emplois Secrétaire Médicale À Domicile

Descriptif et missions

MISSION :

assure l’instruction et le suivi des dossiers en veillant à leur conformité et à leur bonne gestion (respect des règles et des délais, liens nécessaires, …).

Apporte un appui technique à l’équipe administrative ASE, en lien avec la.le Délégué.e territorial.e de Protection de l'Enfance (DTPE). Assure la transmission des informations relatives à son territoire d’intervention en interface avec les assistants administratifs de l’équipe spécialisée ASE de la direction Enfance Famille au central.

ACTIVITES

Assistance administrative et collaboration avec le DTPE

• Prépare et propose les écrits nécessaires à la mission d’Aide Sociale à l’Enfance (courriers, comptes rendus des différentes instances de réunions territoriales)
• Renseigne la partie relative aux décisions administratives et judiciaires des requêtes en changement de statut des enfants confiés
• Réalise des tableaux de bord statistiques selon la sollicitation du DTPE (nombre de placements, nombre de mesures AED, échéanciers placements,…), contrôle la saisie des données et la tenue de ces tableaux de bord par les agents de gestion ASE
• Contribue aux travaux relatifs à la mise en œuvre du système d’information ASE

Dans le cadre de la protection administrative

• Assure les transmissions de notes et rapports aux conseils de famille des pupilles de l’État, prépare les documents pour l’ouverture de comptes bancaires et l’établissement d’une carte nationale d’identité au bénéfice de ces enfants, suit l’évolution de ces démarches et organise, en lien avec le DTPE, les synthèses projet de vie
• Assure le suivi administratif des différentes prestations ASE (AED, accueil administratif d’urgence, TISFE, REPE...)
• Prépare les demandes d’Aides Financières Enfance-Famille (AFEF) à examiner et formule un avis technique à destination du DTPE
• Suit l’utilisation des enveloppes territorialisées (AFEF, TISFE…) et alerte le DTPE en cas d’écarts, de dépassements, ou de tout événement anormal

Dans le cadre de la protection judiciaire

• Veille à la conformité du statut juridique de l’enfant à la suite des décisions le concernant, assure le lien avec les greffes du tribunal pour enfants et contribue à l’élaboration de fiches de liaison
• Organise les cellules de veille en lien avec le DTPE
• Veille au respect des circuits de signalements et à leur classement
• S’assure de la transmission des écrits dans le cadre légal auprès des juridictions
• Participe aux réunions départementales organisées par la Direction Enfance Famille (DEF) pour les travaux techniques internes et dans le cadre du travail partenarial

Instruction et suivi des dossiers

• Veille au respect des délais de traitement des dossiers et de leurs incidences financières
• Instruit des mesures avec versement financier
• S’assure de l’ensemble des pièces du dossier relatif au statut de l’enfant
• Est l’interlocuteur du service administratif spécialisé pour la gestion des requêtes en changement de statut, des dossiers administrateur ad hoc et de sinistres concernant les enfants confiés à l’ASE
• Reçoit et oriente, en tant que premier intervenant, les sollicitations physiques, téléphoniques et de correspondance en cas de différends ou de recours
• Veille à la complétude des dossiers des mineurs et en contrôle la conformité ainsi que la bonne tenue
• S’assure du transfert des dossiers au territoire compétent en cas de changement de domicile de la famille
• Garantit l’archivage des dossiers clos à raison d’une fois par an et de leur transmission aux archives

Appui technique à l’équipe administrative ASE

• Assure un soutien technique en cas de besoin auprès de l’équipe administrative et traite les demandes urgentes en cas d’absence
• En lien avec le DTPE, répartit les tâches en veillant à la continuité de service
• Garantit la bonne transmission des éléments relatifs à la Protection de l’Enfance aux différents services (jugements, réponses aux demandes d’AED, de TISFE…)
• Est force de proposition en vue d’améliorer le service rendu aux usagers (participation à des groupes de travail) et fait remonter les difficultés rencontrées lors de l’exercice de sa mission.

Profil recherché

Compétences techniques :

• Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître l'environnement juridique lié à la spécificité du service/du domaine d’activité
• Connaître le cadre général de l’Aide Sociale à l’Enfance
• Connaître les dispositifs de placement familial
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
• Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l’activité

Compétences relationnelles :

• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Savoir s’adapter à son public
• Savoir se rendre disponible
• Travailler en équipe pluridisciplinaire
• Savoir faire respecter des règles/des échéances
• Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles
• Respecter la notion de secret professionnel

Compétences stratégiques :

• Alerter sur des risques, dysfonctionnements ou des urgences à traiter
• Savoir être réactif et faire preuve de capacité d'initiative
• Organiser et prioriser les actions
• Identifier sa place et son rôle dans l’ensemble d'un processus
• Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
• Savoir anticiper
• Etre capable de s’adapter au contexte

Avantages liés au poste

Avantages collectifs au travail

Description de la collectivité

Le département de Meurthe et Moselle couvre une population de 733 821 habitants (591 communes réparties en 23 cantons). Fort de la diversité de ses 143 métiers différents exercés par 3350 agents, la collectivité se montre soucieuse de la qualité de vie au travail des agents et soutient une politique d’amélioration continue des conditions de travail, à la fois dans une approche individuelle mais également collective.
Au sein de cette collectivité composée de six territoires départementaux, le territoire de Terres de Lorraine mosaïque de paysages, de richesses patrimoniales et de qualités environnementales est un territoire dynamique composé de 153 communes, accueillant 102 810 habitants réunis autour de trois bassins de vie : Le Toulois, le Saintois et le Sud Nancéien.

Par ailleurs, ses infrastructures de communication et sa situation socio-économique lui offrent une position stratégique favorable constituant un atout majeur pour son développement.