Emplois Administratif Association (Nantes (44))

L’Institut pour la Santé de l’Ouest, situé en Loire-Atlantique, est une association à but non lucratif qui existe depuis plus de 50 ans. Il est composé d’environ quarante collaborateurs et soixante professionnels de santé en convention. L’I.S.O. est spécialisé et dédié à la Prévention Santé auprès des assurés de la M.S.A. (Mutualité Sociale Agricole). Nous connaissons une forte croissance d’activités. L’institut est doté d’un laboratoire d’analyses médicales accrédité COFRAC.

CONTEXTE

La Prévention Santé est un fort enjeu national et est au cœur des priorités des pouvoirs publiques. Missionnés par la MSA, nous mettons en œuvres différents dispositifs ciblés de Prévention Santé auprès de leurs assurés. Nous recherchons notre futur(e) Assistant(e) des services Généraux.

MISSIONS

Sous la responsabilité du Responsable du pôle Services Généraux, vos missions seront d’assister votre responsable sur l’ensemble de ses fonctions et en particulier avec des tâches à mener en toute autonomie telles que :

Gestion logistique :

• Planifier et gérer les flux à chaque étape du process, en assurer le bon déroulement dans les délais
• Gérer les transports des glacières (transport à vide aller et au retour avec des échantillons sanguin pour analyses au sein de notre laboratoire d’analyses médicales) : planification des tournées, création et envoi des bons de transports, gestion des imprévus…
• Gérer les relations avec les prestataires de transport
• S’assurer de la conformité des transports selon les normes sanitaires en vigueur
• Administrer les transports des consommables et autres matériels pour les professionnels terrain et autres acteurs de l’Institut
• Préparation et envoi de certains courriers spécifiques
• Assurer une veille règlementaire en matière de transport de produits médicaux

Gestion administrative et logistique des achats :

• Organisation et mise en œuvre des procédures d’achat de l’Institut
• Elaboration et suivi de tableaux de bord et des documents nécessaires à la bonne gestion des achats
• Gestion complète des achats pour l’Institut : fourniture, équipement, matériel et consommable pour le laboratoire et les autres services de l’Institut
• Participe à la gestion des approvisionnements pour les professionnels terrain (infirmiers, diététiciens/ennes, coach de santé) : matériel et consommable
• Tenu et suivi des stocks
• Gestion des fournisseurs : échanges, négociations, mise à jour de la BDF (Base de Données Fournisseurs), suivi des délais, gestion des litiges, …
• Participation à la réalisation des appels d’offres, à la rédaction d’un cahier des charges, à la négociation, aux notifications
• Assurer les consultations gré à gré auprès de fournisseurs
• Participation au changement de logiciel de gestion des stocks

Gestion des archives papiers et numériques :

• Mise à jour et mise en œuvre opérationnelles de la procédure de gestion des archives papiers de l’Institut dans le respect des règles juridiques en vigueur (ranger, classer, conserver, détruire, envoi aux Archives départementales…)
• Elaboration puis mise en œuvre d’une procédure de gestion des archives numériques de l’Institut
• Assurer une veille règlementaire sur la législation des archives

Missions liées à la gestion du bâtiment :

• Maintenance, sécurité, équipement et entretien des locaux

Missions transverses :

- Participation au suivi du système qualité de l’Institut

- Assurer le reporting régulier de votre activité auprès de votre responsable

PROFIL RECHERCHE

• Être titulaire d’un diplôme d’Etat Bac+2 avec une spécialisation en achats ou en gestion des transports et logistiques associés ou assimilés
• Une première expérience en gestion logistique, administrative et des achats est exigée. La connaissance des achats publics serait un plus.Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques, principalement le Pack Office. Avoir déjà travaillé sous le CRM Salesforce serait un plus.
• Rigoureux.se et organisé.e, vous savez gérer les priorités et respecter les procédures et les délais
• Dynamique et engagé(e) vous avez à cœur la Prévention Santé
• Vous appréciez la polyvalence et l’autonomie dans un poste. Vous êtes proactif et avez la capacité de gérer les imprévus posément
• Vous avez le sens du service
• Votre motivation et votre envie d’apprendre seront les éléments clefs de votre réussite à ce poste.

INFORMATIONS SUR LE POSTE

• Poste basé à Sainte-Luce-sur-Loire (44) – Pas de déplacement.
• Type de contrat : CDI temps plein (35h/semaine)
• Rémunération : Entre 25K € et 26K € brut annuel
• Horaires : temps complet du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00

NOS AVANTAGES :

• Prime d'ancienneté annuelle
• Flexibilité, accessibilité et bienveillance de la direction et des managers
• Mutuelle prise en charge à hauteur de 75 % par l'employeur
• Télétravail accordé après 1 mois d'ancienneté
• Partenariat POTAGER CITY (fruits, légumes, épicerie fine) à moindre coût et livré dans l'association tous les mardis et cela chaque semaine.
• Partenariat FEHAP/SPORTBOOKING : réductions sur différentes catégories : abonnements sportifs, attractions, cinéma, divertissement, soin, etc...
• Boite à livre mise à disposition des collaborateurs
• Evènements de cohésion (Halloween, Noël, Semaine du handicap, etc.)

Et bien d'autres...

Si vous avez à coeur la prévention santé, alors, rejoignez-nous !

Rémunération : 25 000,00€ à 26 000,00€ par an

Avantages :

• Travail à domicile occasionnel

Lieu du poste : Télétravail hybride (44980 Sainte-Luce-sur-Loire)