L'entretien annuel est l'occasion idéale pour faire le point avec le salarié, en réalisant une évaluation globale de ses ressentis et de ses expériences au sein de l'entreprise. Cependant, selon un sondage OpinionWay pour Javelo sur cet exercice apprécié mais souvent redouté, ce bilan est redouté par 41 % des collaborateurs. 

Malgré le stress et l'anxiété que ce moment d'échange peut provoquer chez les employés, l'entretien annuel d'évaluation reste un levier de motivation et de rétention quand il est bien exécuté. Pour cela, il est capital que les managers réussissent à mettre les membres de leur équipe à l'aise, afin qu'ils puissent parler librement de leurs performances et de leurs objectifs à long terme. 

Voici comment rendre cette rencontre constructive et bénéfique tant pour l'employeur que pour la personne salariée.

L'entretien annuel, indispensable pour évaluer l'expérience du salarié

Cette phase d'évaluation, menée par le manager direct du salarié, a lieu normalement en fin d'année. C'est l'occasion de parler des réalisations et des contributions au cours de l'année écoulée, ainsi que d'apporter des précisions sur les préoccupations, blocages et difficultés rencontrés. 

Lors du bilan, l'employé pourra discuter de ses performances et de ses objectifs à long terme, en plus de solliciter des formations et de l'aide pour son développement professionnel. Autrement dit : c'est un moment clé pour montrer l'importance de son travail et le mettre en avant pour la réussite de l'entreprise.

C'est pourquoi cette réunion cruciale pourra déclencher un pic de stress pour les collaborateurs. Selon le sondage OpinionWay pour Javelo, 47 % des salariés considèrent l'entretien comme un examen oral, sans compter les 29 % qui se sentent mal préparés pour cette rencontre. 

Le stress étant un facteur omniprésent, les managers pourront malheureusement être privés d'informations utiles pour le développement de leurs employés et leur montée en compétences. Sans savoir à quoi s'attendre, les salariés risquent de ne pas exprimer leurs réels besoins, en plus d'avoir la peur d'être jugés. 

Résultat : sans être accompagnés comme il le faut, les collaborateurs peuvent diminuer leur engagement, sentiment déjà très en baisse en France, selon une étude sur la qualité de vie au travail, avec seulement 6 % des employés qui se disent engagés au travail. Il est donc primordial de transformer l'entretien annuel obligatoire en un moment d'échange, qui arrive à libérer la parole des salariés pour une expérience positive et humaine. 

Avant l'entretien : ce qu'il faut préparer 

Une évaluation commence avant même la date du rendez-vous présentiel ou en ligne. Il est important que le manager soit préparé avec :

  • une liste contenant les points forts du salarié ainsi que ses besoins d'amélioration ;
  • les objectifs de l'année dernière, qui serviront pour comparer ce qui a été fait ou pas.

Côté salarié, le manager pourra demander à l'employé une feuille d'autoévaluation incluant : 

  • ce qui a été finalisé, ce qui est en cours et ce qui n'est pas encore exécuté par rapport à l'année précédente ;
  • ses points à améliorer ;
  • ses succès et points à mettre en avant ;
  • les formations souhaitées et toute autre aide au développement professionnel ;
  • la projection pour l'année à venir : ses envies et ses motivations au sein de l'entreprise.

Il est essentiel de prévenir le collaborateur en avance, c'est-à-dire entre une semaine et quinze jours, en lui proposant une date de rendez-vous. 

Astuce : pourquoi ne pas anticiper quelques questions qui lui seront faites, ainsi que l'objectif central de cette rencontre ? Plus vous passez le message d'une façon centrée sur l'humain et empathique, plus il sera tranquille le jour J.

Pendant l'entretien : quels sujets aborder ? 

Dans la charte de sujets à aborder durant une évaluation des employés, il faut tenir compte de plusieurs branches thématiques : 

  • le bilan de l'année écoulée, à l'aide des objectifs qui ont été prévus lors de l'année précédente ;
  • la performance du salarié au cours de l'année ;
  • son développement professionnel et ses besoins en termes de formation ;
  • l'évaluation des compétences du salarié, ses points forts et ses axes d'amélioration ; 
  • les nouveaux objectifs à atteindre pour l'année suivante ;
  • les conditions de travail, notamment le bien-être, qui fait partie des 5 tendances en matière d'emploi pour la rétention du salarié ;    
  • ses succès et réussites : c'est le moment parfait pour faire des compliments au collaborateur. D'ailleurs, le besoin de complimenter est encore plus essentiel, vu que près de 3 employés sur 10 se sentent moins valorisés dans le cadre de leur travail à la maison dans le contexte post-pandémie.

Durant l'échange, il est fortement conseillé de se munir d'une feuille vierge pour prendre note de ce qu'il a été dit. Une copie du document pourra être envoyée au salarié pour qu'il puisse garder un registre.

Motiver le salarié à s'exprimer est une action capitale pour le bon déroulement de l'entretien annuel d'évaluation. Idéalement, le collaborateur doit parler 70 % du temps sur l'année écoulée, et 30 % sur l'année à venir. La capacité d'écoute occupe, par ailleurs, la troisième place dans le ranking de qualités les plus attendues chez un bon leader d'entreprise, avec 31 % de réponses.

Entretien annuel obligatoire : les données à considérer 

Pour éviter que ce moment d'échange devienne un calvaire pour les salariés, il est important de tenir compte de ces chiffres (selon le sondage OpinionWay pour Javelo) : 

  • 58 % des salariés apprécient l'entretien, tandis que 41 % le redoutent. 
  • Une autre donnée précieuse : le pourcentage de personnes qui redoutent cet entretien est plus élevé chez les femmes (46 %) que chez les hommes (34 %). Cela montre une inégalité de genre, qui a besoin d'être corrigée afin de promouvoir le bien-être et la libération de parole des femmes au travail.

Parmi les raisons qui expliquent le fait que certaines personnes redoutent cet entretien, on peut lire : 

  • « C'est un pic de stress dans l'année (48 %) » ;
  • « Tout se joue sur la capacité orale à se justifier (47 %) » ;
  • « C'est un exercice très subjectif avec beaucoup d'enjeux (44 %) » ;
  • « Les rapports de force avec l'employeur sont inégalitaires (41 %) » ;
  • « Je me sens mal préparé (29 %) ».

Comment améliorer l'entretien annuel en entreprise ?

Selon le même sondage, les salariés attendent que l'employeur puisse rendre l'entretien plus centré sur l'humain (pour 40 % d'entre eux, il faudrait évoquer davantage le bien-être et les besoins de l'employé). D'autres (33 %) préfèrent remplacer cet échange annuel par de courtes réunions réparties dans l'année, ce qui pourrait aider à suivre chaque phase de l'expérience salariée. 

La nécessité de tirer des actions concrètes de l'entretien est également frappante, car 56 % des répondants estiment que leur échange annuel n'est pas suffisamment suivi d'actions tangibles. Cela laisse des pistes pour rendre l'entretien annuel plus utile, en investissant dans des formations, des outils pour la gestion du stress, ou mettre en place un travail plus flexible. 

Plus qu'un simple entretien entre manager et employé, ce moment doit impacter positivement la vie du collaborateur, qui pourra être plus à l'aise quand des résultats concrets se produiront au quotidien.