Emplois gestion documentaire (Marseille (13))

À propos de Polaris Énergies
Polaris Énergies est un acteur reconnu dans le domaine des Certificats d’Économies d’Énergie (CEE), proposant des solutions clés en main à 100 % financées pour les professionnels (tertiaire, industrie, agriculture).
Dans un contexte de forte croissance, nous renforçons nos équipes et recherchons un(e) Chargé(e) de Administratif CEE pour piloter et sécuriser nos opérations.

Votre rôle

Véritable pilier de notre organisation, vous êtes responsable de la gestion complète des dossiers CEE, de leur constitution jusqu’à leur dépôt, en garantissant leur conformité et leur qualité.

Vos missions
1. Gestion et montage des dossiers CEE

• Constituer, vérifier et finaliser les dossiers CEE (administratif et technique)
• Contrôler la conformité des pièces (devis, factures, attestations, fiches techniques…)
• S’assurer du respect des exigences réglementaires propres à chaque fiche CEE
• Anticiper les points de blocage et sécuriser les dossiers en amont

2. Coordination interne et externe

• Être l’interface entre les équipes commerciales, techniques et les partenaires (délégataires, mandataires…)
• Suivre l’avancement des dossiers (terrain → administratif → dépôt)
• Relancer les parties prenantes pour garantir le respect des délais

3. Gestion des preuves et conformité terrain

• Vérifier la cohérence des éléments terrain (photos, données techniques…)
• Contrôler les preuves géolocalisées et horodatées
• Préparer les dossiers en vue des contrôles COFRAC
• Assurer la traçabilité et l’archivage des documents

4. Dépôt et suivi des dossiers

• Déposer les dossiers sur les plateformes
• Suivre les statuts (contrôle administratif, contrôles, validations…)
• Gérer les demandes de compléments et corrections
• Participer à l’optimisation des taux d’acceptation

5. Amélioration continue

• Identifier les axes d’optimisation des process internes
• Mettre en place des méthodes pour fluidifier la production des dossiers
• Participer à la structuration et à la montée en qualité de l’équipe

Profil recherché

• Expérience en gestion administrative, idéalement dans les CEE ou un environnement réglementé
• Très bonne capacité d’analyse et de contrôle documentaire
• Organisation, rigueur et sens du détail indispensables
• À l’aise avec les outils digitaux et la gestion de plateformes
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle avec des enjeux de délais
• Bon relationnel et esprit d’équipe
• Esprit solution, réactif et structuré

Une connaissance des fiches CEE est un vrai plus.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un poste stratégique au cœur de l’activité
• Une entreprise en forte croissance avec de gros volumes de dossiers
• Un environnement dynamique, exigeant et formateur
• Une vraie montée en compétences sur un marché porteur
• Impact direct sur la performance et le chiffre d’affaires

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 24 000,00€ à 36 000,00€ par an

Avantages :

• Flextime
• Travail à domicile occasionnel

Formation:

• Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

• suivi administratif: 3 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel