Comment utiliser l’IA dans votre stratégie de gestion des données RH ?

Dans notre série dédiée à l'intelligence artificielle, nous avons abordé ChatGPT, l'automatisation et l'avenir de l'IA pour les employeurs. Ce troisième et dernier article explore l'utilisation de l'IA dans la gestion des données RH. Nous parlerons des défis rencontrés par les équipes RH et comment les outils d'IA pourraient offrir un gain de temps.

Quel rôle pour l’IA dans l’avenir des RH ?

Commençons par faire le point sur l'intelligence artificielle en France. L'avenir s'annonce très prometteur pour les entreprises qui cherchent à investir dans la technologie de l'IA. Le gouvernement français a publié sa stratégie nationale en matière d'IA.

Selon le portail de la Direction générale des Entreprises, « près de 700 millions d'euros ont déjà été investis, avec un total de 1,5 milliard d'euros dotés pour la période 2018-2022 » depuis le lancement de la stratégie nationale pour l'intelligence artificielle en 2018. Cela représente un soutien incontestable pour les entreprises qui cherchent non seulement à investir dans l'IA, mais également à créer leurs propres outils d'IA pour résoudre de nombreux problèmes au sein de leur secteur et, bien sûr, développer davantage leurs solutions de gestion des données RH. 

Pourquoi les équipes RH devraient-elles investir dans l'IA ? Comme le révèle le rapport 2023 Indeed et Glassdoor sur les tendances en matière de recrutement et de lieu de travail, la main-d'œuvre française diminue, laissant derrière elle un « écart de participation post-pandémie ». Les équipes RH doivent donc innover dans leur manière de recruter et de fidéliser le personnel sur un marché de l'emploi concurrentiel pour les recruteurs. Avec l'aide de l'IA, elles pourraient élaborer des questions d'entretien plus convaincantes ou gagner du temps en déléguant les tâches manuelles comme la gestion des données.

Afin de comprendre comment développer des solutions basées sur l'IA pour gérer les données RH, voyons de quoi l'IA est capable en matière d'analyse des données, de gestion et d'optimisation des workflows.

L'automatisation et l'IA offrent un gain de temps

L'automatisation et l'IA peuvent faire gagner du temps à votre équipe RH en déléguant les tâches manuelles répétitives, mais pourraient exiger d'en faire plus avec moins de moyens. Comme l'a souligné Matt Burney, principal expert en intelligence artificielle d'Indeed, dans notre article sur ChatGPT et l'automatisation, les recruteurs trouvent toujours de nouvelles façons d'optimiser les tâches grâce à l'automatisation. Et cela passe par de nouvelles méthodes de gestion des données non structurées à l'aide de ces outils.

Suite à une enquête Indeed auprès de responsables de l'acquisition de talents, Matt a établi que 14 heures par personne et par semaine en moyenne étaient consacrées à des tâches et processus manuels. Avec les modèles de langage GPT (c'est-à-dire les outils de création et d'analyse de texte), il est possible de gagner environ 35 % du temps autrement attribué aux étapes manuelles.

Les équipes RH peuvent alors se concentrer sur des missions davantage axées sur l'humain : recevoir les collaborateurs en face à face et les assister personnellement, régler des incidents de harcèlement et d'intimidation, entre autres.

Passons aux utilisations possibles de l'IA pour les équipes RH, avant d'entrer dans le vif du sujet : le rôle de l'IA dans la gestion des données non structurées.

Exemples d'utilisation de l'IA

Une des tendances principales de l'IA qui se détachera notamment en matière de gestion RH est la gestion des performances. Les besoins du personnel en formation ou en assistance pourraient être identifiés bien plus vite par l'IA que par les responsables d'une entreprise. Il faut ajouter à cela la statistique relevée par le sondage OpinionWay conduit en 2022 pour Empreinte Humaine, qui rapporte que 8 salarié·es sur 10 ne croient plus aux évolutions de carrière promises par leur employeur.

 La gestion des performances est donc une priorité absolue pour toute équipe RH.

GrowthBusiness explique également que l'IA peut être utilisée pour la gestion RH, par exemple en créant un chatbot capable de répondre aux questions sur le salaire ou les congés du personnel. 

Les équipes RH trouvent difficilement du temps à consacrer à la gestion des données non structurées, car elle est particulièrement délicate.

Que sont les données non structurées ?

Qu'entendons-nous par « données non structurées » ? Selon MondoDB (en anglais), les données non structurées sont toutes les données qui « ne sont pas organisées selon un modèle ou un schéma de données prédéfini, et ne peuvent donc pas être stockées dans une base de données relationnelle traditionnelle ou un SGBDR ». Cela inclut donc tout type de données relevant du texte ou du multimédia, y compris les formats tels que les emails, les vidéos, les pages web, les fichiers audio et les photos. MondoDB affirme que 80 à 90 % des données collectées par les entreprises ne sont pas structurées. 

Alors qu'une grande partie des données traitées par les équipes RH sont structurées, comme le nom ou la date de naissance d'un·e employé·e ou d'un·e candidat·e, d'autres données, telles que les entretiens avec les talents, les emails, les documents d'identification, les réponses aux enquêtes d'opinion du personnel ou les fichiers PDF, ne le sont pas. L'IA peut créer des solutions pour gérer les données non structurées évoquées plus haut et essayer de libérer l'emploi du temps des équipes RH. Mais avant d'aller plus loin, il convient de parler du traitement des données non structurées, qui est un peu plus complexe que celui des données structurées.

Créer des outils d'IA pour gérer les données non structurées

Pour l'expert en IA Matt Burney, il est déconseillé de saisir des données sensibles sur une entreprise ou un client dans les modèles de type ChatGPT (qui risquent d'être ceux les plus fréquemment utilisés par les équipes RH) pour des raisons de confidentialité des données. Une telle utilisation peut aussi aller à l'encontre du RGPD, bien qu'il s'agisse encore d'une zone grise sur le plan juridique (comme nous en discutons dans notre deuxième article sur l'avenir de l'IA). 

Matt explique également dans notre guide sur ChatGPT et l'automatisation que les entreprises peuvent développer leurs propres outils d'IA pour gérer leurs données non structurées afin d'éviter leur saisie dans des outils d'IA appartenant à des tiers. Ainsi, les données restent entre leurs mains, sans risque de fuite. Dans ce cas de figure, l'IA s'avère précieuse pour les recruteurs RH qui traitent de nombreuses données non structurées telles que les entretiens. Il précise que de tels outils d'IA peuvent faciliter l'organisation des entretiens et dégager les éléments positifs et négatifs de chacun d'entre eux. Les recruteurs peuvent exploiter ces informations pour déterminer et comprendre les comportements types d'un entretien réussi. 

Comment rendre les données non structurées exploitables ?

Le traitement des données non structurées consiste à extraire des formats de données tels que des emails, des vidéos, des pages web, etc., et à transformer les données disponibles en données quantifiables. Les équipes RH intéressées par ce processus auront besoin de bons outils pour extraire les données non structurées de leur type de fichier d'origine. 

Une telle procédure implique un « nettoyage » des données extraites, puis leur stockage dans un système de gestion simple et accessible aux collaborateurs. Les ensembles de données extraits de données non structurées devront généralement être nettoyés, car ils peuvent souvent inclure des erreurs telles que des fautes d'orthographe ou des balises HTML incorrectes. 

Gérer les données non structurées avec l'IA

Une fois que vous disposez de données non structurées exploitables, vous pouvez les gérer plus efficacement à l'aide d'outils d'IA. Vous pouvez créer ou utiliser un outil d'analyse de texte similaire à celui de ChatGPT, en gardant à l'esprit les points susmentionnés sur le RGPD et la gestion des données sensibles. Il est aussi possible d'organiser le texte par sujet : vous pouvez notamment utiliser l'IA pour organiser les réponses à une enquête par expressions ou mots spécifiques. C'est particulièrement utile pour les équipes RH qui traitent des résultats qualitatifs plutôt que quantitatifs et qui doivent trier les réponses obtenues. 

D'après VentureBeat (en anglais), il existe actuellement sur le marché des outils qui permettent d'analyser du texte avec l'IA, mais également d'utiliser la reconnaissance optique de caractères, la reconnaissance vocale, etc. Dans cette optique, l'IA peut faciliter l'organisation des données de sécurité sensibles sur les clients ou les collaborateurs à des fins de vérification d'identité. 

L'IA peut aider vos équipes RH à se concentrer sur les problèmes les plus importants

Avec l'aide de l'IA, les équipes RH peuvent mieux gérer les données non structurées, difficiles à quantifier autrement. Cela inclut les entretiens, les vidéos, les emails ou les réponses à des enquêtes. Comme nous l'avons constaté, l'optimisation des processus RH peut libérer les équipes des tâches manuelles afin qu'elles puissent se consacrer aux missions qui nécessitent une approche plus humaine.