Emplois Secretaire Medicale (Montpellier (34))

Nous recherchons un ou une secrétaire médico-social(e) dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe. En tant que secrétaire médico-social(e), vous serez le ou la garant(e) de la gestion administrative et de la coordination des activités au sein de notre structure.

L'Institut Médico-Éducatif (IME) recrute, dans le cadre du remplacement d'une salariée absente, un(e) Secrétaire médico-social(e) diplômé(e) en CDD à terme imprécis, à compter du début du mois de juillet.

Diplôme requis : Diplôme de Secrétaire médico-social(e)
Type de contrat : CDD à terme imprécis – remplacement
Date de prise de poste : Début juillet
Rémunération : Selon la Convention Collective Nationale du 15 mars 1966 (CCN 66), en fonction de l'ancienneté et des dispositions conventionnelles applicables.

Missions principales

Accueil

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'IME : prise de messages, transmission des informations et orientation des interlocuteurs.
• Assurer le suivi des courriels et leur transmission aux personnes concernées.
• Enregistrer et distribuer le courrier entrant et gérer l'expédition du courrier sortant.

Gestion administrative et suivi des dossiers

• Tenir le registre des présences et absences des jeunes accueillis.
• Communiquer quotidiennement le nombre de repas à la cuisine.
• Signaler les absences aux chefs de service et contacter les familles afin d'en connaître les motifs.
• Constituer et assurer le suivi des dossiers administratifs des jeunes admis.
• Assurer le suivi des dossiers MDPH (premières demandes, renouvellements, mises à jour).
• Maîtriser et utiliser le logiciel Via Trajectoire (commissions d'admission, entrées et sorties).
• Envoyer les dossiers de pré-rentrée et assurer le suivi des pièces administratives en relançant les familles si nécessaire.
• Alimenter, traiter et organiser le dossier unique de l'usager.
• Classer les dossiers des jeunes sortis et assurer leur archivage en lien avec les archives départementales.
• Mettre à jour les différents documents relatifs aux jeunes accueillis (répertoire téléphonique, échéances MDPH, composition des groupes, etc.).
• Mettre en forme et transmettre les bulletins semestriels.
• Élaborer les circulaires en collaboration avec les responsables de service et en assurer la diffusion aux familles.
• Effectuer les déclarations d'accidents des jeunes auprès des organismes d'assurance.
• Établir, transmettre et suivre les conventions de stage des jeunes accompagnés.
• Réaliser les devis et factures des ateliers de l'IMPro.
• Saisir, traiter, classer et mettre en forme les documents professionnels.

Lien institutionnel

• Préparer les commissions d'admission et assurer le suivi des décisions prises.
• Participer à la mise en forme du rapport d'activité annuel.
• Dans le cadre du Conseil de la Vie Sociale : envoyer les convocations, recueillir les questions, accompagner les jeunes participants et rédiger les comptes rendus.
• Participer aux réunions de service, d'analyse des pratiques et aux réunions institutionnelles.

Profil recherché

• Titulaire du diplôme de Secrétaire médico-social(e) ou autre avec forte expèrience
• Appétence pour le travail au sein d'une équipe pluridisciplinaire.
• Sens de l'organisation et autonomie dans la gestion des priorités.
• Capacités d'adaptation et d'initiative.
• Respect de la confidentialité et sens de l'éthique professionnelle.
• Volonté de s'inscrire dans une démarche d'amélioration continue de la qualité du service.

Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à :
ime@lapinede.org

Rémunération : 1 752,92€ à 3 357,98€ par mois

Lieu du poste : En présentiel