emplois Direction Affaires Médicales

ASSISTANT(E) DE DIRECTION AUPRÈS DU DIRECTEUR GÉNÉRALCoordination administrative, relations extérieures et développement

Centre Dépistage 360 Dermatologie – Venette / Compiègne

Dans le cadre du développement de notre Centre spécialisé en dermatologie cutanée et en dépistage des lésions pigmentées, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction directement rattaché(e) au Directeur général.

Le Centre est organisé autour de plusieurs pôles et connaît une phase de développement importante.

Nous recherchons une personne capable d’aller au-delà d’un poste de secrétariat traditionnel.

Le poste nécessite une réelle capacité à organiser, anticiper, suivre plusieurs dossiers simultanément, relancer les interlocuteurs, préparer les décisions de la Direction et assurer le suivi concret des actions engagées.

Votre positionnement

Vous travaillez directement auprès du Directeur général et en coordination avec le cadre de santé ainsi qu’avec les différents professionnels du Centre.

Vous constituez un point central entre la Direction, les équipes internes, les médecins, les partenaires, les institutions et les prestataires extérieurs.

Vous assurez le suivi des dossiers confiés jusqu’à leur réalisation et alertez la Direction lorsqu’une décision ou une intervention est nécessaire.

Assistance directe au Directeur général

Vous accompagnez quotidiennement le Directeur général dans l’organisation et le suivi de ses activités.

Vous assurez notamment la gestion et l’optimisation de son agenda, l’organisation des rendez-vous, la préparation des réunions, la constitution des dossiers nécessaires aux prises de décision, le suivi des échéances et la rédaction de courriers ou documents administratifs.

Vous assurez également le suivi des décisions prises par la Direction et vérifiez leur bonne mise en œuvre auprès des interlocuteurs concernés.

Suivi des décisions et des projets

Le poste comporte une dimension importante de suivi.

Lorsqu’une action est décidée, vous devez être capable d’en assurer la traçabilité jusqu’à sa réalisation.

Vous mettez à jour les tableaux de bord de Direction et suivez notamment les responsables désignés, les dates prévues, les relances nécessaires, l’état d’avancement et les difficultés rencontrées.

Vous préparez régulièrement une synthèse claire permettant au Directeur général d’avoir une vision immédiate des dossiers en cours, des échéances et des décisions restant à prendre.

Relations avec les médecins et professionnels de santé

Vous participez au développement du réseau professionnel du Centre.

Vous pourrez notamment identifier et contacter les médecins généralistes, dermatologues, professionnels de santé, maisons de santé et structures médicales du territoire.

Vous préparez et adressez, après validation de la Direction, les courriers et documents permettant de présenter le Centre et ses modalités de fonctionnement.

Vous assurez le suivi des contacts réalisés, les relances administratives et l’organisation des rendez-vous lorsque des échanges avec la Direction ou l’équipe médicale sont nécessaires.

Le poste n’implique aucune décision médicale ni conseil médical.

Relations avec les institutions et acteurs locaux

Vous êtes également chargé(e) d’identifier et de développer les contacts utiles avec les acteurs institutionnels et territoriaux.

Vous pourrez notamment prendre contact avec les mairies, collectivités, CPTS, maisons de santé, établissements de santé, associations et autres acteurs locaux pertinents.

Vous recherchez les possibilités de présentation, d’information et de collaboration concernant le Centre.

Vous préparez ensuite les éléments nécessaires afin que la Direction puisse décider des actions à engager.

Recherche d’opportunités locales

Une partie du poste consiste à identifier activement les opportunités permettant d’améliorer la visibilité et l’intégration territoriale du Centre.

Vous pourrez notamment rechercher les événements locaux, actions de prévention, publications municipales, supports institutionnels, médias locaux, rencontres professionnelles, journées santé et autres opportunités pertinentes.

Vous recueillez les informations pratiques, conditions, dates, coûts éventuels et interlocuteurs concernés puis les présentez de manière structurée à la Direction.

Organisation des rendez-vous et relations extérieures

Vous organisez les rendez-vous du Directeur général avec les médecins, institutions, partenaires, fournisseurs et autres interlocuteurs extérieurs.

Avant chaque rendez-vous important, vous préparez les informations nécessaires concernant l’interlocuteur, l’objet de la rencontre, l’historique des échanges, les documents utiles et les points nécessitant une décision.

Après le rendez-vous, vous assurez le suivi des actions décidées.

Coordination avec le cadre de santé

Vous travaillez en coordination avec le cadre de santé sans vous substituer à ses responsabilités opérationnelles et soignantes.

Le cadre de santé reste responsable de l’organisation opérationnelle des équipes et du parcours patient.

Votre rôle consiste notamment à centraliser certaines données, suivre les actions décidées par la Direction, préparer des tableaux de bord et assurer la circulation des informations utiles.

Vous pouvez également contribuer au suivi administratif des projets d’optimisation du Centre et de montée en charge de l’activité.

Suivi Doctolib et activité du Centre

En lien avec le cadre de santé et la Direction, vous participez au suivi administratif de l’activité.

Vous pourrez notamment suivre le remplissage des rendez-vous, les disponibilités à venir, l’évolution des réservations, certaines données d’absentéisme et les besoins d’adaptation du planning décidés par la Direction.

L’objectif est de permettre une anticipation suffisante des périodes d’augmentation de capacité.

Ressources humaines et recrutement

Vous accompagnez la Direction dans le suivi administratif des ressources humaines.

Vous pouvez notamment participer à la réception et au classement des candidatures, à l’organisation des entretiens, aux convocations, aux confirmations de rendez-vous, au suivi des réponses, à la constitution des dossiers salariés et au suivi des documents administratifs.

Vous participez également au suivi des échéances liées aux contrats, périodes d’essai, absences, médecine du travail et autres obligations administratives, en lien avec les prestataires concernés.

Gestion administrative

Vous contribuez à la bonne organisation administrative du Centre.

Vous assurez notamment le suivi des courriers, documents, contrats, fournisseurs, commandes, échéances administratives, assurances, maintenance, abonnements et dossiers confiés par la Direction.

Vous participez à la constitution d’un classement fiable et facilement accessible.

Tableaux de bord et reporting Direction

Vous devez être à l’aise avec les outils de suivi.

Vous préparez des tableaux permettant notamment de suivre l’état des projets, les échéances, les rendez-vous, les partenaires contactés, les actions restant à réaliser, certains indicateurs d’activité et les décisions attendues.

Chaque semaine, une synthèse courte doit pouvoir être remise à la Direction générale afin de présenter les éléments nécessitant son attention.

Profil recherché

Nous recherchons avant tout une personne structurée, autonome et capable d’anticiper.

Une expérience confirmée en assistanat de direction, coordination, office management, gestion de structure ou fonction équivalente est fortement appréciée.

Une expérience dans le secteur de la santé, médical, médico-social ou dans une organisation comportant plusieurs interlocuteurs constitue un atout important.

Le poste nécessite une excellente qualité rédactionnelle et une très bonne maîtrise du français.

Une bonne maîtrise de Word, Excel, Outlook et des outils numériques est indispensable. Les offres actuelles d’assistanat de direction dans le secteur santé demandent également fréquemment maîtrise bureautique, tableaux de bord, suivi administratif, organisation et capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs.

Qualités indispensables

Nous recherchons une personne disposant d’un véritable sens de l’organisation et des priorités.

Elle doit être capable de travailler de manière autonome, de relancer lorsque cela est nécessaire et de ne pas attendre systématiquement une instruction pour suivre un dossier déjà confié.

La discrétion et le respect absolu de la confidentialité sont indispensables.

Une très bonne présentation, une bonne expression orale et une capacité à échanger avec des médecins, responsables institutionnels, partenaires et prestataires sont nécessaires.

Le poste demande également de la réactivité, de la méthode, de la diplomatie et la capacité à travailler dans un environnement évolutif.

Ce poste n’est probablement pas adapté si

Vous recherchez principalement un poste de secrétariat exécutant.

Vous avez besoin d’instructions permanentes pour organiser votre travail.

Vous avez des difficultés à effectuer des relances ou à suivre plusieurs dossiers en parallèle.

Vous n’êtes pas à l’aise avec la rédaction professionnelle, les tableaux de bord ou les outils informatiques.

Vous recherchez un environnement avec peu de changements ou peu de responsabilités.

Ce que nous attendons réellement

Nous recherchons une personne capable de devenir un véritable appui quotidien du Directeur général.

À terme, le Directeur général doit pouvoir lui confier un dossier et savoir que celui-ci sera suivi, relancé et présenté à nouveau lorsqu’une décision sera nécessaire.

Le poste demande donc autant de rigueur administrative que d’autonomie, d’initiative et de capacité de coordination.

Lieu : Venette / Compiègne (60280 / 60200)

Rattachement hiérarchique : Directeur général

Poste : Assistant(e) de Direction – Coordination administrative, relations extérieures et développement

Rémunération : à partir de 2 200,00€ par mois

Question(s) de présélection:

• Votre Directeur vous confie simultanément cinq dossiers urgents. Certains nécessitent des appels, d’autres des courriers, des rendez-vous ou des relances. Comment déterminez-vous vos priorités et comment lui rendez-vous compte de l’avancement ?

Lieu du poste : En présentiel