Emplois Secrétaire (Gironde)

Secrétaire ADV (Administration des Ventes) – CDI – Temps partiel 20h/semaine (8h00 - 12h00)

À propos du poste

Dans le cadre du renforcement de notre équipe administrative, nous recherchons un(e) Secrétaire Administration des Ventes (ADV) expérimenté(e) pour un CDI à temps partiel de 20 heures par semaine, du lundi au vendredi de 8h00 à 12h00.

Véritable support administratif de l'entreprise, vous assurez le bon déroulement des opérations commerciales et administratives en lien avec la direction, la comptabilité, les clients et les fournisseurs. Vous intervenez avec autonomie sur l'ensemble du processus administratif, depuis la gestion des commandes jusqu'au suivi de la facturation, tout en garantissant la qualité des informations et le respect des procédures internes.

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et dotée d'un excellent sens du service, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique.

Vos principales missions

Administration des ventes

• Assurer le traitement administratif des commandes clients.
• Établir et contrôler les bons d’interventions des techniciens, bons de commande et factures.
• Assurer le suivi des dossiers clients jusqu'à leur complète facturation.
• Contrôler les règlements et effectuer le suivi des encaissements.
• Assurer la relation quotidienne avec les clients concernant les aspects administratifs.
• Mettre à jour les bases de données clients et les informations commerciales.

Gestion administrative

• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des courriels.
• Gérer les dossiers administratifs de l'entreprise.
• Organiser le classement et l'archivage des documents.
• Préparer les documents administratifs nécessaires aux différents services.
• Participer à l'amélioration continue des procédures administratives.

Gestion comptable

• Effectuer la saisie des opérations comptables courantes.
• Préparer les éléments nécessaires au cabinet comptable.
• Suivre les règlements fournisseurs.
• Participer au rapprochement des documents comptables.
• Veiller à la fiabilité des données administratives et financières.

Gestion des tarifs

• Garantir la mise à jour permanente des tarifs publics dans les logiciels de gestion.
• Vérifier la cohérence des informations diffusées auprès des différents services.
• Assurer le suivi des évolutions tarifaires.

Profil recherché

Vous justifiez impérativement d'une expérience professionnelle d'au moins 5 années dans une fonction similaire en Administration des Ventes (ADV), assistanat administratif ou comptable.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre capacité à travailler de manière autonome.

Compétences attendues

• Expérience confirmée en Administration des Ventes.
• Excellente maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Bonne maîtrise des logiciels de gestion commerciale et de facturation.
• Aisance avec les outils informatiques.
• Bonne connaissance des procédures administratives et comptables.
• Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Sens de la confidentialité.
• Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément.
• Esprit d'équipe et sens du service.

La maîtrise de l'anglais constitue un atout.

Ce que nous proposons

• CDI à temps partiel (20 heures hebdomadaires) avec évolution à un poste temps plein sous 18 mois suivant vos objectifs personnels et les besoins de la société.
• Horaires fixes : du lundi au vendredi de 8h00 à 12h00.
• Une équipe à taille humaine, conviviale et dynamique.
• Un poste polyvalent offrant autonomie et responsabilités.
• Un environnement de travail stimulant où votre expérience sera pleinement valorisée.

Si vous êtes une personne expérimentée, organisée et investie, souhaitant mettre vos compétences au service d'une entreprise dynamique, nous serons ravis d'étudier votre candidature.

Rémunération : 1 400,00€ à 1 600,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel