif