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L’École polytechnique, communément appelée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial.

Placée sous la tutelle du ministère des Armées, l’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de 5 Grandes Écoles : l’E.N.P.C, l’E.N.S.A.E, l’E.N.S.T.A, Télécom Paris et Télécom SudParis.

Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Soucieuse d'attirer les meilleurs talents au sein de ses équipes d'enseignements et de recherche, de son personnel et d'amener toujours plus d'élèves vers ses formations d'excellence, l'École polytechnique est résolument engagée en faveur de la diversité, de l'égalité Femmes-Hommes et de l’inclusion. Elle s’engage dans son processus de recrutement à étudier toutes les candidatures sans aucune forme de discrimination.

Description du poste

Au sein du Secrétariat Générale de l’Ecole Polytechnique, la direction des systèmes d’information (DSI) est une structure transverse dont la mission est d’accompagner le développement de l’École polytechnique et de l’Institut polytechnique de Paris et d’améliorer la performance et la qualité des services au profit de l’ensemble des populations : élèves, étudiants, enseignants, startup, chercheurs et personnels de direction et de soutien.

La DSI de l’École polytechnique est responsable de la production, de la maintenance et du développement du système d’information.

Le système d’information comprend des applications métier, des infrastructures techniques (réseau, système, base de données), la téléphonie, ainsi que les outils du centre d’assistance.

Outre les fonctions administratives, les métiers de la DSI sont l’exploitation, la maîtrise d’œuvre, la maîtrise d’ouvrage et l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO), le conseil, la conduite du changement, la conduite de projet et l’innovation.

Les clients de la DSI sont les enseignants, les étudiants, les chercheurs, les administratifs et le Drahi-X-novation Center, les partenaires de l’Ecole (ENSTA, IOGS, INRIA, CNRS, UPSay, …) ainsi que les organisateurs de manifestations hébergées sur le site.

La DSI assure en outre le lien avec les organismes extérieurs : tutelle ministère des armées, Conseil d’administration, Écoles partenaires d’IP Paris, Université Paris Saclay, Établissement Public d’Aménagement Paris-Saclay (EPA PS).

Rattaché(e) directement au directeur des systèmes d’information, vous aurez pour mission principale d’assister le directeur et les chefs de pôle dans leurs missions administratives et financières au quotidien.

Vous assurerez également un renfort de l’IT Service desk pour la gestion des référentiels du système d’information, l’accueil et l’assistance des utilisateurs. Enfin, vous coordonnerez les formations utilisateurs.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

Administratif :

• Gérer et organiser le planning du directeur des systèmes d’information et de son adjoint;
• Gérer les demandes courantes de la direction : réservations de véhicule, demandes de moyens, demandes de badges, ordre de missions, prestation de restaurations, organisation de réunion, fournitures courantes, création de questionnaire en ligne etc… ;
• Assurer les accueils physiques et téléphoniques du service ;
• Saisir, mettre en forme, diffuser divers documents (courriers, rapports, convocations, conventions…) ;
• Gérer la documentation et les archives (papier et numériques) ;
• Gérer les référentiels et liste de diffusion;
• Être le Référent RH de la direction ; proposer et organiser des événements de cohésion.

Financier :

• Sur demande du DSI réaliser en autonomie des achats utilisant la procédure kit MAPA, ou centrale d’achat;
• Effectuer pour le compte de responsables de projet les saisies contractuelles, budgétaires et comptables, suivi et le reporting dans SI financier ;
• Mettre les factures en paiement ;
• Participer à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au suivi et au bilan des activités dans l’organisme ; Mettre à jour les tableaux de bord financiers de la DSI;
• Assister les responsables de la DSI et les chefs de pôle dans le processus de suivi budgétaire.

Formation :

• Concevoir et réaliser les formations de prise en main du SI destinées aux nouveaux arrivants (format 90mn & 10-15 personnes);
• Organiser des formations avancées à certains SI métier;
• Former et animer pour la bonne utilisation du système d’information la communauté métier des gestionnaires d’entité et réaliser des actions de mise en qualité du SI;
• Être référent expert école des logiciels : Limesurvey, Xajam, Whaller, Gargantua, parapheur électronique.

Activités complémentaires :

• Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.
• Cette liste d’activités n’est ni limitative ni exhaustive ni contractuelle.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :

Rejoindre l’École polytechnique, c'est découvrir une grande diversité de métiers et rejoindre un écosystème d’innovation unique.

L’École s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail (selon poste)
• Remboursement du titre de transport : 75%
• Services : restauration, bibliothèque, Musée, service postal, coiffeur
• Santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit
• Équipements : piscine, courts de tennis, salle de sport...
• Mutuelle prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction.

Profil recherché

Vous êtes notre perle rare car :

Vous êtes titulaire d’un Bac +2/3 en gestion PME/PMI ;

Une expérience en conception et réalisation d’actions de formation serait appréciée.

Vous faites preuve d’un bon sens relationnel, de diplomatie, de rigueur et d’organisation.

Vous savez travailler en transversal, animer des formations et des communautés, et interagir avec des interlocuteurs variés.

Une connaissance du Code des marchés publics constitue un atout.