emplois Secrétaire Médicale Référente

Descriptif et missions

MISSION : sous l’autorité hiérarchique Il.elle exerce son activité sur l’ensemble du périmètre de la MDS.

ACTIVITES

Appui à l’organisation et à la gestion de l’activité du Responsable de service social de proximité en MDS

• Apporte une assistance administrative au.à la responsable de service social en MDS
• Réceptionne, identifie, analyse et priorise les demandes émanant des professionnels et des partenaires pour apporter des éléments d’aide à la décision et pour traiter ces demandes
• Gère les dossiers Enfance Famille : traitement des informations préoccupantes, mesures judiciaires et administratives, suivi des enfants à risque bénéficiant ou non de mesures, en lien avec la PMI et l’ASE
• Gère les dossiers liés à l’évaluation, l’accompagnement, la prévention, le signalement et le suivi des situations de personnes adultes vulnérables, en lien avec le service adultes vulnérables
• Assure le suivi et la gestion des enquêtes sociales (Etat, Conseil départemental, individuels…)
• Assure un rôle d’alerte, de veille et de suivi des dossiers des bénéficiaires du RSA (accompagnement socioprofessionnel) en lien avec le Service Territorial Insertion
• Gère les dossiers en matière de prévention des expulsions locatives (Etat, département ..)
• Veille au respect des échéances sur les différents dossiers
• Traite les demandes de secours départementaux et assure le suivi de l’enveloppe financière de la MDS
• Recueille et traite les éléments statistiques du service social départemental (AS et CESF)
• Organise et participe aux réunions liées aux activités du service
• Procède au classement et à l’archivage des données et dossiers en lien avec les Archives départementales
• Assure la saisie de l’activité dans le logiciel métier IODAS
• Travaille en réseau et participe à la continuité de service en lien avec les autres assistant.e.s administratives en travail social (AATS) du territoire

Accueil en MDS selon un planning défini

Sous l’autorité fonctionnelle • Accueille le public et les partenaires extérieurs afin d’assurer la continuité de service, en lien avec les secrétaires de MDS

• Ecoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l’équipe et/ou des organismes compétents en s’appuyant sur le référentiel Accueil
• Evalue l’urgence et alerte les professionnels en cas de nécessité
• Remet au public les informations ainsi que la documentation utile à ses démarches
• Participe à la gestion des plannings de l’équipe et gère la prise de rendez-vous pour les professionnels du SSD
• Participe aux réunions d’équipe des secrétaires médico-sociales selon les sujets à l’ordre du jour

Appui à l’organisation de la MDS et de la ligne métier

• Appuie le/la responsable territorial.e accueil dans l’organisation de la MDS
• Contribue à l’élaboration des orientations de la ligne métier des AATS et participe aux réunions
• Est amené.e à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l’ensemble des sites de la MDS à laquelle il.elle est rattaché.e

Spécificités à décliner par territoire/MDS

• Dans le cadre de l’activité principale, peut être amené.e à intervenir sur un autre site, dans le cadre de remplacement
• Est référent/e IODAS pour les utilisateurs de la MDS
• Peut contribuer à des réunions d’informations et d’animation à destination des publics, en MDS
• Selon l’organisation du territoire et les dossiers spécifiques pris en charge par le.a responsable service social de proximité en MDS, prépare les dossiers afférents aux commissions d’examen et instances de coordination des situations individuelles et rédige, le cas échéant, les notifications des décisions.

Profil recherché

Compétences stratégiques :

• Savoir être réactif et faire preuve de capacité d’initiative
• Analyser une situation
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
• Décrypter les attentes et identifier les besoins
• Etre autonome et faire preuve de rigueur dans l’organisation et l’exécution de son travail
• Savoir faire face à une situation de crise ou d'urgence
• Faire preuve de curiosité intellectuelle

Compétences relationnelles :

• Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Savoir gérer des situations d'urgence avec sérénité et recul
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Savoir écouter
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir se rendre disponible
• Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
• S’inscrire dans un cadre hiérarchique et fonctionnel
• Etre en mesure de travailler en équipe
• Savoir faire respecter des règles /échéances

Compétences techniques :

• Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité
• Savoir situer son action dans le champ légal et réglementaire de ses domaines d’intervention
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Connaître les enjeux et évolutions des politiques publiques de son domaine d’activité
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Instituer des règles de classement et d’archivage et les faire respecter
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité
• Utiliser les techniques de recueil, de traitement et de diffusion de l’information

Avantages liés au poste

Avantages collectifs au travail

Description de la collectivité

Le département de Meurthe et Moselle couvre une population de 733 821 habitants (591 communes réparties en 23 cantons). Forte de la diversité de ses 143 métiers différents exercés par 3350 agents, la collectivité pilote des politiques publiques ambitieuses, mises en œuvre par des équipes pour lesquelles l’attention est portée aux enjeux de qualité de vie au travail des agents et d’amélioration continue des conditions de travail, à la fois dans une approche individuelle mais également collective.
Au sein de cette collectivité composée de six territoires départementaux, le territoire du Grand Nancy fort de plus de 257 000 habitants et de 136 300 emplois dispose d’atouts indéniables pour soutenir son développement et pour renforcer son attractivité et celle du bassin métropolitain, avec différents atouts : la combinaison université, recherche et créativité, des pôles médicaux de qualité, un secteur d’emploi tertiare développé, des projets urbains inscrits dans le plan national de rénovation urbaine, un fort tissu partenarial notamment en matière associative.