Au sein du Secrétariat Général de la Ville de Metz, vous êtes en charge de l'organisation des événements, des déplacements de Monsieur le Maire et de la bonne application du protocole. De plus, vous encadrez le service du protocole tout en assurant le pilotage de dossiers de fonds.

Missions - Activités principales

>Organiser des événements

Planifier et coordonner les cérémonies officielles, réceptions et visites de personnalités

Planifier et coordonner les cérémonies organisées par la Ville de Metz en présence de Monsieur le Maire

Coordonner la logistique en amont, lors de la cérémonie et après

>Veiller à l’application du Protocole

Veiller au respect du cérémonial, des règles de préséance applicables en Alsace-Moselle

>Piloter des dossiers de fonds

Produire des notes protocolaires et courriers réservés

Assurer les activités de Chancellerie : recueil des propositions de nomination aux ordres nationaux et rédaction des mémoires afférents

Préparer, présenter et suivre le budget

>Encadrer le service du Protocole

Organiser et piloter l’activité du service

Encadrer et accompagner l’équipe en assurant la circulation de l’information

Identifier les besoins et proposer des améliorations

Être en mesure de remplacer un agent du protocole en cas d’absence ou d’empêchement

>Organiser les déplacements de Monsieur le Maire

Préparer les remboursements des notes de frais

Emettre des propositions d’hébergement et de moyens de transports en fonction de la législation en vigueur

Suivre et gérer le planning en lien avec le ou les services concernés

Profil

Connaitre les règles protocolaires et notamment le décret de 1989 relatif aux cérémonies publiques

Connaitre le fonctionnement des collectivités et instances locales, nationales et des Institutions de l'Etat ainsi que l’organisation des services de la Ville

Posséder des notions d’anglais et éventuellement des notions d'allemand

Avoir des notions de psychologie individuelle et sociale

Savoir piloter, suivre et contrôler des activités

Connaitre les principes et techniques d’animation

Posséder des techniques de gestion et d'organisation de l'activité (gestion des flux, tableaux de bord)

Vos atouts pour ce poste :

Vous maitrisez le protocole républicain, les usages diplomatiques et les règles de préséance

Vous savez accueillir des personnalités et des délégations

Vous maitrisez les logiciels de conceptions d’invitation ainsi que la suite Office

Vous êtes à l’aise dans le suivi et la gestion des plannings

Vous disposez d’une excellente expression orale et écrite

Vous disposez d’une grande aisance dans la communication institutionnelle

Vous savez faire preuve de discrétion et de diplomatie

Vous savez faire preuve de réactivité et de rigueur organisationnelle

Nos engagements

>Temps de travail

Une grande flexibilité horaire est demandée sur ce poste (travail le week-end, horaires décalés)

27 CA + 2 RTT libres / an + 1 jour non travaillé toutes les deux semaines

Télétravail possible à partir de 3 mois d'ancienneté

>Rémunération

Statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)

Primes annuelles : 13ème mois, CIA

>Avantages

Participation de la collectivité aux frais liés :
aux transports en commun (75%)
à la couverture mutuelle et prévoyance (suivant le contrat choisi)

Amicale du personnel

Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)

La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Nous rejoindre, c'est :

Faire le choix de rejoindre des équipes dynamiques et engagées
Contribuer à des projets ambitieux pour le territoire et ses usagers
Profiter des opportunités de mobilité et de carrière
Bénéficier d'un épanouissement personnel et professionnel

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