Emplois Rectorat De (Versailles (78))

Grande École du Numérique créée en 1936, l’Efrei est un acteur indépendant majeur de l’enseignement supérieur et de la transformation numérique. Installée à Paris ainsi qu’à Bordeaux, l’Efrei forme 5 800 étudiants dans son programme Grande École d’ingénieurs et dans ses Programmes Experts du numérique (bachelors, mastères…), et propose également une offre de formation continue.

Rejoindre l’Efrei, c’est bien plus que rejoindre simplement un leader de l’enseignement supérieur de premier plan, c’est vouloir s’engager dans un projet pédagogique et humain centré sur les étudiants, avec l’assurance d’avoir les moyens de ses ambitions tout en vivant dans un cadre professionnel exceptionnel au sein de nos campus.

Leader indépendant reconnu d’intérêt public par l’État (EESPIG), l’Efrei est habilitée par la Commission des titres d’ingénieurs (CTI) et fait partie de la Conférence des Grandes Écoles. Depuis janvier 2022, l’Efrei est établissement composante de Paris Panthéon-Assas Université.

Rattaché(e) au pôle Administration du personnel & Relations sociales, au sein du service RH, vous prenez en charge la gestion administrative des intervenants de A à Z et contribuez à la fluidité de leur parcours.

Vos missions :

Onboarding administratif des intervenants

• Collecter et vérifier les pièces administratives nécessaires à l’embauche (pièce d’identité, diplômes, RIB, attestation URSSAF, etc.)
• Assurer le suivi des dossiers jusqu’à leur validation complète
• Relancer les intervenants en cas de pièces manquantes ou non conformes
• Mettre à jour les tableaux de suivi, les bases de données RH et compléter les fiches intervenants dans l’ERP scolarité
• Transmettre les dossiers aux différents rectorats
• Collecter les éléments nécessaires à la création des badges (photo, date de naissance…)

Gestion des prestataires

• Vérifier les statuts et les documents obligatoires (attestation de vigilance URSSAF, extrait Kbis, etc.)
• Collaborer avec le service juridique si nécessaire
• Éditer les conventions de prestation
• Créer les fiches entreprises des prestataires dans l’ERP

Gestion des contrats (CDDU)

• Préparer et éditer les contrats à durée déterminée d’usage (CDDU)
• Gérer l’onboarding administratif (DPAE, registre du personnel…)
• Veiller à la conformité des contrats avec la réglementation en vigueur
• Assurer l’envoi, la signature et l’archivage des contrats
• Transmettre les éléments variables de paie (RIB, changement d’adresse…)

Relations avec les intervenants

• Créer et entretenir un lien de confiance
• Répondre aux demandes administratives et RH au quotidien
• Accompagner les intervenants tout au long de leur mission (avant, pendant et après)
• Être force de proposition pour améliorer leur expérience

Gestion des évaluations

• Organiser les évaluations des intervenants
• Être garant(e) du bon déroulement du processus d’évaluation

Vous êtes titulaire d’un Bac+2 en gestion, administration ou ressources humaines et vous avez déjà une première expérience sur un poste similaire. Vous avez l’habitude de gérer des dossiers administratifs en volume et de travailler avec des délais courts.

Une expérience en agence d’intérim est clairement un plus.

À l’aise avec les outils informatiques, vous utilisez quotidiennement Excel, Word et Outlook pour assurer un suivi fiable et structuré de votre activité.

Au quotidien, vous êtes quelqu’un de fiable, organisé(e) et réactif(ve). Vous savez relancer, suivre vos dossiers et aller chercher l’information quand elle manque. Vous ne laissez pas les sujets en suspens.

Vous aimez le contact et êtes à l’aise pour échanger avec des interlocuteurs variés, même dans des contextes parfois urgents.

Ce qui fera la différence :

• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle sans perdre en qualité
• Rigueur dans le suivi administratif
• Réactivité et sens du service
• Aisance dans les relances et le suivi des interlocuteurs
• Esprit d’équipe et bon relationnel

L’Efrei est engagée en faveur de l’égalité des chances et encourage les candidatures de personnes en situation de handicap. Tous nos postes sont ouverts à tous les talents.