Entreprise : les clés pour réussir un offboarding

Optimiser son offboarding pour fidéliser les collaboratrices et collaborateurs peut paraître paradoxal. En effet, l'offboarding correspond à l'ensemble des processus pour gérer et faciliter le départ d'un ou une membre du personnel. Soigner ces processus s'avère indispensable pour une entreprise, d'autant plus à l'heure de la Grande Démission. Originaire des États-Unis, ce mouvement doit son nom aux 48 millions d'Américains qui ont quitté volontairement leur travail en 2021. En mars 2022, Glassdoor a analysé les vraies raisons du « ras-le-bol ».

Concernant le cas de la France, une enquête OpinionWay réalisée pour Indeed en mai 2022 s'est intéressée aux salariés et à la démission. 40 % des personnes interrogées ont envie de démissionner « au moins de temps en temps ».

Le phénomène ne serait pas isolé, au vu de la situation sur le marché de l'emploi. Dans leur rapport sur les 5 tendances de 2023 en matière d'emploi, Indeed et Glassdoor ont détecté que la plus importante est « la pénurie de main-d'œuvre, qui continuera de donner plus de pouvoir aux candidats et aux employés ». L'enquête révèle également que « le recrutement restera difficile dans certains secteurs pendant plusieurs années, car les problèmes d'adéquation entre l'offre et la demande de main-d'œuvre persistent ».

Du côté des chercheurs d'emploi, plusieurs raisons motivent le fait de vouloir changer de poste. Ils sont nombreux à citer le souhait d'une augmentation salariale, d'une amélioration des avantages et d'une évolution de carrière. Ces résultats sont issus d'une enquête Indeed datant de juin 2022. 

Face à ce contexte, la question de l'offboarding prend une nouvelle dimension. Le procédé étant de plus en plus fréquent, les entreprises se doivent de bien le préparer.

Comment faire un offboarding ?

Dans une entreprise, le service des ressources humaines gère l'offboarding du salarié sur le départ. Remise du matériel, droit d'accès, transmission d'informations, de nombreux points sont à considérer. Une étude de HeyTeam, réalisée en partenariat avec l'institut de sondage poll&roll, s'est intéressée à la gestion des départs par les entreprises. Elle indique que seuls cinq salariés sur dix, ayant vu l'un de leurs collègues partir, estiment que l'entreprise a bien réagi durant cette période d'instabilité interne (53 %). Plusieurs actions sont à mettre en place pour assurer la satisfaction des collaborateurs. 

Maintenir la communication 

Même dans une situation d'offboarding, la communication reste essentielle. Elle représente le levier le plus utilisé pour améliorer la performance de la politique RH, tous thèmes confondus, selon le Benchmark Performance RH réalisé par l'Ipsoc et publié au printemps 2020. Elle apparaît avant l'amélioration des conditions de travail et la formation.

Une entreprise doit conserver les échanges avec les collaborateurs, car ces derniers apprécient une communication transparente. Lors de l'événement Future of HR d'Indeed en juillet 2022, le thème de la confiance et la transparence a été abordé. Ainsi, il en ressort qu'être authentique et transparent permet de fidéliser le personnel.

Ce point s'avère essentiel puisque, toujours selon l'étude de HeyTeam, un offboarding mal géré peut avoir de multiples conséquences en interne. Les salariés interrogés citent une : 

• surcharge de travail (56 %) ;
• vie privée affectée (31 %) ;
• une santé physique et/ou mentale détériorée (31 %). 

Le lien entre le collaborateur et son entreprise serait alors entaché. Toutefois, le personnel lui-même affirme avoir une réelle volonté d'améliorer ces processus, majoritairement axée autour d'une amélioration de la communication (58 %) ou du management (70 %).

Partager les connaissances

Un offboarding optimisé assure la transmission de toutes les informations. Lors de son départ, le salarié doit pouvoir partager ses connaissances et ses dossiers en cours avec des clients. Une fois que celui-ci est parti, la nouvelle recrue ou le responsable d'équipe ont toutes les cartes en main pour continuer sur ce poste. Ce point permet d'éviter une perte de temps et de productivité. 

Microsoft a réalisé une étude sur le « partage des connaissances dans un monde en pleine mutation », avec des données récoltées en juin 2020. Potentiellement, selon elle, les entreprises « peuvent faire gagner à leurs employés cinq à huit semaines de productivité par an, à condition que ceux-ci aient facilement accès aux connaissances disponibles ». Ce ne seraient pas moins de quatre à six heures hebdomadaires que les employés pourraient gagner, « s'ils n'avaient pas à chercher les informations dont ils ont besoin, ou à les recréer ». 

Par exemple, des outils de partage de communication peuvent être intégrés dans l'offboarding. Selon le personnel interrogé, ils garantissent de : 

• consacrer davantage de temps à des tâches plus importantes (52 %) ;
• éviter d'avoir à recréer des informations (44 %) ; 
• disposer d'une source unique de données fiables (43 %). 

Utiliser un outil d'automatisation des tâches 

Lors de l'offboarding, les technologies RH ont leur rôle à jouer pour gérer les différentes tâches et pas seulement pour le partage des connaissances. L'automatisation permettrait de gagner du temps, comme l'indique une analyse Indeed de mai 2022, pour booster l'acquisition de talents grâce à elle. Elle reprend une étude menée au niveau mondial par KPMG*, indiquant que les responsables de ressources humaines passent en moyenne 14 heures par semaine à effectuer des tâches qui pourraient être automatisées. Parmi elles, certaines actions liées à l'offboarding pourraient être effectuées par des outils informatiques.  

Les bénéfices de l'offboarding  

Proposer des conditions de départ positives à ses collaborateurs présente de nombreux atouts pour les entreprises. 

Travailler la marque employeur 

Soigner son offboarding permet d'attirer de potentiels collaborateurs. En effet, si les salariés quittent leur emploi dans de bonnes conditions, ils pourraient le communiquer autour d'eux. Chaque entreprise doit donc travailler sa marque employeur. Cette dernière influence les chercheurs d'emploi, informe l'enquête Indeed Search for Greatness, réalisée en 2020–2021. Effectivement, ils sont 92 % à affirmer lire les avis concernant un employeur potentiel avant de se forger une opinion sur lui. 

Penser au recrutement boomerang

Lors d'un offboarding, il est important de conserver de bonnes relations avec un ancien salarié pour garder ouverte la possibilité d'un recrutement boomerang. Cette démarche, qui consiste à réembaucher un ancien salarié, est bel et bien une réalité. Menée entre décembre 2021 et janvier 2022, une enquête de Morning Consult (en anglais) a interrogé des milliers d'employés et de managers dans plusieurs pays du monde, dont la France. Les salariés participants étaient tous démissionnaires et les responsables avaient déjà vécu au moins une démission dans leur équipe.

« Les Français semblent être particulièrement déçus par leur nouvelle situation puisqu'ils ne sont que 24 % à se dire pleinement satisfaits. Près de 6 sur 10 déclarent même qu'ils se sentaient mieux dans leur ancien emploi, le taux le plus élevé de l'étude ». Avec 65 % des employés qui seraient prêts à envisager un retour dans leur ancienne entreprise, un processus d'offboarding doit être réussi. 

Assurer le bien-être

Outre l'image de l'entreprise, l'offboarding est un gage de bien-être des équipes. Si les salariés actuels sont rassurés par les conditions de départ de leurs collègues, ils sont en confiance pour la suite. Selon les tendances de 2023, détectées par Indeed, « l'épanouissement et le bien-être au travail sont importants ». 

Le baromètre Groupe ISC Paris et BVA d'octobre 2022 a interrogé les jeunes de 18 à 24 ans. Plus de huit sur dix indiquent que pour être performante, une entreprise doit veiller au bonheur de ses employés. En optimisant leur offboarding, les entreprises s'assurent d'avoir des équipes motivées sur le long terme.